Olipa siinä hyvä tiedote! Tämä on kullanarvoinen, mutta harvinainen lause toimittajan suusta kuultuna.

Aika ajoin yrityksissä tapahtuu niin mielenkiintoisia asioita, että niistä mielellään kertoisi muillekin. Harvoin kuitenkaan yritysten kotisivujen Ajankohtaista-osiota seuraa kukaan niin tiiviisti, että sitä kautta sana lähtisi leviämään. Toki tällaisiakin tahoja löytyy, jotka joko ovat saaneet uskollisen fanijoukon, tai jotka toimivat muuten yhteiskunnallisesti merkittävällä toimialalla. Tavallisten yrityspulliaisten pitää kuitenkin tehdä itse ponnisteluja, jotta viestinsä saa perille haluamalleen kohdeyleisölle. Usein uutinen voi itse yrityksen mielestä tuntua hyvinkin kiinnostavalta ja aihe relevantilta, mutta silti kukaan ei kirjoita siitä.

Missä ollaan menty vikaan?

Tiedotteita lähetetään kun halutaan jakaa tärkeitä uutisia medialle, sijoittajille, asiakkaille tai muille sidosryhmille. Perinteisiä aiheita ovat esimerkiksi uuden liiketoiminnon tai toimipisteen avaaminen, tuotteiden tai palveluiden lanseeraus, tai kun johdossa tapahtuu muutoksia, tehdään hyvä tulos, voitetaan palkintoja, ja niin edelleen. Oman yrityksen brändimielikuvaa voidaan yrittää muuttaa positiivisemmaksi luomalla hyvää näkyvyyttä uutisoinnin ja somepöhinän kautta. Tiedotteita ei pitäisi kuitenkaan kirjoittaa vain tiedottamisen vuoksi (poislukien lakisääteinen pörssitiedottaminen), sillä vaikka aihe voi olla yrityksen näkökulmasta hyvinkin kiinnostava, se välttämättä ei ole sitä muille.

Tiedotteen voi julkaista myös perinteisistä poikkeaviin teemoihin liittyen, kunhan aihe vain on uutisarvoinen ja tärkeä.

Miksi tiedotan?

Tiedottamalla voidaan pyrkiä jonkun alan mielipidevaikuttajaksi. Kun halutaan saavuttaa asiantuntijarooli tiettyihin teemoihin liittyen, voidaan tiedottaa asioista, jotka liittyvät välillisesti yrityksen omaan toimintaan. Jos yritys viestii jatkuvasti ja johdonmukaisesti oman alansa kiinnostavista, nousussa olevista ja tärkeistä aiheista, yritys mielletään siihen liittyväksi. Ja tämä kaikissa kanavissa: yrityksen nettisivuilla, tiedotteissa, some-kanavissa; myös sisäisesti omalle henkilöstölle, jotta asia tulee niin sanotusti selkäytimestä.

Tiedottamisen tarkoitus voi olla myös väärien faktojen korjaaminen hyvissä ajoin – esimerkiksi sosiaalista mediaa seuraamalla voidaan napata mahdollisia kriisinpoikasia ja vastata niihin jo ennen kuin asiaa aletaan puida isommalla mittakaavalla. Voidaan myös reagoida nouseviin trendeihin – mikä olisikaan hienompaa, kuin pystyä tarjoamaan toimittajille, freelancereille tai bloggareille jotain kirjoitettavaa aiheista, joista he eivät vielä tiedä olevansa kiinnostuneita, mutta jotka ovat pian nousussa ja kaikkien huulilla.

Olemalla early bird tiedotteidensa aiheiden kanssa saattaa siis pystyä vakiinnuttamaan edelläkävijän ja asiantuntijan statuksen jo ennen kuin kuumat aiheet kiinnostavat muitakin. Ja kun ne kiinnostavat, ollaankin mahdollisesti ensimmäisten joukossa, jotka saavat aiheeseen liittyen haastattelupyyntöjä.

Kuinka löydät kohderyhmäsi?

Toimittajat ja tiedottavat tahot elävät kaksisuuntaisessa symbioosissa – tiedotteet halutaan saada julki mahdollisimman laajalle yleisölle, ja toimittajat tarvitsevat kiinnostavia aiheita joista kirjoittaa. Jotta tiedotteensa saa läpi oikealle kohderyhmälle, on tärkeintä löytää se yleisö, joka on aiheesta kiinnostunut juuri nyt. Perinteiset kategoriat toimittajien luokittelussa antavat suuntaviivoja siihen, kuka on yleisesti kiinnostunut tietyistä teemoista. Mutta vielä paremmin oikean kohderyhmän löytää hakemalla mediasta tietystä aiheesta kirjoittaneita toimittajia ja lähettämällä tiedotteensa juuri heille. Jos toimittaja on vastikään kirjoittanut katsauksen cleantech-alasta Afrikassa, häntä luultavasti kiinnostaa jätevesien puhdistamiseen keskittyvän startup-yrityksen yhteistyökuviot maailmalla.

kohdenna kirjoittamasi tiedote oikein

Kun tiedote on kohdennettu oikein, todennäköisyys siihen, että toimittaja tarttuu aiheeseen, kasvaa huomattavasti!

Mistä sitten tiedetään, ollaanko tiedottamisessa onnistuttu?

Yksinkertaistaen siitä, jos halutut mediat ovat tarttuneet aiheeseen, ja halutussa kohderyhmässä on nähtävissä toivottuja muutoksia. Aiemmassa blogissani pohdittiin viestinnän tavoitteiden määrittämisen haasteita – miten määritellään mikä on se lopputulos, joka omalla viestillä halutaan omassa kohderyhmässä saavuttaa, ja miten todennetaan sen onnistuminen.

Tavoitteiden purkaminen pienempiin osiin auttaa, koska pienempien kokonaisuuksien muutosta ja vaikutusta on helpompi seurata konkreettisella tasolla. Esimerkiksi tiedotteen leviämistä voidaan seurata Meltwater Impactin avulla, joka näyttää tiedotteen saamat mediamaininnat, niiden tavoittavuuden, ja somejakojen määrän ensimmäisten päivien aikana. Pidemmän aikavälin seurantaa varten kannattaa tehdä media- ja somehaut myös tärkeimmillä avainsanoilla, jotta löydetään merkitykselliset tulokset: tiedotteeseen pohjautuvat toimitukselliset sisällöt ja sen aikaansaamat keskustelut somessa.
Tiedotin. Näyin. Voitin.

Oona Pirinen
Senior Key Account Manager
Twitter: @OonaPirinen
oona.pirinen@meltwater.com



Tämä blogikirjoitus on julkaistu ensimmäisen kerran 13. toukokuuta 2017. Aika-ajoin uudelleenjulkaisemme relevantteja postauksia, joista lukijamme ovat saattaneet jäädä paitsi ensimmäisellä kerralla.