Erittäin suosittu “Mediaviestinnän ABC” -webinaarimme herätti kuulijoissa paljon ajankohtaisia kysymyksiä ja pyysimme webinaarin pitäjiä Elina Kirvesniemeä ja Salla Syrmania vastaamaan näihin kysymyksiin. Tallenteen webinaarista voit katsoa täältä.

Missä tapauksissa Embargoa kannattaa tai voi käyttää? Onko sen käyttö joskus strategista?

Embargolla tarkoitetaan lehdistötiedotteeseen lisättävää merkintää siitä, koska tiedotteen sisältö on julkaisuvapaa. Embargoa kannattaa käyttää silloin, kun haluaa tai on tarve antaa toimitukselle aikaa perehtyä tiedotteeseen tai siihen liittyvään materiaaliin.

Etenkin silloin embargo on paikallaan, kun materiaalia on paljon tai se vaatii oikeasti pidempää tutkailua (esimerkiksi tutkimusraportit, selvitykset ym.), tällöin toimituksille on erittäin arvokasta, että he saavat niin sanotusti lisäaikaa materiaalin läpikäymiseen.

Joskus voi olla paikallaan tarjota uutista eksklusiivisesti eli yksinoikeudella vain yhdelle valitsemalleen medialle embargolla. Jos toimitus tähän suostuu, silloin he saavat etukäteen tiedotteen ja mahdollisen tausta-ainekset ja heidän kanssaan sovitaan, milloin tiedote lähetetään muuhun mediaan.

Mitä tarkoittaa tiedotejakelu?

Tiedotejakelu tarkoittaa tiedotteen lähettämistä toimituksiin tai toimittajille sähköpostitse. Kun haluaa lähettää tiedotteen moniin osoitteisiin – ja jakelee tiedotteita usein – helpointa on käyttää tiedotejakelupalvelua, joka löytyy myös Meltwaterista.

Voisiko teiltä saada pari esimerkki tiedotetta malliksi?

Tässä yksi Kaiun oma tiedote Viestinnän palvelumuotoilu -oppaan julkaisusta.

Mikä se uutisen kolmiomalli olikaan?

Tässä Wikipediasta. Suomeksi löytää materiaalia, kun hakee vaikkapa Googlen kuvahaulla “uutinen kärjellään seisova kolmio”.

Onko teillä vinkkejä miten voisi tavoittaa massana esim. terveydenhuollosta kirjottavia toimittajia, jos yrityksellä ei ole käytössä jotakin palveluntarjoajaa? Kannattaako toimittajia lähestyä sähköpostilla?

Ensimmäinen askel on lukea, mitä nuo terveydenhuoltoalaa seuraavat toimittajat kirjoittavat. Kuka seuraa mitäkin aiheita, mistä ovat kiinnostuneet? Onko näkökulmia, jotka jäävät pimentoon mutta joista teillä olisi mielenkiintoisia juttuja? Hyvin voi lähestyä sähköpostilla perustellun aihe-ehdotuksen kera.

Monilla erikoistoimittajilla on myös omat yhdistyksensä, jota kautta voi tavoittaa laajemmin tiettyä kohderyhmää. Kannattaa tsekata Terveystoimittajat ry:n verkosto!

Mitkä ovat hyviä esimerkkejä toimivista otsikoista?

Muutamia sellaisia webinaarissa olikin esillä. Suosittelemme lämpimästi myös pitämään omaa hyvien otsikoiden pankkia, johon kerää vaikkapa mediasta erityisen kiinnostavasti otsikoituja uutisia. Ei kannata kuitenkaan juuttua yhteen mediaan, vaan tarkastele medioita laajasti – niin printtilehtiä, verkon juttuja, suuria medioita kuin pienempiä paikallislehtiä ja myös aikakauslehtiä. Näin huomaat, miten erilaisia otsikoita eri paikoissa on (esimerkiksi printin puolella on usein huomattavasti lyhyempiä otsikoita kuin verkkolehdissä).

Kannattaako leipätekstin alussa toistaa otsikon- ja ingressin asiaa vai mennäänkö siinä jo ns. vähemmän tärkeään asiaan?

Leipätekstin alussa voi toistaa otsikon ja ingressin asiaa, mutta jos näin tehdään, kannattaa ehdottomasti kertoa se eri tavoin: käytä synonyymejä tai kerro asiasta vielä jotain lisää, jotta alusta ei tule aivan samanlainen. Toisaalta: jos otsikossa ja ingressissä on kerrottu se tärkein, leipätekstissä voi myös lähteä toisesta näkökulmasta liikkeelle. Muista kuitenkin, että otsikko on lunastettava jutun sisällössä.

Onko webinaarin materiaaleja mahdollista saada sähköpostilla?

Kyllä, slidet lähetettiin ilmoittautuneille sähköpostilla ja ovat myös ladattavissa täällä.

Miten spam filtterit suhtautuvat linkkeihin suhteutettuna liitettyihin kuviin, tms.?

Suositus on, että sähköpostilla lähetettyjen tiedostojen koko pidetään maltillisena. Hyvä nyrkkisääntö on laittaa kaikki lisätiedostot ja kuvat linkin taakse ladattaviksi esimerkiksi käytössä olevaan kuvapankkiin, Google Driveen tai Dropboxiin. Näin media voi valita itse haluamansa kuvat ja löytää lisätiedot helposti yhdestä paikasta.

Tiedotteen jakelu suoraan toimittajalle vs. uutistoimitukseen? Mitä mieltä olette? Kannattaako aina kohdentaa nimenomaan toimittajille?

Silloin kannattaa kohdentaa, kun sinulla on tiedossasi erikoistoimittajat, jotka seuraavat alaa, eli tiedotteesi asia koskee juuri tätä henkilöä. Kannattaa kuitenkin aina lähettää tiedote myös kyseisen median uutistoimituksen osoitteeseen, jos kyseinen toimittaja ei ole juuri silloin töissä tai joku muu toimittaja laitetaan tekemään juttu. Muista, että jos olet luonut hyvät henkilökohtaiset suhteet toimittajiin, he arvostavat sitä, että pidät heidät suoraan meilitse kärryillä uusista, ajankohtaisista asioista.

Onko tietoa Aamulehden uutiskriteereistä?

Aamulehti on Pirkanmaan tärkeä ja kasvava maakuntalehti, jota kiinnostaa paikalliset asiat. Maakunta- ja paikallislehtien yksi tärkeimmistä uutiskriteereistä on siis paikallisuus. Aamulehti kirjoittaa uutisia paljon paikallisten ihmisten kautta, joten jos saat linkitettyä uutisaiheesi paikalliseen henkilöön, se varmasti toimii Aamulehdessä.

Jos haluat syventyä tarkemmin Aamulehden uutiskriteereihin, tutustu lehteen ja tarkastele, mitä uutiskriteereitä lehden jutut täyttävät.

Mitä eroa on selvityksellä ja tutkimuksella?

Tutkimusta tehdään silloin, kun aineistoa kerätään ja analysoidaan akateemisten periaatteiden mukaisesti. Perinteisesti selvityksiä tehdään silloin, kun halutaan selville esimerkiksi kansan mielipide tai näkemys johonkin asiaan. Tällöin saadaan uutissisältöjä ja keskustelunaiheita, mutta tutkimuksiksi selvityksiä ei voi väittää. Tutkimus on nimittäin selvitystä huomattavasti laajempi, ja se menee analyysissään pidemmälle: tutkija tarkastelee asioiden välisiä yhteyksiä, syy-seuraussuhteita ja merkityksiä. Hän kontekstoi tutkimuksensa aiempaan tutkimukseen ja reflektoi tuloksiaan kirjallisuuden ja aiemman tutkimuksen kanssa. Tutkija haluaa tietää, mistä johtuu asia X ja mitä tästä seuraa. Sen sijaan selvitys jää tästä analyysistä huomattavasti kapeammaksi. Aiheesta ja “tutkimuksien” medianäkyvyydestä on kirjoitettu hyvä juttu aikoinaan Ylioppilaslehteen.

Kauanko ammattilaiselta menee aikaa hyvän tiedotteen tekemiseen?

Tiedotteen kirjoittamisprosessi riippuu täysin tiedotteesta ja sen aiheesta. Jos materiaali on hallussa, tällöin tiedotteen kirjoittaminen on nopeaa ja siihen kuluu tunti-kaksi. On huomioitava, että tausta-aineisto voi kuitenkin vaatia erillisiä haastatteluja, materiaalin yleistajuistamista ja myös keskusteluja tiedotteen kärjestä ja suunnitelmasta muiden kanssa. Myös viilaamisen jälkeen usein tiedotteen tarkastusprosessiin kannattaa jättää reilusti aikaa, etenkin silloin, jos tiedote käy hyväksyttämiskierroksella monessa eri organisaatiossa.

Onko väliä missä vaiheessa uutisen julkaisee omilla verkkosivuilla vs. Mediatiedote

Kun tiedote on julkaistu medialle, tällöin jutun voi laittaa saman tien myös omille verkkosivuille. Moni toimittaja saattaakin etsiä organisaatiosta lisätietoa jutun kirjoitusvaiheessa organisaation sivuilta. Tällöin on hyvä, että sivut on päivitetty ja sieltä löytyy kaikki viimeisin materiaali.

Kannattaako toimittajille soittaa vielä tiedotteen lähettämisen jälkeen vai onko se turhaa häiriötä?

On hyvä muistaa, että toimittajilla on usein kiire. Sen vuoksi soittaminen kannattaa, jos sinulla on oikeasti jotain asiaa: Tarjoatko tiedotteen pohjalta haastattelua, haluatko kysyä toimittajalta, kiinnostaisiko häntä syventää aihetta ja tulla juttukeikalle? Jos uutinen on hyvä, se ei soittokierroksia tarvitse. Toisaalta toimituksiin saapuu tiedotteita aivan valtava määrä, ja joskus osa niistä jää tärkeämpien alle. Jos epäilet, että toimittaja, joka seuraa aihettasi, ei ole nähnyt tiedotetta tai se on mennyt ohi, voit toki soittaa hänelle. Toinen vaihtoehto on laittaa hänelle henkilökohtainen meili, jossa korostat tiedotteen tuomaa uutta tietoa ja uutisarvoa.

Saako toimittajille tarjota lehdistötilaisuuksissa ruokaa ja juomaa? Entä jakokasseja? Vai kokevatko he, että heihin yritetään vaikuttaa “lahjomalla”?

Ruokaa ja juomaa on hyvä olla tilaisuuksissa. Kannattaa kuitenkin huomioida, että tarjoaa helposti syötävää ruokaa: tapas-tyylinen tarjoilu on toimittajalle helpompi juttukeikan ohella kuin jättimäinen leipä. Toimittaja kuitenkin haluaa keskittyä itse tilaisuuteen ja tehdä sieltä muistiinpanoja, esittää kysymyksiä ym. Syöminen ei ole se pääasia, vaan työ. Suuria rahanarvoisia lahjoja ei kannata tarjota, mutta tavallisia markkinointikasseja tuskin toimittaja katsoo vielä lahjonnaksi. Moni ei kuitenkaan enää nykyaikana halua ylimääräistä tavaraa mukaan. Kannattaa kysyä toimittajalta, ottaako hän esimerkiksi yrityksen esittelymatskut mieluummin sähköisesti kuin esitekassina.

Kiinnostavuusmuotoilu vs. palvelumuotoilu?

Kiinnostavuusmuotoilu on Kaiku Helsingin oma käsite, jolla tarkoitamme sitä, että muotoilemme viestinnän kohderyhmän näkökulmasta hyödylliseksi sen sijaan, että asioita esitettäisiin organisaation omasta näkökulmasta. Täällä selventävä juttu. Kiinnostavuusmuotoilu pohjaa palvelumuotoilun menetelmiin ja ajattelutapaan, mutta voi olla paljon kevyempääkin. Esimerkiksi yksittäisen tiedotteen kärjen voi kiinnostavuusmuotoilla. Palvelumuotoilu taas on syvällisempi asiakaslähtöisen kehittämisen menetelmä, jota ohjaavat tietyt keskeiset periaatteet: asiakasymmärryksen kerääminen, käyttäjien osallistaminen ja testaaminen. Lue täältä lisää. Jos olet kiinnostunut palvelumuotoilun hyödyntämisestä viestinnässä ja markkinoinnissa, voit myös ladata täältä maksuttoman oppaamme.

Tarkennus: oliko haastattelun antajalla oikeus koko jutun lukemiseen ennakkoon, jos erityisen monimutkainen jutun aihe?

Periaatteessa toimituksella on tällöinkin oikeus laittaa haastateltavalle vain sitaatit ja asiayhteys tarkastukseen, mutta monet toimittajat suosivat monimutkaisten aiheiden (etenkin, jos aihe ei tuttu toimittajalle) kanssa koko jutun lähettämistä. Tällöin myös toimittaja voi varmistua siitä, ettei juttuun eksy faktavirheitä. Ne kun usein ovat muulla kuin pelkissä sitaateissa.

Webinaaritallenne: Mediaviestinnän ABC