Raportointi on ollut liike-elämän tosiasia luultavasti siitä lähtien, kun varhaiset foinikialaiset kauppiaat kirjoittivat myyntilukunsa ja asiakaspalautteensa pergamentille kulkiessaan Lähi-idän ja Välimeren halki asiakkaita etsien yli tuhat vuotta eKr. Tuolloin myynnin hyväksymä liidi (SQL) oli henkilökohtainen esittely savuisessa teehuoneen takahuoneessa jossain Lähi-idässä, kun taas tietolähteinä toimivat puheliaat beduiinit, jotka olivat saapuneet kaukaa Pohjois-Afrikan maista kamelijunalla. Tiedon visualisointi tarkoitti todennäköisesti rulliin kaiverrettuja numerosarakkeita.
Ensimmäinen älykäs raportointityökalu oli luultavasti vaatimaton Microsoft Excel -laskentataulukko, joka julkaistiin yli 30 vuotta sitten. Se on edelleen oiva väline monille pienyrityksille, jotka tarvitsevat yksinkertaista tietojen syöttämistä ja analysointia. Vaikka Excel toimi pääasiallisena raportoinnin välineenä vuosia, tämä lähestymistapa vaatii ihmistyövoimaa, joka voi olla hidasta ja altistaa virheille. Tiedon jakaminen oli myös rajoitettua tietyille päätöksentekijöille, ja sisältö oli kaukana reaaliaikaisesta.
Nykyään yritysammattilaisten käyttämissä työkaluissa on sisään rakennettuja raportointitoimintoja, mutta ne sopivat tyypillisesti paremmin tapauskohtaiseen raportointiin, eivätkä nopeaan, koko yrityksen laajuiseen datan keräämiseen ja havainnointiin.
Kun datavaatimukset muuttuvat yhä monimutkaisemmiksi ja "big data" tuottaa teratavun laajuisesti tietoa ja mittareita joka sekunti, kehittyneempien raportointityökalujen tarve on tullut ilmeiseksi. Nopeiden ja reaaliaikaisten päätösten tekeminen ajantasaisen näkemyksen perusteella tarjoaa selkeän kilpailuedun, josta kerromme myöhemmin tässä artikkelissa. Tämä tarve on saanut yritykset etsimään monimutkaisempia ratkaisuja, joiden avulla voidaan analysoida ja hyödyntää niitä ympäröivää "big dataa".
Liiketoimintaymmärrykseen (business intelligence) liittyvät kysymykset, joihin voidaan vastata nopeasti ja erittäin tarkasti raportointityökalujen avulla, voivat olla ratkaiseva tekijä onnistumisen ja epäonnistumisen välillä. Ei olekaan yllättävää, että kahden kolmasosan johtajista odotettiin lisäävän IT-budjetteja vuonna 2021.
Raportointityökaluilla on useita nimiä, jotka olemme eritelleet alla. Oli työkalujen nimi mikä tahansa, ne kaikki liittyvät samaan asiaan: suurten tietomäärien nopeaan keräämiseen tarkoituksen ja ymmärryksen löytämiseksi.
- Ohjelmistoraportointityökalut
- Raportointiohjelmisto
- Raportointijärjestelmät
- Business Intelligence -ohjelmisto
- Datan raportointi
- Tiedon visualisointiohjelmisto
- Business Intelligence ja raportointityökalut (lyhennettynä BIRT)
- Enterprise-raportointiohjelmistotyökalut
Sisällysluettelo
Minkälaisia mahdollisuuksia raportointityökalut tarjoavat?
Mitä erilaisia raportointiohjelmistotyökaluja on?
Esimerkkejä erilaisista raportointivaihtoehdoista ja käyttötapauksista
Miten saat parhaan hyödyn dashboard-raporteista?
Viimeinen sana raportoinnista
Minkälaisia mahdollisuuksia raportointityökalut tarjoavat?
Ennen kuin siirrymme itse raportointityökaluihin, selvitetään ensin, mitä tarkoitamme raportoinnilla, koska raportointitapoja on niin monia erilaisia. Tässä artikkelissa keskitymme vain yritysten raportointiin, ja Gregory Hillin määritelmä tiivistää tämän rapontointitavan hyvin:
Yritysraportointi (tai johdon raportointi) on säännöllistä tiedon välittämistä organisaation päättäjille, joka toimii heidän työskentelynsä tukena.
Esimerkiksi Digital Project Manager tarjoaa seuraavan määritelmän: "Raportointityökalu tai raportointiohjelmistotyökalu on järjestelmä, joka kerää dataa eri lähteistä ja koostaa sen taulukoiksi, kaavioiksi, visuaalisiksi esityksiksi tai muulla tapaa, jotta dataa on helpompi jäsentää."
InetSoft Technology Corp määrittelee raportointiohjelmiston seuraavasti: ”Sovellukset, jotka tarjoavat yrityksille erilaisia raportteja liiketoiminnastaan. [Nämä] voivat vaihdella myyntiraporteista tuotantoraportteihin, ad hoc -raportteihin [tai] raportteihin, joissa käyttäjät mukauttavat kyselyitä esimerkiksi tiettyä ongelmaa varten. Ensisijaisesti raportointityökalut keskittävät olennaisen datan keräämiseen yrityksen jokaisesta näkökulmasta, joka esitellään myöhemmässä vaiheessa mielekkäällä tavalla työntekijöille ja päättäjille.
Mihin kysymyksiin raportointityökalujen pitäisi vastata?
Hyvien raportointiohjelmistotyökalujen pitäisi pystyä kertomaan kaikki mahdollinen vaadittava tieto. Tästä huolimatta mantra "mittaa vain olennainen" on suosikkilauseemme. Kaikkea, mitä voidaan mitata, ei pidä mitata; jokainen viisas johtaja selittää, kuinka tärkeää on käyttää raportointityökaluja strategisten tavoitteiden ja pitkän aikavälin organisaatiotavoitteen mittaamiseen. Tässä on muutamia mittareita, joita suosittelemme pitämään silmällä.
Esimerkkejä analysoitavista KPI-raportointimittareista
Seuraavassa on esimerkkejä tärkeimmistä mittareista, jotka auttavat korkean tason datan keruussa ja arvioinnissa:
- Henkilökunnan KPI:t
- Taloudelliset KPI:t
- Myynnin KPI:t
- Markkinoinnin KPI:t
- Sosiaalisen median KPI:t
- Kilpailijan KPI:n vertailuarvot
Koska arviointiin on nykyään saatavilla valtava määrä dataa, ammattilaiset voivat helposti tuntea itsensä ylikuormittuneiksi. Tämän estämiseksi tiedon visualisointi on avainasemassa. Pelkkä datan raportoiminen ilman data-analyysiä ja visualisointia numeroiden merkityksen löytämiseksi on turhaa.
Analyysin jatkamiseksi ja lisähavaintojen tekemiseksi monet yritykset palkkaavat (tai ulkoistavat) data-analyytikot tai käyttävät automatisoituja prosesseja, kuten ohjelmistoihin sisällytettyjä visualisoinnin raportointityökaluja. Jälkimmäinen voidaan integroida standardoituihin malleihin, joilla on ennalta määrätty rakenne helppokäyttöisiä raportteja varten. Jos datan tarve on räätälöidympi, on olemassa paljon myyjiä, jotka tarjoavat mukautettuja ohjelmistoja.
Mitä erilaisia raportointiohjelmistotyökaluja on?
Nyt kun ymmärrämme, mitä BI-työkalut voivat tehdä arviointivaatimusten optimoimiseksi ja keskeisten suorituskykyindikaattoreiden seuraamiseksi, on tärkeää ymmärtää, että saatavilla on monen tyyppisiä raportointiohjelmistotyökaluja.
Raportointityökaluja on monenlaisia, kuten dashboard-ohjelmistoja, datan visualisointiohjelmistoja, score card -työkaluja ja ad hoc -raportteja tuottavia työkaluja.
Dashboard-ohjelmiston avulla voidaan priorisoida tärkeimpiä raportteja; Tiedon visualisointiohjelmiston tarkoituksena on muuttaa data visuaaliseksi, jotta käyttäjät voivat helposti tulkita sitä. Scorecarding-työkaluissa on kyse suorituskykytiedoista, jotta esimerkiksi tunnistettaisiin menestyksekkäät työntekijät, kun taas ad hoc -raportteja tuottavat työkalut luovat erilaisia raportteja yrityksille, joilla on jatkuvasti muuttuvia tarpeita.
Myös raportit voivat vaihdella interaktiivisuudessaan. Loppukäyttäjät eivät voi muuttaa staattisia asiakirjoja, kun taas interaktiivisten mittausvaihtoehtojen avulla voimme navigoida eri hierarkioissa ja visualisointielementeissä. Interaktiivisten raporttien avulla voimme syventää eritasoista ymmärrystä datasta yhdellä napin painalluksella sekä navigoida, lajitella, suodattaa ja tarkastella datalähteitä erityistarpeiden mukaan.
Myös toimitusmekanismit voivat vaihdella. Yleisiä vienti- ja toimitusvaihtoehtoja ovat raporttien toimittaminen sähköpostitse, .pdf-muodossa, eri excel-muodoissa, .csv-muodossa tai FTP:n kautta. Useimmat Enterprise-tason työkalut auttavat löytämään muodon, joka sopii parhaiten yrityksen liiketoimintatarpeisiin.
Mikä tekee raportointityökalusta luokkansa parhaan?
Pohjimmiltaan on kyse suurten datamäärien muuttamisesta mahdollisimman käyttökelpoiseksi tiedoksi. "Helppokäyttöinen", "helppo ymmärtää", "intuitiivinen käyttää" ja "helppo visualisoida" ovat kaikki ilmauksia, jotka tulevat mieleen tässä asiayhteydessä.
Koska data-analyytikot ovat kalliita ja heistä on pulaa, business intelligence -tietoa sisällyttävä self-service raportointityökalu on valtava plussa johdolle. Self-service-BI:n tavoitteena on tehdä yrityksen käyttäjistä vähemmän riippuvaisia IT-organisaatioistaan, mikäli kysymyksiä herää. Monissa tapauksissa IT tarjoaa analyysityökalut ja sovellukset yritykselle, mutta kun työntekijä tarvitsee niistä tietoja, hänen täytyy hankkia ne itse.
Ben Aston, vancouverilaisen digitaalisen median indie-julkaisuyhtiön Black and White Zebran perustaja, listaa seuraavat kohdat työkalun tärkeimpiin vaatimuksiinsa:
- Ovatko raportit esteettisesti miellyttäviä ja helppoja tulkita?
- Onko työkalu käyttökelpoinen ja helppo oppia?
- Voidaanko tiedot visualisoida useilla eri tavoilla?
- Voiko dataa mitata eri tavoilla?
- Voimmeko viedä, tulostaa ja jakaa sisältöä suhteellisen helposti?
- Kuinka helppoa on räätälöinti ja visualisointi?
- Ovatko dashboardit interaktiivisia?
- Onko kyseessä all-in-one-työkalu, joka voi hakea dataa erityyppisistä datalähteistä, verkkoraporteista verkkosivuille, laskentataulukoihin, sovelluksiin tai kirjanpito-ohjelmistoihin?
- Onko dataa helppo etsiä käyttämällä sekä teknistä että ei-teknistä kieltä ja eritelmiä?
- Onko olemassa erilaisia tapoja hakea dataa tietokannasta riippuen käyttäjän kyvyistä tai mieltymyksistä?
Usein kysytään myös seuraavia raportointiin liittyviä kysymyksiä:
Mikä on report writer -ohjelmisto?
Ohjelma, jota kutsutaan myös raporttigeneraattoriksi, on yleensä osa tietokannan hallintajärjestelmää, joka poimii dataa yhdestä tai useammasta tiedostosta ja esittää sen tietyssä muodossa. Useimmat raportointityökalut antavat meille mahdollisuuden valita tietyt ehdot täyttävät esiasetukset, ja näyttävät valitut kentät riveissä ja sarakkeissa.
Mikä on raporttien kirjoitusohjelmisto?
Raportin kirjoitusohjelmisto koostuu ohjelmista, jotka tuottavat sekä kausi- että erikoisraportteja. Niitä voidaan julkaista viikoittain, neljännesvuosittain tai vuosittain. Esimiehet voivat myös pyytää dataraportointia, jonka ajankohtaa ei ole suunniteltu etukäteen.
Millainen on hyvä raportointityökalu?
Hyvät dashboardit näyttävät dataa, mutta hyvä dashboard on myös interaktiivinen. Todellisuudessa visuaalinen dataraportointi menee pintaa syvemmälle. Se ei vain anna meille tietoa, vaan mahdollistaa myös vuorovaikutuksen. Vuorovaikutteisuus datan kanssa auttaa käyttäjiä ymmärtämään dataa paremmin ja antaa meille mahdollisuuden toimia havaintojen mukaisesti.
Mikä on paras tapa jakaa raporttien tarjoamaa tietoa?
Tämä riippuu todella paljon siitä, mistä tiedotetaan. Jos dataa voidaan esimerkiksi käyttää useilla osastoilla, saattaa olla hyödyllistä luoda uutissyötteitä, jotka pitävät henkilöstön ajan tasalla yrityksen intranetissä. Vaihtoehtoisesti monet yritykset luovat komentokeskuksia ja tarjoavat kaikille osastoille pääsyn dataan. Jos tiedot ovat arkaluonteisia, dashboard, johon vain muutamalla valitulla on pääsy, on sopivampi vaihtoehto.
Esimerkkejä erilaisista raportointivaihtoehdoista ja käyttötapauksista
Kun olemme saavuttaneet perusteellisen käsityksen raportointiohjelmistotyökaluista, niiden ominaisuuksista ja ratkaisuista, joita voimme niiden avulla saavuttaa, on hyvä tarkastella tiettyjä erityisiä vaihtoehtoja ja käyttötapauksia.
KPI-raporttien käyttäminen markkinoinnin KPI:iden mittaamiseen
Tärkeät KPI-raportit ja kuinka niitä seurataan
Keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI) ovat loistava tapa tehdä tavoitteista konkreettisempia ja kvantifioida sitä, mikä oli tähän asti ollut todella haastavaa kvantifioida. Kun me (tai pomomme) pohdimme, teemmekö hyvää työtä, KPI-raportit ovat valmiina vastaamaan kysymyksiin ja auttavat meitä saavuttamaan yhä korkeampia tavoitteita.
Jos työskentelemme esimerkiksi PR- ja markkinointiympäristössä, johtoryhmämme ei halua dashboardia, joka on vain luettelo linkeistä PR-leikkeisiin ja sosiaalisen median tilannekatsauksiin. He haluavat KPI-raportin, jonka avulla johto ymmärtää, kuinka heidän sijoituksensa maksettuun, ansaituun, jaettuun ja omistettuun (PESO) mediaan – ja viestintätiimiin – tukevat heidän laajempia liiketoimintatavoitteitaan.
Kyllä, monet tavoitteistamme keskittyvät tavoittavuuteen ja sitoutumiseen. Mutta todistaaksemme arvomme johtoryhmälle meidän on myös mitattava oikeat KPI:t. Näin aloitat markkinoinnin KPI-raportin laatimisen.
Haaste asettaa maailmanlaajuisesti standardoituja KPI:itä
Suorituskykyindikaattoreiden standardointi koko organisaatiossa on haastavaa, varsinkin jos valvotaan usean alueen toimintaa. Se, mikä havaitaan hyväksi KPI-mittariksi yhdellä alueella, ei erilaisten olosuhteiden ja kulttuuristen normien vuoksi ole hyvä KPI-raportti toisella alueella.
Joillakin alueilla standardoitu mittaus ja keskittyminen sijoitetun pääoman tuottoprosenttiin ei ole tavallinen toimintatapa viestinnän osastolla. Jos organisaatiossa on totuttu tehokkuuden mittaamiseen tietoisuuden ja vaikutelmien perusteella, johdon yritykset ottaa käyttöön standardoituja ohjelmistoja voidaan nähdä negatiivisessa valossa. Siksi on tärkeää yhtenäistää yrityksen tiimit ja edistää asenteita sellaisten mittareiden käyttöönottoon, jotka ovat maailmanlaajuisesti standardoitujen KPI:iden takana. Näin tekemällä korostetaan, kuinka kunkin alueellisen tiimin toiminta voi vaikuttaa globaaliin brändin tuntemukseen. Tämän pohjatyön ansiosta viestintäalan ammattilaiset voivat tehostaa tiimityötään, sijoittaa resursseja tehokkaammin ja kehittää yhtenäisemmän brändi-identiteetin.
Keskeisten suorituskykyindikaattoreiden asettaminen yritykselle ja sen eri osastoille
Useimmat ihmiset, jotka johtavat tiimiä suuressa yrityksessä, kamppailevat tärkeimpien suorituskykyindikaattoreiden asettamisessa KPI-raporteille.
Yksi KPI-mittareiden hyvistä puolista tiimeillemme on, että se tekee kahdenvälisistä tapaamisista helpompia, koska on olemassa edistymisen seurannan mittareita. KPI-mittarit myös pitävät tiimimme keskittyneenä siihen, mitä täytyy tehdä, vaikka johto ei olisi paikalla valvomassa.
Tässä on kolme vaihetta KPI:iden määrittämiseen tiimillesi. Noudata tätä vaiheittaista lähestymistapaa ja KPI-raporttiprosessista tulee paljon helpompaa.
Miten saat parhaan hyödyn dashboard-raporteista?
Dashboardit kokoavat datahavainnot yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Mitä tahansa mittareita haluammekaan tarkkailla — on se sitten business intelligence, liidit, työntekijöiden tehokkuusmittarit, asiakkuuden elinkaari tai liidien konversioaste — markkinoinnin dashboardista tulee tehdä automaattinen osa yrityksen käytäntöjä.
Dashboardit ovat aina käytettävissä auttamaan kaikessa sisältömarkkinointi-ideoista kilpailijaymmärrykseen ja yleiseen liiketoimintatietoon – kun ne on tehty oikein ja suunniteltu selkeästi. On olemassa tuotemerkki-, kilpailija-, toimiala- ja monia muita dashboardeja.
Oikealla KPI-markkinoinnin dashboardilla saamme käyttöön analytiikan, joka auttaa meitä ymmärtämään, missä brändimme on, kuinka se kohtaa kilpailijoita ja missä se menestyy alallamme. Seuraava askel on muuttaa dashboardin tiedot voittoisiksi PR-, viestintä- ja markkinointistrategioiksi.
Miksi on hyvä käyttää räätälöityjä manuaalisia raportteja?
Vaikka kvantitatiivinen media-analyysi auttaa yrityksiä ymmärtämään "mitä", joskus voi olla hankalaa päästä käsiksi “miksi" -kysymyksiin ilman räätälöityjen raporttien apua, jotka perustuvat ihmisen laadulliseen media-analyysiin. Laadullinen media-analyysi antaa numeroille kontekstin, jotta yrityskäyttäjät voivat tehdä objektiivisia strategisia päätöksiä. Jos raportointi ei ole vahvuutesi, älä pelkää. Meltwaterin kokeneiden analyytikoiden tiimi voi tukea yritystäsi.
Työskentelemme asiakkaidemme vaatimusten mukaisesti ja toimitamme räätälöityjä raportteja erityisvaatimusten ja KPI-arvojen perusteella. Toisin kuin tavalliset dashboard-raportit, Meltwaterin mukautettujen raportointipalvelujen avulla käyttäjät voivat valita, mitkä tiedot ja analytiikka analysoidaan mallipohjaisten raporttivaihtoehtojen käyttämisen sijaan. Lisäksi, toisin kuin tavalliset raportit, räätälöidyt raportit toimitetaan esittelyvalmiina asiakkaidemme vaatimassa muodossa ilman lisätyötä asiakkaan puolelta.
Koska räätälöity manuaalinen raportointi on tapauskohtaista, käyttötapaukset ovat erittäin erilaisia. Haluammepa sitten hyödyntää kuluttajien ääntä tuotekehityksen tiedottamisessa, ymmärtää trendejä varmistaaksemme, että brändimme pysyy relevanttina, taikka seurata kilpailijoiden liikkeitä pysyäksemme ajan tasalla – mukautettuja raportteja rakennetaan varmistamaan, että olemme saavuttamassa tuloksia kaikilla tasoilla.
Usein yrityksen johto luottaa manuaalisesti räätälöityihin asiakirjoihin tehostaakseen raportointia ja:
1. Analysoidakseen liiketoiminnan tärkeimmät tekijät
2. Paljastaakseen trendit
3. Tutustuakseen uhkiin ja mahdollisuuksiin
4. Vertaillakseen kilpailijoita
5. Ymmärtääkseen strategisia insighteja, kuten markkinoille tuloa
6. Mitatakseen liiketoiminnan vaikutusta
7. Tehdäkseen kattavan tarkastuksen brändin, tuotevalikoiman, toimialan ja kilpailuaseman tilasta
8. Ymmärtääkseen liiketoimintakriittisen median kontekstin
9. Kerätäkseen muita business intelligence -muotoja
Markkinoinnin raportoinnin optimointi
Inbound-markkinoinnin raportointi on tärkeää, koska se yhdistää tekijät markkinointitoimintamme ja asettamiemme tavoitteiden välillä. Se voi auttaa meitä tekemään johtopäätöksiä, oppimaan virheistämme ja havaitsemaan mahdollisuuksia menestykseen. Inbound-markkinoinnin raportointi voi myös auttaa meitä todistamaan ROI:n inbound-markkinoinnin panostuksista ja poistamaan turhaa liiketoimintaa.
Yksinkertaisesti sanottuna asianmukainen inbound-markkinoinnin raportointi antaa meille suunnitelman menestyksen rakentamiseksi, kun kyse on liiketoiminnan kasvattamisesta inbound-strategioiden avulla. Mutta meidän ei tarvitse odottaa kuun loppuun analysoidaksemme edistymistämme. Voimme tarkistaa raportointimme päivittäin, viikoittain tai mihin tahansa muuhun liiketoimintatiedon tarpeisiimme sopivaan ajanjaksoon.
Seurattavat inbound-markkinoinnin mittarit
- Web-raportit, joissa on yksityiskohtaiset tiedot verkkosivuston liikenteestä tietyn ajanjakson aikana
- Blogin liikenne
- Sivun suorituskyky
- Markkinointiliidit, jotka on luotu määrättyjen aikajaksojen aikana
- Liidistä-asiakkaaksi -konversioaste
- Myynnin hyväksymien liidien seuranta (SQL:t)
Seuraa sosiaalisen median mittareita asiakkaiden tavoitteiden mittaamiseksi
Vuonna 2021 sosiaalinen media ei ole enää vaihtoehtoinen maailma, johon ihmiset kytkeytyvät, vaan laajennus maailmalle, jossa jo elämme. Sosiaalinen media heijastaa sitä, keitä olemme ja keitä haluamme olla.
Yritykselle sosiaalisen median hallinnointi toisen yrityksen puolesta on vastuullinen tehtävä. Usein molempien osapuolten voi kuitenkin olla vaikeaa olla objektiivisia määritellessään kampanjoiden ja brändin rakentamisen tehokkuutta. Oikeiden sosiaalisen median mittareiden valitseminen on siksi elintärkeää.
Ensi silmäyksellä mittarit, kuten sitoutumisprosentit ja klikkausmäärät, voivat vaikuttaa oikealta päätökseltä. Vaikka kaikki mittarit ovat hyödyllisiä eri syistä, taitavien markkinoijien ja heidän toimistonsa pitäisi pystyä perustelemaan, miksi heidän valitsemansa mittarit sopivat parhaiten tiettyjen markkinointitavoitteiden seurantaan.
Kun tiedämme, että olemme oikeilla jäljillä, voimme käsitteellistää luovaa sisältöä ja kartoittaa mediasijoitteluja ilman huolta siitä, että jäämme huomaamatta.
Viimeinen sana raportoinnista
Älykäs raportointi luokkansa parhaiden raportointityökalujen avulla on tärkeä osa menestyvää liiketoimintaa. Raportointityökalut eivät ole vain tapa seurata ja johtaa liiketoimintaa päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Ne antavat myös datalle merkityksen ja tarjoavat käsityksen niistä keskeisistä vaiheista, joita tarvitaan menestyksen huipulla. Työkalujen avulla saat reaaliaikaisen ja strategisen yleiskatsauksen koko organisaatiosta.
Haluatko oppia lisää markkinoinnin, viestinnän- ja PR-raporttien ja dashboardien määrittämisestä – ja miten saada niistä mahdollisimman paljon irti? Autamme sinua mielellämme. Täytä vain alla oleva lomake, niin olemme sinuun pian yhteydessä!
