Haz sentir tu presencia: La guía de relaciones públicas y mercadeo para ser productivo en conferencias

Haz sentir tu presencia: La guía de relaciones públicas y mercadeo para ser productivo en conferencias

Mai Le
Abril 3, 2017

¡Ya llegó la temporada profesional de conferencias! Una vez hayas decidido a que conferencia ir y que viajes tienes que realizar, ¿Qué más debes hacer para prepararte?

Meltwater está participando en varias conferencias, incluyendo SXSW.

Un equipo de relaciones públicas y marketing tiene objetivos específicos en cada conferencia, pero al prepararme, me doy cuenta de que hay muchos pasos de pre-planificación y estrategia involucrados. Junto con un montón de aprendizaje y trabajo en redes sociales, las metas de la conferencia incluyen la producción de contenido, y tener un pensamiento firme a través del proceso es esencial para adaptar todo.

Sesiones de investigación y talleres

Si no tienes un pase completo para un evento, es posible que desees examinar otras opciones. Esto puede significar tener un pase de prensa general o un pase de pasillo de exposición. Obtener el acceso correcto es el comienzo de tu viaje al evento, así que asegúrate de que tengas las credenciales correctas.

Si te has registrado como asistente completo, alístate e inscríbete en talleres o sesiones de trabajo antes de llegar. Ahora, seguro te estarás preguntando: “¿Cómo decido a cuáles ir?”. Ojalá que el equipo del evento te dé información suficiente para tomar decisiones. Si deseas garantizar la entrada para ver a un presentador importante, busca videos de la persona, o crea una búsqueda relevante en tu plataforma de inteligencia de medios y échale un vistazo a los videos y artículos publicados por o sobre esta persona.

Deja listas tus cuentas en redes sociales para la conferencia

Si no utilizas tus plataformas sociales para el trabajo, limpialas o comienza nuevas cuentas especialmente para lugares profesionales, como conferencias. Esto te ayudará mucho a conectarte con personas de tu misma industria. ¿No sabes por dónde empezar? LinkedIn funciona muy bien para redes profesionales, Twitter e Instagram funcionan para monitorear el evento y conectarse con otros asistentes en tiempo real.

Dependiendo de la conferencia, puede ser posible ver una lista de asistentes con las manijas(@) sociales que lo acompañan antes de llegar. Además, si los organizadores de eventos publican manijas específicas de Twitter y Instagram – Pues, ¡Ya estás adelante del juego! Coge todos estos y ponlos en las listas de Twitter. Si estás super organizado, separar los oradores y los asistentes puede ser útil más adelante cuando estás en el sitio cubriendo la conferencia. Ya que Instagram no proporciona la capacidad de hacer listas, solo sigue las principales manijas(@).

Si no hay nombres de asistentes o identificadores sociales en el sitio web de la conferencia, descubre a los asistentes al ver quién está usando el hashtag del evento y los nombres de los ponentes. En el caso de South by Southwest, por ejemplo, yo busqué el evento 2017 con el hashtag de marca #SXSW, además de “South by Southwest” y “southbysouthwest”. Conectar una búsqueda booleana en una plataforma de inteligencia de medios tiene la ventaja de mantener las búsquedas en ejecución, la recopilación de resultados a lo largo de su proceso de planificación, y la capacidad de detectar posibles tendencias auxiliares para el evento.

Meltwater Platform

Después de llegar a un cierto punto de inflexión, digamos 100 asistentes en tu lista de Twitter, un buen tweet de compromiso antes de la conferencia podría ser, “¿Quién más va a ir a #SXSW? Estoy haciendo una lista de asistentes y no quiero perder a nadie de vista!” Esto te puede servir en tres maneras: Primero, se transmitirá a tu asistencia y a otras personas que también estén haciendo una lista como la tuya. Segundo, esto te puede conectar con más gente. Y por último, esto puede atraer a nuevas respuestas. Es posible que tu lista de Twitter sea la más completa (y por lo tanto será utilizada en el terreno, durante la conferencia).

Produciendo cobertura sobre la conferencia

En este punto, tú puedes tener una idea de cómo te gustaría cubrir la conferencia. Durante un evento, especialmente uno que tiene una semana de duración, es difícil hacer otra cosa que enfocarse en lo que está pasando en el presente. Tú estarás ocupado publicando en las redes sociales, asistiendo a sesiones, tomando notas, viendo demostraciones de expositores, participando en cocteles y cenas, etc. Por lo tanto, teniendo una idea de cómo será tu cobertura y prepararla antes de tu llegada, es la mejor manera de crear y producir contenido mientras estés allí. Saca tiempo en tu calendario para trabajar en tu proyecto y así este tendrá el máximo impacto. Producir y obtener contenido (ya se trate de un blog o infográfico) antes (o poco después) de la conferencia te permitirá aprovechar el hashtag en las promociones de canal social. También, esto te puede ayudar a consolidar nuevas relaciones que has forjado en el evento y posicionarlo como una parte esencial de la comunidad objetivo de la conferencia (el primer paso hacia el liderazgo de pensamiento en la industria).

Aquí hay algunas ideas para tener en cuenta en la cobertura:

  • Videos de entrevistas a transeúntes para usarlos en las actualizaciones diarias de Twitter
  • Proyecto fotográfico que destaca a los oradores o asistentes que reflejan los datos demográficos de tu público
  • Videos en Facebook live o SnapChat desde la sala de conferencias, promoviendo estos ampliamente en los canales sociales
  • Publicación diaria de blogs que resumen las diferentes presentaciones
  • Tuits en vivo con atribución (La lista de Twitter es muy útil aquí)
  • Cobertura social general del evento en Twitter e Instagram con hashtags (ayuda a consolidar nuevas relaciones)
  • Infografía o post-blog que incluye lecciones aprendidas y citas favoritas

Para el final de cada día

Una gran parte de las conferencias son las oportunidades de networking. Como dice YxYY: “En la típica conferencia, sabemos que las mejores conversaciones ocurren en los pasillos. También pueden ocurrir en la hora de un coctel o en el camino de punto A al punto B”.

Si eres nuevo en esto de las conferencias o en la profesión, ¿Cómo puedes garantizar oportunidades para tener estas conversaciones? Una vez más, la escucha social es tu amigo. Mientras investigas los hashtags de la marca de la conferencia, incluye “happy hour”, “cena de asistentes”, “cena VIP”, “bebidas” y “después de horas” para tener una idea de lo que está pasando y quién va a ir a estos eventos. Para asistir a eventos, RSVP a tantos eventos con invitaciones abiertas como puedas asistir. También puedes sacar a la luz mensajes de otros asistentes que sugieren un compromiso presencial. Si te sientes atrevido(a), responde a la llamada de: “¿Alguien en la sala de conferencias quiere salir a cenar?” O lanzar una invitación social por ti mismo. De cualquier manera, las conferencias son una manera de salir allí y conocer a colegas con ideas afines sobre tu industria. Utilizando la inteligencia de los medios de comunicación y la búsqueda de canales sociales, puedes enriquecer la experiencia de tu conferencia y hacerla más productiva.

Hemos cubierto sesiones, preparando cuentas personales de redes sociales, rastreando las cuentas sociales de los asistentes a la conferencia, escuchando hashtags de la conferencia en tiempo real y contribuyendo con tu posicionamiento en la conferencia y preparándote para los eventos de final de día.

Usando esto como una guía, planificando tu cobertura y escuchando a los asistentes a lo largo de la conferencia (antes, durante y después) garantizará una experiencia productiva para ti. Si tienes toda la informacion que necesitas, ¡Sal yá y empieza a hacer networking!

Una versión de este post fue publicada originalmente el 26 de agosto de 2016.

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