Tavoittaako pr-tiimisi oikeat kontaktit? Kompakti toimittajien lista mediatietokannassa auttaa sinua pysymään järjestelmällisenä, ja tehostamaan tiedottamista. Lue lisää parantaaksesi pr-strategiaasi toimittajien kontaktilistan luomiseen ja ylläpitämiseen, aiheeseen liittyvien vinkkien avulla.
Sisällysluettelo
Mikä on mediatietokanta?
Mediatietokannan luominen, ylläpito ja toimittajalista
1. Tunnista kohdeyleisösi
2. Tunnista relevantit toimittajat
3. Arvioi aikaisempaa medianäkyvyyttä
4. Hyödynnä sosiaalisen median listoja
5. Luo suhteita mediatiatokantasi toimittajiin
6. Pitchaa tarkoituksellisesti
7. Pidä markkinaa ja kilpailijoita silmällä
8. Tarkenna kontaktilistaasi entisestään
9. Pidä toimittajalistat ajan tasalla
Mikä on mediatietokanta?
Mediatietokanta on mediakontaktien ja toimittajien arkisto, jota PR-alan ammattilaiset voivat käyttää tavoittaakseen halutun mediasaavuttavuuden tuotteelleen, palvelulleen tai yrityksensä tiedotukselle.
Media tai PR-tietokannat sisältävät, minimissään, jokaisen toimittajan yhteystiedot. Ideaalitilanteessa jokaisesta toimittajasta annetaan myös lisäinformaatiota, joka helpottaa toimittajalistojen ryhmittelyä esimerkiksi alan mukaan. Se myös parantaa PR-suhteiden saavuttavuutta.
Mediatietokannan luominen, ylläpito ja toimittajalista
Relevanttien mediakontaktien löytäminen ja niiden lisääminen mediatietokantaan on tunnollinen työ. Voit lähestyä hanketta sisäisillä resursseilla, vaikkakin useat PR-toimistot käyttävät palveluita, kuten Meltwater, saadakseen räätälöityjä listoja globaaleista journalisteista ja vaikuttajista. Mutta tämä on vasta alkua. On lopulta sinusta itsestäsi kiinni, miten rakennat suhteita mediaan ja tavoitat oikean alan kohdeyleisön – jotta voit saavuttaa maksimaalisen mediasaavuttavuuden.
Tässä 9 hyödyllistä vinkkiä optimaalisten toimittajalistojen kokoamiseen ja käyttämiseen mediatietokannassa:
1. Tunnista kohdeyleisösi
Jotta löytäisit juuri sinulle oikeat toimittajat PR-tietokannasta, on hyödyllistä ymmärtää kohdeyleisösi yksityiskohtaisesti. Kenen tulisi lukea julkaisujasi? Mitä yksityiskohtaisempi vastauksesi on, sitä parempia (ja hyödyllisempiä) medialistasi ovat.
On sanomattakin selvää, että demografiatiedot kuten ikä, sukupuoli, sijainti, ja työtitteli kannattaa käydä läpi, vaikkakin nämä ovat vain yksi osa onnistumisen takaamista.
Psykografiatietojen ymmärtäminen on yhtä tärkeä, ellei jopa tärkeämpi tapa nähdä relevanttien viestintäkanavien poikkileikkaus. Psykografiset yksityiskohdat voivat kertoa suosituimmista sosiaalisen median verkostoista, kohdeyleisön elämäntyylistä, persoonallisuuspiirteistä, poliittisista näkökannoista, ja alan relevanteista julkaisuista, joita kohdeyleisösi lukee ja kuluttaa — suosivatko he blogeja, sanomalehtiä, rahoitusalan lehtiä, foorumeita, tai muita vastaavia kanavia? Pureudu yksityiskohtiin ja yleisön persoonallisuuksiin tavoiteltuja kohdeyleisöjä rakentaessasi — kaikki tämä informaatio auttaa sinua valitsemaan oikeat toimittajat!
Kysy itseltäsi nämä kysymykset kohdeyleisöä määritellessä:
- Keitä he ovat?
- Missä he sijaitsevat?
- Mistä he ovat kiinnostuneita?
- Millaista mediaa he kuluttavat?
- Millaisia julkaisuja he lukevat?
Kun kohdeyleisösi on määritelty tarkasti, ja tiedät mikä heitä kiinnostaa, voit aloittaa relevanttien julkaisujen etsimisen ja kerätä toimittajalistaa nämä piirteet mielessä pitäen.
2. Tunnista relevantit toimittajat
On helppo antaa kattavuusnumeroiden hämätä. Loogisesti ajatellen kattavuus = klikkausten määrä, eikö niin? Väärin. On tärkeää lähestyä juuri niitä oikeita katseita maksimoidaksesi PR-strategiasi vaikutuksen ensivaikutelmaa pidemmälle.
Juuri oikeiden toimittajien lisääminen medialistaasi on PR-strategiasi organisoinnin ja optimoinnin ensimmäinen askel. Hyvien tulosten saavuttamiseksi on oltava hyvä pohjatyö tehtynä. Seuraavaksi muutamia seikkoja, joita on hyvä harkita.
Opi tuntemaan kirjoittajat, ei vain heidän tittelinsä. On tärkeää tuntea relevantteja toimittajia, jotka kirjoittavat sinulle tärkeistä aiheista. Vain tällä tavoin medialistasi ovat hyödyllisiä.
Voit löytää uusia toimittajia pysymällä ajan tasalla uutisista ja trendeistä, ja huomaamalla tärkeitä toimittajia kirjoittamassa näistä aiheista. Tämä vie aikaa, ja on itsestäänkin selvää, ettet voi huomata joka ikistä uutista, ja joitakin toimittajia on helppo jättää huomaamatta. Aikaa säästääksesi voit käyttää mediaseurantaan tarkoitettua työkalua, kuten Meltwater, löytääksesi alan tärkeimmät uutiset. Meltwater voi tarjota myös mediakontakteja ja PR-ratkaisuja mediasaavuttavuutesi laajentamiseen. Käyttäjät voivat rajata toimittajia aihepiirin, osaston, sijainnin ja julkaisun mukaan. Voit etsiä toimittajia myös sen perusteella, mistä he ovat viime aikoina kirjoittaneet. Näin voit välttää vanhentuneita kontakteja.
Meltwater lisäsi hiljattain mediakontaktitoiminnon Explore-työkaluun, jotta relevanttien toimittajien löytäminen ja seulominen olisi entistä helpompaa.
Millaisia toimittajia on olemassa?
Voit harkita monenlaisia toimittajia mediakontaktiesi listaan. Toimittajat voivat erikoistua tiettyyn aiheeseen, tai he voivat kirjoittaa monista eri aiheista – ennen kuin otat yhteyttä mediaan, on hyvä olla tietoinen toimittajien erikoisaloista.
Seuraavassa 6 eri aihepiireistä vastaavaa toimittajaa:
1. Businesstoimittajat: vastaavat business-aiheista kuten IPO:sta, johtajatason nimityksistä, yrityskaupoista, pörssikursseista, ja sijoitusneuvoista. He vastaavat todennäköisesti myös useista trendeistä liiketoiminnassa, kuten työntekijöiden diversiteetistä, tai yrityksen pandemian jälkeisistä etätyökäytännöistä, muutama esimerkki nimeten.
2. Tutkivat toimittajat: usein vinkeistä lähtöisin olevia aiheita läpi käyvät toimittajat, jotka pohjautuvat syväluotaavaan tutkimukseen. Nämä toimittajat kirjoittavat usein julkisen mielipiteen muodostamiseen liittyviä juttuja, ja he kirjoittavat uusia juttuja samasta aiheesta, kun uutta informaatiota tulee julki. Esimerkkeihin kuuluu: The Boston Globe -lehden esille tuoma juttu katolisesta kirkosta, sekä Watergate-skandaali.
3. Viihdetoimittajat: nämä toimittajat kirjoittavat elokuvista, taiteesta, musiikista, tanssista ja lavatuotannoista eri näkökulmista. He voivat keskittyä tieteelliseen näkökulmaan, kuten arvosteluihin tai trendeihin, tai he voivat keskittyä julkkiskulttuuriin, joko tabloid-lehdissä taikka kevyemmillä uutiskanavilla, kuten BuzzFeed.
4. Kuvatoimittajat: kuvajournalismi liittyy tarinan kertomiseen ennemmin kuvien kuin tekstin avulla. Nämä toimittajat kirjoittavat usein suurista tapahtumista, kuten sotatantereista taikka luonnonkatastrofeista. He saattavat myös työskennellä yhdessä toimittajien kanssa tuottaakseen kuvia uutisjuttuihin.
5. Urheilutoimittajat: kuten viihdetoimittajat, nämä toimittajat vastaavat urheilutapahtumista, urheilijoista, joukkueista ja valmentajista, urheilulääkityksestä, ja trendeistä urheilun parissa.
6. Kolumnistit: kolumneja kirjoitetaan tietystä aiheesta ja tietystä näkökulmasta, ennemmin kuin objektiivisesti kerrottaisiin jostakin aiheesta faktojen avulla. Kolumnit tarjoavat erityisen näkökulman aiheeseen, johon kyseinen toimittaja on erikoistunut, millaisesta taustasta toimittaja on tullut, tai muu vastaava meriitti toimittajaan liittyen. Pääkirjoitukset, esseet, ja neuvoa antavat kolumnit ovat suosittuja mielipidekirjoittamisen muotoja.3. Review Previous Coverage
3. Arvioi aikaisempaa medianäkyvyyttä
Käy läpi aikaisempaa medianäkyvyyttä ja katso, ketkä toimittajat kirjoittivat aiheista useimmin, ja missä mediassa oli suurin kattavuus. Näetkö tuloksissa jatkumon? Ansaitseeko tietty juttu enemmän mediahuomiota? Ovatko nämä toimittajia ja julkaisuja, jotka vastaavat sinulle tai yrityksellesi relevanteista aiheista? Jos näin on, nämä ovat arvokkaita kontakteja, joiden kanssa on tärkeää ylläpitää ammatillista suhdetta. Näiden kontaktien avulla voit saavuttaa median huomiota nopeasti verrattuna toimittajiin, jotka eivät tunne yritystäsi.
Mediamainintojen lisäksi on hyvä katsoa jutun sävyä, jossa yrityksesi on mainittu. Tämä auttaa myönteiseen sävyyn kirjoittavien toimittajien löytämisessä ja niiden toimittajien alleviivaamisessa, jotka tarvitsevat erityistä huomiota tai hoivaa. Mikä tahansa mediaseurannan työkalu auttaa sinua näiden näkemysten avaamisessa.
Älä unohda kilpailijoiden medianäkyvyyttä
Kilpailijoidesi vahvuuksista ja heikkouksista voi tulla helposti myös sinun yrityksesi vahvuuksia tai heikkouksia, joten kannattaa käyttää resursseja kilpailijoiden mediasaavuttavuuden tarkasteluun kuin omaasi. Kirjoita muistiin julkaisut, joissa kilpailijan nimi mainitaan toistuvasti ja lisää omaan kontaktilistaan toimittajat, jotka mainitsevat kilpailijasi.
4. Hyödynnä sosiaalisen median listoja
Jos mahdollista, yritä kerätä kontaktilistoja myös sosiaalisen median kanaville. Toimittajat saattavat suosia yhteydenottoa somekanavien kuten Twitterin tai Facebookin kautta. Tämä on myös hyvä tapa pysyä ajan tasalla aiheista, joista relevantit toimittajat kirjoittavat.
Sosiaalista mediaa voidaan käyttää myös tulevaisuuden mahdollisuuksien löytämiseen. Toimittajat käyttävät hashtageja kuten ‘’#journorequest’’, kun he etsivät tukea jutun tekoon. Sosiaalisen median seurantatyökalua voidaan käyttää esimerkiksi ilmoittamaan, kun toimittaja twiittaa jotakin relevanttia, joten saat tietää ensimmäisenä!
5. Luo suhteita mediatiatokantasi toimittajiin
Autenttisten mediasuhteiden luominen vie aikaa, mutta huolellisuus palkitaan usein kestävällä ja hedelmällisellä PR-kumppanuudella. Mediasuhteiden on kehityttävä ennen kuin ne voivat puhjeta kukkaan, vaikka monet PR-ammattilaiset hyppäävätkin kasvuvaiheen yli suoraan vaiheeseen, jossa he haluavat kontakteiltaan jotakin — jättäen näin monet mahdollisuudet näkemättä.
Sen sijaan, on hyvä rakentaa mediasuhteita ajan kanssa. Aloita seuraamalla näitä toimittajia kaikilla sosiaalisen median kanavilla. Tykkää heidän postauksistaan, kysy heiltä kysymyksiä, ja vastaa kysymyksiin, jotka nousevat esiin heidän yhteisöissään. Toisin sanoen, ole samalla aaltopituudella toimittajien kanssa ennen kuin ”tarvitset” heitä.
6. Pitchaa tarkoituksellisesti
Yleisluontoinen pitchaus lähetettynä isolle joukolle toimittajia katsotaan usein roskapostiksi. Editorit ja toimittajat saavat satoja ehdotuksia päivässä, joten on tärkeää erottua joukosta ja pitchata tarkoituksellisesti. Keskeistä on löytää oikea henkilö haluamassasi mediajulkaisussa. Usealle henkilölle ehdottaminen samanaikaisesti paljastaa, ettet halua olla yksilöllinen, joka puolestaan automaattisesti laskee juttuehdotuksesi uskottavuutta. Meltwater voi säästää aikaasi tässä avainsanahauilla, joilla löydät yksilöitä kirjoittamassa haluamistasi relevanteista aiheista. Haun tarkentaminen on mahdollista monen filtterin avulla (sijainti, mediatyyppi, rooli, kattavuus, jne.).
7. Pidä markkinaa ja kilpailijoita silmällä
Pidä tarkasti ja säännöllisesti silmällä markkinaa ja kilpailijoitasi, ja kirjoita muistiin julkaisut ja toimittajat, jotka ovat jo maininneet yrityksellesi relevantteja aiheita. Nämä toimittajat vastaavat todennäköisesti myönteisemmin viesteihisi, sillä he ovat jo osoittaneet vankkaa kiinnostusta sektorillasi.
Kun pitchaat, on hyvä pitää mielessä mikä erottaa yrityksesi kilpailijoistasi. Jos toimittaja on jo kirjoittanut palvelusta tai tuotteesta sektorillasi, hän ei todennäköisesti halua kirjoittaa samasta aiheesta heti uudelleen.
8. Tarkenna kontaktilistaasi entisestään
Pidä toimittajalistasi lyhyenä ja ytimekkäänä. On parempi omata lyhyt mutta relevantti lista toimittajia, joiden kanssa pidät tiiviisti yhteyttä, kuin valtava tietokanta kontakteja, joille puhut vain harvoin.
Ohessa muutamia kriteerejä joihin kiinnittää huomiota toimittajalistaa kerätessä:
- Onko toimittaja generalisti vai erikoistunut johonkin aiheeseen?
- Kirjoittaako toimittaja suurelle yleisölle vai onko hän jonkin alan asiantuntija?
- Mikä on hänen kirjoitustyylinsä, kriittinen, humoristinen, analyyttinen?
- Haluaako toimittaja yhteydenottoja sosiaalisessa mediassa?
- Kirjoittaako toimittaja aikakirjoja, reportaaseja, artikkeleita, blogeja jne.?
Kun edellä mainitut seikat ottaa huomioon, voi yhteydenottopyynnön muokata tavalla, joka sopii toimittajan tapaan sisäistää informaatiota.
Emme voi olla korostamatta tätä askelta tarpeeksi. Toimittajat ovat usein ällikällä lyötyjä informaatiotulvasta, ja erityisesti informaatiosta, joka ei liity heihin. Yksi turhalta vaikuttava sähköposti voi olla kohtalokas ja sysätä yrityksesi blokattujen kontaktien listaan.
On helppo ajatella, että mitä useammalle toimittajalle juttujaan ehdottaa, sitä korkeammat ovat PR-menestyksen mahdollisuudet. Tämä ei kuitenkaan ole totta. Laatu on määrää tärkeämpää. Henkilökohtainen ote kantaa hedelmää pitkällä aikavälillä. Jopa toimittajan etunimen käyttäminen voi saada aikaan mahtavia tuloksia!
9. Pidä toimittajalistat ajan tasalla
Mediatietokannan luominen vie aikaa, niin kuin myös PR-tietokannan päivittäminen ajan tasaiseksi. Toimittajat ovat liikkuvaisia, joten kontaktien säännöllinen päivittäminen voi vain auttaa mediasaavuttavuuden aikaan saamisessa.
Ei ole olemassa ”lopullista” medialistaa, vaan ennemminkin työn alla oleva versio, johon lisätään kontakteja ja jota muokataan ajan saatossa. Tässä muutamia vinkkejä mediatietokannan siistinä pitämiseen ja ylläpitoon:
Laita takapakit muistiin
Jos sähköpostit palaavat takaisin yhteyttä ottaessa, on todennäköistä, että toimittaja on lähtenyt julkaisusta, josta yritit häntä tavoittaa. Bumerangina takaisin tulevissa sähköposteissa on usein paljon informaatiota, muun muassa siitä, kuka on lomalla, kuka tuuraa heitä, kuka on lähtenyt, ja mahdollisesti, kuka on tullut heidän tilalleen. Käytä näitä sähköposteja hyödyksesi pressilistoja päivittäessäsi. Älä poista näitä sähköposteja, kunnes olet käynyt niissä olevat tiedot läpi ja päivittänyt mediakontaktisi niiden mukaisesti.
Huomioi vastaamattomat viestit
Jos olet lähettämällä pitchannut tiettyä toimittajaa jo useasti, ja he eivät vieläkään ole tarttuneet ehdotukseesi, älä tuhlaa aikaasi heihin. Siirry eteenpäin usean epäonnistuneen yrityksen jälkeen.
Älä lopeta mediakontaktien lisäämistä
Kuten jo aikaisemmin mainittu, etsi online-julkaisuista ja sosiaalisesta mediasta henkilöitä, jotka dominoivat keskustelua, jossa haluat olla osana, ja lisää heidät listaasi. Mediasuhteen kehittäminen aloittelevan toimittajan kanssa on paljon helpompaa, kuin tunnetun toimittajan tavoittaminen.
Pidä silmällä median liikehdintää
On olemassa monia julkaisuja, jotka tiedottavat lukijoita alan tärkeistä muutoksista ja uutisista — esimerkiksi PR Week. Voit myös asettaa haun mediaseurantatyökalusi avulla, joka ilmoittaa kun joku vaihtaa työpaikkaa ja jättää yrityksen. Näin voit alkaa rakentaa suhdetta heidän seuraajansa kanssa.
Jos olet kiinnostunut kuulemaan lisää, miten Meltwater voi auttaa sinua luomaan vankan mediakontaktien tietokannan sekä PR-strategian, jolla on korkea ROI, täytä yhteystietosi alla varataksesi ajan esittelyyn!
