Wordt het tijd om een PR-bureau in de arm te nemen?

Hoewel het proces simpel lijkt, is het in werkelijkheid lastig om goed te doen. En met “goed” bedoelen we het inhuren van het juiste bureau, om de juiste redenen, met doelstellingen die een positieve impact hebben.

Denk aan PR als een belangrijk klantcontactpunt aan de top van de funnel. Zoals marketeers weten, moeten we onze potentiële klanten een aantal keren aanraken voordat ze een aankoop doen. Er zijn veel manieren om dat te doen, waarvan PR één van de krachtigste is. Als het op de juiste manier gedaan wordt, bereikt PR hen op een subtiele manier via de media die ze consumeren en de wereld waarin ze zich bewegen.

De beste PR is amper herkenbaar als PR, en de waarheid is dat PR overal om ons heen is. Aangezien er nu meer PR-professionals dan journalisten zijn, is de media-impact en -invloed van PR, en dus van de bedrijven die ze vertegenwoordigt, onmogelijk te negeren. Bovendien is het belangrijk om te erkennen hoeveel noise PR-pro’s creëren voor journalisten. Stel je maar eens voor hoeveel pitches elke journalist iedere dag moet aanhoren/lezen doordat er zoveel meer PR-mensen zijn. Elke PR-pitch moet dus opvallen, relaties maken een enorm verschil en het succesvol plaatsen van een verhaal is veel tijdrovender en moeilijker dan men denkt. PR is niet meer zo makkelijk als gewoon een persbericht schrijven.

Dit alles geeft aan dat PR niet makkelijk is. Het gebeurt niet snel. En het is erg lastig voor één persoon om te doen. Vandaar dat velen onder ons teams aannemen om PR in-house te managen, of een bureau inhuren. In de tips hieronder zal je lezen dat beiden hun voordelen en nadelen hebben. Als je een PR-bureau wilt inhuren, zullen de volgende tips je door het proces heen helpen!

1. Bepaal de PR-/bedrijfsdoelstellingen voordat je iets anders doet!

Net als bij alle PR- en marketingprogramma’s, adviseren we altijd om je doelstellingen te definiëren voordat je echt beslissingen gaat nemen over het in de arm nemen van een agency. Strategie is de eerste stap naar succes en leidt tot tactische uitvoering. Een goede strategie begint met goede doelstellingen. Wanneer je op zoek bent naar een PR-bureau om in te huren, bepaal dan eerst wat je wilt bereiken. Om een paar goede voorbeelden te geven: brand awareness, thought leadership, aandacht voor een bepaald product of programma, etc.

2. Zorg dat je alle opties overwogen hebt.

Hoe pakt een bedrijf PR effectief aan? Een PR-bureau inhuren? In-house inhuren? Het antwoord verschilt voor elk bedrijf, maar over het algemeen is het een combinatie van de twee. En met een goede reden: een PR-bureau dat niet gemanaged wordt door iemand die PR begrijpt, zal nooit het volledige potentieel van het bedrijf realiseren. Een PR-bureau moet merk- en productkennis hebben, en bovenal toegang tot de juiste interne mensen voor zowel strategie als uitvoering. Voor een intern PR-persoon is dit een stuk makkelijker. Deze combinatie van in-house en PR-bureau is niet altijd mogelijk, dus zal je moeten beslissen wat je budget toestaat. Als je niet van plan bent een interne PR-persoon aan te nemen, is de CMO waarschijnlijk de aangewezen persoon om je PR-agency te managen.

3. Beslis over je selectieproces.

Je kunt altijd gewoon een bedrijf inhuren dat je al kent, of waar je goede dingen over hebt gehoord. Als je echter nog nooit een PR-bureau hebt ingehuurd, adviseren we je zeker om een selectieproces in te stellen. En, belangrijker nog, raden we je aan om een PR-professional in de hand te nemen die al ervaring heeft met dit proces. De eerste stappen zijn meestal het definiëren van wat je wilt bereiken, je doelstellingen, wat je het bureau precies wilt laten doen, en vervolgens een lijst met zo’n 10 potentiële bureaus opstellen. Deze lijst opstellen kan tricky zijn, omdat je een zorgvuldige afweging wilt maken tussen de capaciteiten van elk PR-bureau en jouw verwachte doelstellingen. Misschien moet je dan voor de volgende stap 3 bureaus uitnodigen om te pitchen en vervolgens je keuze te maken. Dit klinkt misschien niet zo moeilijk, maar het kost tijd en zonder de ervaring of een netwerk van bureaus kan het je overweldigen.

4. Bepaal je PR-bureau budget

Klinkt als een simpele tip, toch? Dat is het deels ook wel, maar het is belangrijk om een definitieve beslissing te maken over je top-line budget. PR-bureaus zijn duur en je zult dus duidelijk moeten zijn over je totale budget, inclusief base retainer, overschotten, uitgaven en bijkomstigheden. Zorg ervoor dat je een duidelijk plan hebt dat zwart-op-wit toestemming vereist voor elke maanduitgave die het budget te boven gaat.

5. Beslis hoe groot het moet zijn.

PR-bureaus zijn er in alle soorten en maten, en het bureau dat bij jou past hoeft niet degene te zijn die je zou denken. Er zijn veel redenen om met grote PR-bureaus in zee te gaan (wereldwijd bereik, gigantische relatienetwerken, enorme ervaring) en net zoveel redenen om een lokaal PR-bureau te kiezen (kleinere en hechtere teams, lokale expertise, nichesectoren). Belangrijk is om hierbij te bedenken wat jouw budgeteuro’s betekenen voor het bureau dat je inhuurt. Een budget van €11.000 per maand kan één van de grootste accounts vormen bij een klein bureau, maar zal relatief weinig zijn voor een groot PR-bureau. Onthoud dat de grotere klanten gewoonlijk The A-Team krijgen. Als je budget bescheiden is, kun je misschien beter een kleiner bureau overwegen.

6. Stel specifieke verzoeken aan hun pitchpresentatie.

Als je een bureau inhuurt, vooral wanneer je een heel selectieproces implementeert, zal er een formele presentatie zijn waar de potentiële bureaus pitchen om jou voor zich te winnen. Vóór zo’n meeting raden we je aan om drie specifieke verzoeken te doen:

  1. Vraag om alleen mensen naar de meeting te sturen die ook echt aan jou toegewezen zullen worden. Zo kom je niet in de situatie waar je een pitch krijgt van het A-team, maar toegewezen wordt aan het D-team. Dit soort tactieken kunnen pijnlijk uitpakken en moet je dus altijd voorkomen.
  2. Vraag om iedereen die in jouw team zou komen, ook aan de presentatie te laten meedoen, niet alleen de leider. Uiteindelijk zal je met iedereen werken en wil je dus ook weten hoe iedereen denkt.
  3. Vraag bureaus om hun “over ons” en schouderklopjesslides tot een minimum te beperken. Als je niet in ze geïnteresseerd zou zijn, zouden ze niet in de kamer staan, dat stukje huiswerk heb je al lang gedaan!

7. Let op de chemistry.

Zorg dat je goed overweg kunt met het team dat je inhuurt. Natuurlijk is het belangrijk dat ze bekwaam zijn en goed werk doen, maar het is net zo belangrijk dat je hen mag en graag met hen werkt. Eigenlijk is er geen verschil met het aannemen van mensen voor je eigen interne team, je wilt enthousiast zijn om elke dag met ze te werken!

8. Zoek een verlenging van je team, niet zomaar een bureau.

Tip #7 leidt automatisch naar tip #8. Wij geloven echt dat je jouw PR-bureau moet zien als een deel van je team, niet als een derde partij. Hoewel je PR-bureau natuurlijk met meer accounts werkt dan alleen die van jou, zou het altijd moeten voelen alsof jij hun enige klant bent. Om dit te voorkomen kun je potentiële PR-bureaus bij de eerste ontmoeting te vertellen dat je anders met bureaus werkt dan de meeste klanten; je bent op zoek naar een verlenging van je team, en niet naar een gewone klant/agency-relatie.

9. Zorg dat ze minstens één idee hebben waar je enthousiast van wordt!

Als PR-bureaus hun huiswerk hebben gedaan en goed voorbereid zijn, zullen ze in de pitch-meetings een aantal PR-campagne ideeën presenteren op basis van jouw vereisten. Deze ideeën moet je meestal met een korreltje zout nemen, want de bureaus zijn nog niet on-boarded en hebben maar een beperkte kennis van je bedrijf. Maar buiten dat zou op zijn minst één idee out-of-the-box moeten zijn en cool genoeg om je enthousiast te maken!

10. Begrijp je contract.

Zodra je beslist hebt welk PR-bureau je wilt inhuren, ga je een contract opstellen. Zorg ervoor dat je dit zorgvuldig nakijkt, zo mogelijk met een jurist, en alle sleuteltermen begrijpt (kosten/budget, duur, team, uren die je ontvangt op basis van het budget, hoe resultaten gerapporteerd worden, etc.) Als iets raar klinkt, arceer het en onderhandel. In de meeste gevallen gaan bureaus erin mee, ervan uitgaande dat je verzoek redelijk is.

Deze 10 tips gaan het proces misschien niet makkelijk maken. Maar we beloven wel dat deze tips het proces van het inhuren van een PR-bureau minder pijnlijk maken en jou helpen om een geïnformeerde en goede keuze te maken.

Doe jij wel je persberichten in-house? Vraag een demo aan en ontdek gratis onze journalisten database en PR-oplossingen!