Hazte escuchar: Aquí está la guía de relaciones públicas y mercadeo para atraer eventos productivos

Hazte escuchar: Aquí está la guía de relaciones públicas y mercadeo para atraer eventos productivos

Mai Le
Septiembre 7, 2016

Ok, ¡La temporada de conferencias profesionales está llegando! Una vez usted haya decidido ir a una conferencia y tiene el boleto comprado, ¿Qué hace usted para estar listo para el evento?
Meltwater está llendo a algunas conferencias en los siguientes meses, incluyendo CMWorld y PRSA. (Si usted está llendo a alguna de estas, ¡conéctate con nosotros en Twitter!)

Un equipo de relaciones públicas y mercadeo tiene objetivos únicos en cada conferencia, pero, mientras me preparo para mi primer CMWorld, yo me percato de que hay más estrategia de lo que yo anticipe. Estos días, ir a una conferencia no es una experiencia pasiva. Además de obtener mucho aprendizaje, mis metas para estos eventos incluyen producir contenido y tener un proceso estratégico que será esencial para ser exitoso en el evento.

Sesiones de investigación y talleres de aprendizaje

Si usted no va a comprar el boleto VIP es bueno mirar a otras opciones. Estas opciones pueden ser “prensa general,” o “acceso a la sección de su industria,” o “acceso al pasillo de exhibición”. Obtener el acceso correcto es el comienzo de su experiencia en el evento. Asegúrese de obtener las credenciales correctas.

Si usted se registró como VIP y antes de que usted llegue al evento, asegúrese de registrarse en los talleres y sesiones claves. Usted se preguntará: “¿Cómo yo decido cuales son las sesiones cruciales?” La mejor manera de decidir es revisando los comentarios del sitio web del evento. Si usted quiere investigar más a fondo, busque videos del presentador del evento o coloque el nombre del presentador en la plataforma de Meltwater para ver artículos o comentarios en redes sociales sobre él.

Deja lista todas tus cuentas en redes sociales para el evento

Si no usas tus cuentas sociales en el trabajo, límpielas o comienza con nuevas cuentas: especialmente para eventos profesionales y para dar a futuros colegas. ¿No sabes cómo comenzar? Comienza con LinkedIn como red profesional y Twitter/Instagram para monitorear el evento y conectarte con participantes a este en tiempo real.

Dependiendo de la conferencia, antes del evento, puede que sea posible ver la lista de los participantes junto con su información de cuenta en redes sociales. También, si los organizadores entregan información de cuentas en Twitter y en Instagram específicas del evento, ¡esto te ayuda un montón! Empieza a seguir estas cuentas y organizarlas en varias listas de Twitter. Para ayudar en el proceso de organización, separar a los presentadores y participantes puede ayudar para cuando usted está en la conferencia. Ya que Instagram no tiene esa capacidad, empiece a seguir las cuentas de estos.

Si nada de esta información se encuentra en el website de la conferencia, descubre a los participantes al buscar quien está usando el “hashtag” del evento. En el caso de la conferencia “Content Marketing World*”, por ejemplo, nosotros buscamos con el “hashtag” #cmworld y le agregamos palabras como Cleveland y 2016, ya que este es el año de interés para los próximos participantes. Usando la búsqueda booleana en la plataforma de inteligencia de medios tiene la ventaja de mantener el contenido actualizado. Así usted puede descubrir tendencias ligadas al evento.

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Después de que tu alcanzas cierto punto, es decir, 100 participantes en tu lista de Twitter, un buen tuit para enviar antes del evento sería “¿Quién más va a ir a #CMWorld? ¡Estoy poniendo una lista de participantes al evento y no olvidarme de nadie!”

Esto te ayuda a tres cosas:
1) Le avisa a otros participantes que tú vas a ir al evento
2) Te da la oportunidad de crear relaciones con los participantes antes de ir
3) Crea la posibilidad de que tu lista de Twitter termine siendo la más completa (dándote la ventaja para usarla en el evento)

Produciendo cobertura en la conferencia

A este punto, tú puedes tener una idea de lo que quieres cubrir en la conferencia. Durante el curso de un evento, especialmente uno que dura una semana, es muy difícil poner atención a otra cosa que no es relacionada al evento. Usted va a estar ocupado ejerciendo relaciones públicas, atendiendo a sesiones, tomando notas, mirando demostraciones, llendo a cenas, etc. Así que, tener una idea de cómo la cobertura se va a ver y prepararse para eso, antes del evento, es la mejor manera de crear y producir contenido una vez usted ya se encuentre en el evento. Una vez publica su contenido después del evento, tu contenido va a tener mayor impacto y te posicionarás como una parte esencial de la comunidad de interés.

Aquí hay algunas ideas para el contenido:
– Crea un foto-proyecto señalando a los presentadores y participantes que hacen parte de su contenido demográfico
– Envía tuits en-vivo
– Coloca información general del evento en Twitter/Instagram usando hashtags (esto ayuda a forjar buenas relaciones)
– Crea un blog con gráficas que muestren las lecciones y frases más valiosas

Para las horas después del evento

Una gran parte de las conferencias son las oportunidades de forjar buenas relaciones. Como lo menciona un-conference YxYY , “En una conferencia típica, sabemos que las mejores conversaciones ocurren en el pasillo. Estas conversaciones ocurren en ‘happy hours’ o caminando desde punto A a punto B.”

Si eres nuevo en una conferencia o en la industria en general, ¿Cómo puede usted garantizar una oportunidad de tener estas conversaciones? De nuevo, las redes sociales son sus amigos. Si usted investiga los hashtags sobre el evento e incluye palabras como ‘happy hour’, usted puede encontrar información sobre lo que pasa afuera del evento. Usted mismo puede crear su propio evento afuera de esta para poder compartir con gente nueva que es de la misma industria.

Hemos cubierto sesiones, talleres, preparación de sus cuentas de redes sociales, comunicados claves, contenido del evento y hasta los eventos después de este.

Usando esta guía, planeando la cobertura y viendo los comentarios en redes sociales antes, durante y después de la conferencia te permite crear una experiencia muy productiva sobre la conferencia. Si tienes toda la información de Twitter sobre gente clave, ¡Qué esperas!, ¡Sal y empieza a crear grandes conexiones con tus contactos!