Lehdistötiedotteen kirjoittaminen – näillä vinkeillä onnistut

Mediatiedotteen kirjoittaminen
Mediatiedotteen kirjoittaminen

Onko lehdistötiedotteen kirjoittaminen ajankohtaista? Miten herättää toimittajan kiinnostus, miten kirjoittaa hyvä lehdistötiedote ja miten saada se läpi mediassa? Kokosimme yhteen vinkit, joiden avulla laadit onnistuneen tiedotteen.

1. Tiedota otsikolla, joka huomataan

Tiedote on mediaviestinnän perusta ja toimittajat vastaanottavat päivittäin hurjan määrän sähköposteja. Harmillinen tosiasia on kuitenkin se, että suurinta osaa tiedotteista ei koskaan avata tai edes lueta toimituksissa ensimmäisiä rivejä pidemmälle, koska ne eivät ole tarpeeksi kiinnostavia. Siksi on tärkeää panostaa jo tiedotteen otsikkoon, joka kiinnittää toimittajan huomion.

Kerro toimittajalle itse uutinen jo otsikossa. Otsikon tulee vastata tiedotteen sisältöä ja hyvän tiedotteen otsikko voi myös olla pitkä. Pääasia on, että tiedotteen sisältö tulee otsikossa selvästi esiin. Jos kyseessä on paikallinen uutinen, otsikoi paikallisesti ja mikäli kyseessä on valtakunnallinen uutinen, mieti otsikkoa valtakunnalliselta kannalta. Huomioi myös tiedotteesi avainsanat – löytyvätkö ne otsikosta? Hyvä keino on miettiä, millä sanoilla uutista haettaisiin Googlesta. 

Alla viisi esimerkkiä tiedotteista, jonka pohjalta eri mediat uutisoivat aktiivisesti vuonna 2019:

✔️ Identiteettivarkaudet ovat Suomessa yleisempiä kuin pyörävarkaudet – vain joka toinen tekee rikosilmoituksen poliisille
✔️ Hyvinkääläinen perhe säästi sähkölaskussa yli tuhat euroa puolessa vuodessa – suurimmat energiasyöpöt ilmanvaihtokone ja lattialämmitys
✔️ Pian sinunkin palkkakuittisi tarkistaa robotti – "Jopa 80 prosenttia työvaiheista voidaan automatisoida”
✔️ Tässä on Suomen paras työpaikka – hotelliyritys valittiin toista vuotta peräkkäin
✔️ Kaurankuoresta tehdään pian energiaa Hankkijan Turun tehtaalla

2. Tuo ingressissä esiin se, mikä tiedotteessa on uutta ja kiinnostavaa tietoa

Otsikkosi on saanut toimittajan avaamaan tiedotteesi, mutta jos sen ensimmäinen lause ole riittävän kiinnostava, saattaa lukeminen jäädä siihen paikkaan. On siis syytä sijoittaa tiedotteen tärkein huomio heti alkuun. Jätä liiat taustatiedot ingressistä pois ja kerro tiedotteen lukijalle lyhyesti mitä tapahtui tai tapahtuu, missä, milloin ja miksi?

Tiedotetta kirjoittaessa kannattaa myös miettiä kiinnostaako aihe myös yrityksen ulkopuolisia henkilöitä: kirjoita tiedote kuluttajille, älä yrityksesi osakkeille. Myös blogikirjoituksesta on mahdollista saada tiedote aikaan. Tärkeintä on vakuuttaa tiedotetta lukeva toimittaja siitä, että juttuun kannattaa tarttua ja tiedotteen asia kiinnostaa julkaistavan jutun loppukäyttäjää, eli sen lukevaa kuluttajaa.

3. Kerro aiheesta lisää leipätekstissä, mutta vältä rönsyilyä ja teknistä termistöä

Avaa tiedotteen leipätekstissä jutun sisältöä tarkemmin. Käytä selkeää, ytimekästä kieltä ja etene leipätekstissä tärkeistä pointeista kohti vähemmän tärkeitä. Pidä tiedotteen tyyli uutismaisena ja neutraalina. Uutisarvoa on hyvä perustella eri luvuilla, tutkimuksilla tai kyselyillä. Pyri välttämään jargonia ja teknistä termistöä, sillä ne heikentävät tekstin luettavuutta.

Tiedote kannattaa kirjoittaa sellaiseen muotoon, että parhaassa tapauksessa toimittaja voi julkaista sen sellaisenaan. Mitä vähemmän muokkausta ja lisätietojen kalastelemista juttusi tarvitsee, sitä varmemmin se tulee julkaistuksi. Tiedotteen pituus kannattaa pitää n. 300-400 sanassa, sillä liian pitkät tiedotteet jäävät helpommin lukematta.

4. Lainaa fiksusti! Sitaateilla saat elävyyttä ja tunnetta tiedotteeseen

Erotellut lainaukset esimerkiksi toimitusjohtajalta toimivat tiedotteessa hyvin ja rakentavat neutraaliin tiedotteeseen tarinaa. Lainauksia ei tule käyttää faktojen lisäämiseksi, vaan tuomaan esiin mielipiteitä ja ihmisten tekemiä huomioita. Pidä lainaukset selkeinä ja luontevina, ihmisen suuhun sopivina ja vältä alasi erikoistermejä. Pohdi myös tarkkaan, kuka on relevantein henkilö kommentoimaan yrityksestäsi uutisoitavaa asiaa. Käytä lainauksia henkilöltä, joka on lähimpänä uutista.

Älä tuhlaa merkkejä ja aikaa itsestäänselvyyksiin, kuten:

❌ ”Olemme erittäin tyytyväisiä, että ryhdymme yhteistyöhön firma X:n kanssa."

5. Lisää tiedotteeseen yhteystiedot ja ole tavoitettavissa, kun tiedote julkaistaan

Nosta tiedotteen yhteystietoihin vain henkilö tai henkilöt, jotka ovat tavoitettavissa heti tiedotteen julkaisun aikaan, sekä koko päivän tiedotteen julkaisun jälkeen. Yhteystietoihin kannattaa lisätä tavoitettavissa olevan henkilön nimi, titteli, sähköposti ja puhelinnumero. Hyvä lisä on myös yhteyshenkilön Twitter- ja LinkedIn-profiili, mikäli henkilö on aktiivinen näissä kanavissa.

6. Älä tee virheitä, jotka ohjaavat tiedotteesi roskapostiin

Isot tiedostot jäävät helposti kiinni roskapostifiltteriin, eikä toimittaja pahimmassa tapauksessa saa koskaan mahdollisuutta tiedotteen näkemiseen. Jotta tiedotettasi ei luokiteltaisi automaattisesti roskapostiksi, pyri pitämään liitteet max. 2 MB kokoisina. Hyvä tapa on myös upottaa liitteet tiedotteeseen linkkien taakse, jotka on muotoiltu selväsanaisiksi teknisten url-osoitteiden sijasta. Älä käytä liitteenä .xls tai .zip-tiedostoja, sillä niiden katsotaan usein sisältävän ison virusvaaran.

7. Kohdenna oikein ja vältä ruuhkaisia uutispäiviä

Eri medioilla ja toimittajilla on omat aiheensa, joista he kirjoittavat. Älä siis lähesty jokaista toimittajaa ja mediaa tiedotteellasi, vaan muista kohdentaminen. Autoista kirjoittavaa toimittajaa tuskin kiinnostaa tiedote uudesta helsinkiläisestä ravintolasta. Lähettämällä tiedotteita väärille mediakontakteille varmistat löytyväsi jatkossa estetyistä sähköposteista.

Kontaktilistat on hyvä pitää ajan tasalla. Listoja luodessa on hyvä miettiä, ketä haluat tavoittaa tiedotteillasi. Tässä auttavat esimerkiksi:

✔️ Kategoria-haku (esim. talous)
✔️ Alueelliset listat (esim. Savon listat)
✔️ Tieto siitä, ketkä ovat aiemmin kirjoittaneet tiedotetta koskevasta aiheesta
✔️ Tiedotteen sisältöön perustuva lista, jota ei saa kategorialla (esim. geoterminen lämpö)
✔️ Tieto siitä, ketkä etkä aiemmin avanneet tiedotteita.

On myös hyvä muistaa, että ruuhkaisina uutispäivinä tiedottamista kannattaa välttää. Hyvä esimerkki tästä on verotietojen julkaisupäivä – oma tiedote kannattaa siirtää tuolloin suosiolla muulle päivälle, ettei se jää verotietojen julkaisun jalkoihin.

8. Tarkastele tiedotteen avausprosenttia ja avaa keskustelu tiedotteen lukeneiden toimittajien kanssa

Tiedotteen lähettämisen jälkeen kannattaa seurata sitä, millaisen vastaanoton tiedote on saanut. Tiedotteen avausprosentin lisäksi on hyvä tarkastella seuraavia asioita: kuka on vain vilkaissut tiedotettasi, kuka on lukenut tiedotteen loppuun asti, ja kuka on klikannut tiedotteesta lisätietoja auki. Näiden tietojen pohjalta on helpompi avata keskustelu toimittajien kanssa. Hyvä follow-up on esimerkiksi soitto tai twiittaaminen toimittajalle. Keskustelunavauksen ja vuorovaikutuksen myötä jutun julkaisu on entistä todennäköisempää.

Oletko lähettämässä lehdistötiedotetta ja toivot sille parempaa menestystä?
✔️ Meltwaterin tiedotejakelupalvelun avulla sinun on mahdollista löytää tiedotteellesi sopivat toimittajat kategorioiden, kirjoitettujen artikkelien tai maantieteelliseen rajaukseen pohjautuen. Meltwaterin tiedotejakelupalvelu mahdollistaa mediatiedotteiden lähettämisen sekä läpimenon seuraamisen yhdessä palvelussa. Tiedotejakelupalvelustamme löydät myös toimittajien suorat yhteystiedot.