Jij bent verantwoordelijk voor de uitvoering van de social media strategie en druk met een social media campagne, dan dien je vast ook te rapporteren? Goede rapportage en social analyses zijn belangrijk voor de gehele organisatie en lijken vaak een ondergeschoven kindje. De input en activiteit van social media heeft direct en indirect effect op de gehele organisatie en alle afzonderlijke afdelingen binnen het bedrijf. In eerste instantie denk je misschien aan marketing-, communicatie- en PR-afdeling, maar het heeft ook zeker impact op andere afdelingen. Hoe en aan wie rapporteer je wat? Hoe deel je je vooruitgang?

Aan wie en waarom

Een rapportage maken omdat het kan en makkelijk is bestaat niet. De behoefte aan rapportage verschilt per afdeling. Ga in gesprek met de verschillende afdelingen en probeer te achterhalen waar die behoefte ligt. HR heeft een geheel andere behoefte dan het marketing team, een community manager of PR. Of de directie. Identificeer wat het doel van je rapportage is, wat wil je er mee laten zien?

  • Eenmalig rapport: dit rapport laat zien wat het succes is geweest van een event, campagne, introductie van een nieuw product.
  • Regulier rapport: deze laat zien wat de voortgang is op social media; van je kanalen, van je merk, product of dienst, en concurrentie of de markt.
  • Live rapportage: middels een dashboard of narrowcast kan er realtime meegekeken worden naar wat er op social media gebeurt.
  • Onderzoeksrapport: een diepgaand stuk content waarin voor het onderzoek een specifieke vraag beantwoord dient te worden door middel van social analyses.

KPI’s

Wanneer je hebt besloten wat je gaat delen en waar de behoeftes liggen, is het zaak te bepalen welke KPI’s, Key Performance Indicators er nodig zijn om je vooruitgang en inzichten te delen.

  • Aanwezigheid: followers, friends, fans, mentions, bereik
  • Engagement: retweets, reposts, shares, likes, favourites, comments
  • Invloed en bereik: share of voice, sentiment, top influencers
  • Content: welke content scoort het beste
  • Conversie: website verkeer, downloads, aankopen, contact aanvragen

Zorg dat de KPI’s goed staan en dat er overeenstemming is met de afdelingen over wat de behoefte is en hoe daaraan voldaan dient te worden. De methode van de rapportage dient consistent te zijn voor de beste weergave van voortgang. Een benchmark of nulmeting maakt interpretatie makkelijk.

Tooling

Voor rapportage en analyse zijn verschillende tools op de markt. Veelal gratis, maar ook betaald. De meeste kanalen en platforms hebben daar een eigen oplossing voor. Denk bijvoorbeeld aan Facebook Insights en Twitter Analytics. Welke tooling ga je gebruiken voor je social analyses, ga je voor een oplossing of een combinatie?

Voor iedere behoefte is er tooling, maar kijk goed naar waar die behoefte liggen en wat bijvoorbeeld het budget is. Voor reguliere rapportages wordt vaak gebruik gemaakt van één oplossing en wordt de combinatie gemeden om het gemakkelijk en duidelijk te houden. Voor een specifieke rapportage kan uitgeweken worden naar een combinatie.

Tijdsbepaling

Hoe vaak wil je rapporteren? Real time, wekelijks, maandelijks… In je methode dien je een tijdspanne te bepalen Ritme, consistentie en ook benchmarking zijn hierin belangrijk. Doorgaans wordt er maandelijks gerapporteerd over voortgang. Voortgang ten opzichte van de vorige maand en dezelfde maand voorgaande jaar of jaren. Focus ligt op de 3 of 5 belangrijkste bepaalde KPI’s. En op opvallende zaken. Per kwartaal, per half jaar of jaar zit je op een niveau van rapportage die de strategie belicht. Voortgang versus het behalen van doelen. Belangrijkste successen en missers. Problemen en oplossingen. Inzichten, aanbevelingen en actiepunten.

Rapportage

Voor de rapportage is de methodiek van belang, voorgaande beschrijft hoe je tot een dergelijke methode kan komen. Bepaling van behoefte, KPI’s, tooling en tijd zijn key maar ook de eigenlijke rapportage opstellen. Hier een paar punten:

  • Maak duidelijk voor wie, wat en waarom
  • Geef in je intro aan wat de methodologie is
  • Wees duidelijk, relevant en to-the-point
  • Begin met je beste KPI’s als eerste, details en randzaken volgen later
  • Zorg voor context
  • Licht toe en leg uit waar noodzakelijk

Deel jij je vooruitgang? Dat is een gemakkelijk gestelde vraag, echter in de uitvoering blijkt het minder gemakkelijk. Er dient veel vooraf bepaalt te worden om tot een methodiek te komen die voor zowel de maker als de lezer van de rapportage werkt. Social media rapportages is een vorm van rapportage, maar denk ook aan andere rapportages zoals interne KPI’s, conversie of ROI, Return on Investment, waar de bepaling van je bronnen een belangrijke rol speelt. Vragen zijn; hoe pak jij dit aan, waar loop je tegen aan en welke vooruitgang deel jij?

WEBINAR ALERT!

Wil jij meten hoe succesvol je social media strategie is? Bekijk dan de webinar on-demand van Robert-Jan Mast. Tijdens deze webinar vertelde hij welke KPI’s belangrijk zijn, welke KPI’s relevant zijn voor jou en hoe je een betere ROI krijgt. Ook het belang van rapportages komen naar voren. Ontdek het succes van je PR- en social media campagnes met rapportages.