Als marketing- en communicatie professionals hebben we tegenwoordig een enorme hoeveelheid aan kanalen tot onze beschikking om een boodschap te verspreiden. We werken nauw samen met journalisten en influencers, e-mailmarketing helpt ons om snel en effectief te communiceren met onze klanten en via social media staan we live in contact met de doelgroep. Maar hoe communiceren we eigenlijk met onze interne stakeholders? Door de focus op alle technologische ontwikkelingen die ons helpen om extern te communiceren, wordt het belang van interne communicatie af en toe over het hoofd gezien. Maar het is naïef om de waarde van een goede interne communicatiestrategie te onderschatten. Interne communicatie helpt je namelijk om je stakeholders ten alle tijden op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen in en rondom de organisatie, maar ook bijvoorbeeld om je marketing- en communicatie activiteiten te rechtvaardigen tegenover je stakeholders. Maar wat zijn de geheimen van een succesvolle interne communicatiestrategie?

interne communicatie

Als je je gaat buigen over de vraag hoe je al je stakeholders, die toch veelal geïnteresseerd zijn in verschillende dingen, op de hoogte kunt houden met de juiste informatie, dan loop je waarschijnlijk tegen een paar struikelpunten aan. Om een succesvolle interne communicatiestrategie op te zetten moet je jezelf dan ook eerst een aantal vragen stellen.

  • Wat is het doel van mijn interne communicatiestrategie?
  • Welke informatie wil ik delen met mijn stakeholders?
  • Hoe bereik ik mijn stakeholders?

1. Het doel

Een interne communicatiestrategie is zinvol voor iedere organisatie; voor het informeren van bijvoorbeeld je werknemers, het bestuur, de aandeelhouders of alumni. Maar voor iedere organisatie kan het doel van de interne communicatiestrategie verschillend zijn. Denk bijvoorbeeld aan een universiteit, die haar studenten op de hoogte wil houden van belangrijke ontwikkelingen middels het intranet. Een ‘goed doel’ die haar leden informeert over nieuwe acties, onderzoeken en successen middels een newsfeed. Of een Fortune 500 bedrijf die de meest recente kansen en bedreigingen deelt met haar bestuur en aandeelhouders middels een nieuwsbrief.

Om het doel van je interne communicatiestrategie te bepalen moet je kijken naar wie je stakeholders zijn en wat zij belangrijk achten. Je stemt de interne communicatie namelijk als het ware net zo af als je externe communicatie activiteiten: gepersonaliseerd per ‘soort’ stakeholder. Als gevolg hiervan wordt de content die je verstuurt ook beïnvloed. Het bestuur zal waarschijnlijk geïnteresseerd zijn in de financiële resultaten van de organisatie, of online vermeldingen over de directeur van je grootste concurrent. Daarentegen zal je R&D-afdeling of productontwikkelings-team waarschijnlijk meer geïnteresseerd zijn in online reviews van klanten en online conversaties op social.

2. Welke informatie wil ik delen?

Zodra je vastgesteld hebt wie je stakeholders zijn en in welke informatie zij geïnteresseerd zijn, ga je op zoek naar de juiste informatie om daadwerkelijk te delen. Maar hoe vind je nou de juiste informatie over jouw organisatie of markt, om vervolgens te delen met je stakeholders? En hoeveel inhoud is te veel inhoud?

Uit de online ‘broodkruimels’ die jij, de media en je concurrenten dagelijks online achterlaten kan je veel interessante inzichten opdoen. Denk hierbij aan redactionele content, social media posts, nieuwe wet- en regelgevingen, patenten, vacatures, online reviews, advertentie uitgaven etc. Er zijn dan ook verschillende soorten (externe) content die je kunt overwegen op te nemen in je interne communicatie strategie:

  • Vermeldingen van je merk of organisatie
  • Nieuws over je klanten
  • Industrie trends
  • Informatie over de concurrentie
  • Politiek, economisch, sociaal en technologisch nieuws dat je sector kan beïnvloeden

Door deze content te monitoren en te analyseren kun je de belangrijkste externe inzichten over jouw organisatie, de concurrenten en de markt delen met je stakeholders. Aan de hand van deze inzichten kunnen zij betere beslissingen nemen voor jouw organisatie. Het nemen van beslissingen enkel op basis van interne data is namelijk zeer responsief. Deze gegevens vertellen alleen iets over het verleden en zeggen niks over de gebeurtenissen buiten de organisatie. Door de juiste externe informatie met de juiste stakeholders te delen zorg jij ervoor dat ze beter geïnformeerd zijn en beslissingen voor de toekomst kunnen nemen.

Hoeveel inhoud is te veel inhoud?
Je wilt je lezers niet bedolven met (irrelevante) content. Er is namelijk maar een maximum dat ze op een dag kunnen lezen. Een goede balans is dus belangrijk. Probeer daarom altijd kritisch te beoordelen welke informatie relevant is en met welke frequentie je de informatie moet delen. Dit kan bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of zelfs maandelijks en is afhankelijk van het doel van je strategie.

3. Het bereiken van je stakeholders

Het implementeren van een interne communicatiestrategie in je huidige marketingmix hoeft geen enorme veranderingen of hogere werkdruk met zich mee te brengen. Er bestaan namelijk hele handige hulpmiddelen om jou hierin te ondersteunen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een eenvoudig te gebruiken nieuwsbrief, waarmee je al je stakeholders kunt informeren over nieuwe ontwikkelingen. Met een paar klikken kan jij de juiste informatie in een branded, professionele nieuwsbrief zetten.

Maar hoe zorg je ervoor dat je communicatiemiddelen als je nieuwsbrief, newsfeed of intranet interessant genoeg zijn en dat je stakeholders je content lezen (en eventueel delen)?

1. Blijf constant op de hoogte van de laatste inzichten uit jouw markt.
Monitor de meest relevante informatie aan de hand van zoekwoorden en zorg ervoor dat jij je betrokkenen informeert, niet andersom. Zo bouw je vertrouwen op en zullen ze met plezier wachten op jouw updates.

2. Maak het zo eenvoudig mogelijk voor je lezers om belangrijke content te delen met hun netwerk.
Je stakeholders zijn één van je belangrijkste advocates! Vaak zal je dan ook niet willen dat de content in je nieuwsbrief alleen in de mailbox van de ontvanger blijft. Als er bijvoorbeeld positief over je is geschreven in de media of je een leuke campagne hebt opgezet, dan wil je natuurlijk dat iedereen dit kan lezen. Door het gemakkelijk te maken voor je stakeholders om deze informatie te delen via hun sociale kanalen, vergroot je eenvoudig de zichtbaarheid van je organisatie in de media. In deze webinar vertelde employee advocacy experts Roos van Vugt en Marjette den Heijer meer over hoe je je werknemers in kunt zetten als brand ambassadors.

3. Zorg dat je lezers de content kunnen ‘scannen’.
Om ervoor te zorgen dat je stakeholders de juiste informatie tot zich nemen, moet je het zo gemakkelijk mogelijk maken voor je lezers om de context van een artikel of post direct te begrijpen. Zo kan het bijvoorbeeld helpen om een korte beschrijving per artikel toe te voegen, of een algemene beschrijving van het onderwerp van je nieuwsbrief. Daarnaast is het belangrijk om de inhoud van je communicatie te categoriseren, zodat je lezers direct kunnen zien waar ze iets kunnen vinden.

4. Verstuur de content in de stijl van je merk.
Als marketing- of communicatie professional ben je de bewaker van je merk (of de politie zoals je jezelf wellicht af en toe ziet). Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alle stakeholders die communiceren vanuit jouw organisatie, dat in lijn doen met de officiële branding. Denk hier dan ook zelf aan als je communiceert met je stakeholders!

Hoe vaak moet ik nieuwe inzichten delen?
Veel Meltwater-klanten plannen hun nieuwsbrieven aan het begin van de week, zodat betrokkenen met de juiste informatie de week tegemoet gaan. Maar het is ook mogelijk om dit maandelijks te doen, bijvoorbeeld als je stakeholders de informatie niet wekelijks nodig hebben bij het nemen van beslissingen. Dit hangt dus ook weer af van wie je wilt informeren met welke informatie.

INTERNE COMMUNICATIE
Meltwater stelt gebruikers in staat om de belangrijkste online ontwikkelingen rondom een merk, organisatie, concurrent of markt te analyseren. Met behulp van een interne nieuwsbrief, een newsfeed op de website of middels het intranet is het voor gebruikers mogelijk om uit deze inzichten de meest belangrijke content te selecteren en, in de huisstijl van de organisatie, te delen met stakeholders.