Aika tehdä viestintäsuunnitelma vuodelle 2020

Nyt on oikea aika tehdä viestintäsuunnitelma vuodelle 2020
Nyt on oikea aika tehdä viestintäsuunnitelma vuodelle 2020

2019 lähenee loppuaan ja nyt on hyvä aika suunnitella vuotta 2020.

Missä tilanteessa viestintänne on nyt, missä haluatte olla tulevan vuoden loppuun mennessä, mitä haluatte viestiä, missä kanavissa ja mille kohderyhmälle?

Viestintäsuunnitelmassa on monia kulmia, joita pitää ottaa huomioon. Halusimme tehdä viestintäsuunnitelman tekemisestä vähän helpompaa ja näin ollen kokosimme yhteen 10 vinkkiä tulevan vuoden viestintäsuunnitelman tekoon:

Mitä ottaa huomioon tehdessä viestintäsuunnitelmaa vuodelle 2020.

1. Tilanneanalyysi

Aloita tulevan vuoden viestintäsuunnitelma kartoittamalla lähtötilanne. Analysoimalla onnistumistanne viestinnässä nykyhetkellä saat hyvän ymmärryksen haasteista, joita on joko omassa organisaatiossa tai toimintaympäristössä ja jotka on otettava huomioon viestintäsuunnitelmaa laadittaessa. Tilannetta voi kartoittaa esimerkiksi laadullisella media-analyysillä tai sosiaalisen median analyysillä, jonka kautta ymmärrät organisaatiosi näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa entistä paremmin ja saat vertailukohdan tuleville vuosille.

2. Tavoitteet

Mitä haluatte saavuttaa? Tavoitteet on tuotava selkeästi esille viestintäsuunnitelmassa, ja koko viestinnänstrategia on rakennettava näiden ympärille. Varmista, että viestinnän tavoitteet kulkevat käsi kädessä ja tukevat muun organisaation tavoitteita.

3. Strategia

Miten toimitte eri tilanteissa? Johdonmukainen viestintästrategia ottaa huomioon sekä sisäiset että ulkoiset yritykseen vaikuttavat tekijät. Tee SWOT-analyysi saadaksesi yleiskuvan tilanteen vahvuuksista ja heikkouksista ja luo strategia, joka ottaa huomioon myös mahdolliset riskit. Oletteko esimerkiksi ajatelleet, että miten viestiä mahdollisessa kriisitilanteessa?

Meltwaterin kriisiviestinnän oppaasta löydät mallipohjat mm. kriisiviestintäsuunnitelmaan, kriisiviestinnän tarkistuslistaan ja kriisikatsaukseen.

4. Vastuut

Kuinka iso tiimi työskentelee viestintäsuunnitelman toteuttamiseksi? Jotta prosessi etenee mahdollisimman saumattomasti, on kaikkien tiimin jäsenten oltava selvillä omista vastuualueistaan.

5. Kohderyhmät

Selvitä kohderyhmänne pohtimalla kenelle haluatte suunnata viestinne ja kohdista viesti sinne, mistä kohderyhmänne parhaiten tavoittaa. Mikäli he ovat aktiivisia sosiaalisessa mediassa, on se huomioitava viestintäsuunnitelmassa.

6. Viesti

Mieti, mikä on pääviestinne viestinnässä ja haluatteko lähestyä kohderyhmäänne tunteisiin vetoavalla vai rationaalisella tavalla. Millä työkaluilla viestitte kuluttajan suuntaan ja millä työkaluilla viestitte medialle? Hyviä vinkkejä tulokselliseen mediaviestintään löydät Tuloksellisen mediaviestinnän ABC -webinaarista, jossa äänessä ovat Kaiku Helsingin Elina Kirvesniemi ja Salla Syrman.

7. Budjetti

Kun viestintäsuunnitelmaan lisätään uusia aktiviteetteja, lähtevät kustannukset helposti nousemaan. Suunnitelman täytyy kuitenkin olla linjassa budjetin kanssa. Tarkka budjetti helpottaa suunnitelman toteutusta ja resurssien allokointia.

8. Kanavat

Käytettävät mediakanavat riippuvat tietenkin kohdeyleisöstänne. Missä kanavissa tavoitat parhaiten kohdeyleisönne? Mikäli kohdeyleisön tavoittavia kanavia on useampia, olisiko aika miettiä myös työkalua eri sosiaalisen median kanavien hallintaan?

9. Aikataulutetut aktiviteetit

Luo selkeät aikataulut kaikille tulevan vuoden projekteille. Päätä, kuinka ne toteutetaan ja mitkä ovat deadlinet. Näin saat luotua selkeän struktuurin koko vuodelle ja pystyt tarpeen tullen toteuttamaan myös ad hoc -projekteja.

10. Mittarit

Kun viestintäsuunnitelma on lyöty lukkoon, on tärkeää asettaa mittarit, joiden avulla pystytte seuraamaan tavoitteidenne saavuttamista. Kun pystyt seuraamaan, miten suunnitelma toteutuu käytännössä, pystyt myös tekemään tarpeellisia muutoksia viestintäsuunnitelmaasi tarpeen vaatiessa. Esimerkiksi Meltwaterin seurantapalveluiden ja media-analyysien avulla pysyt ajan tasalla uutisoinnin ja keskustelujen määrästä ja aiheista. Mediaseurantapalvelulla pystyt myös reagoimaan kaikkiin yllättäviin tilanteisiin reaaliajassa, eikä enää yksikään teihin liittyvä kommentti jää huomaamatta.