Korona nosti yhdessä yössä sisäisen viestinnän yritysten tärkeimmäksi tehtäväksi oman organisaation ja sidosryhmien välillä. Kun suurin osa työntekijöistä on siirtynyt pandemian vuoksi etätöihin, aktiivinen vuorovaikutus on kaiken toiminnan kulmakivi ja tärkein motivaattori.
Sisäinen viestintä on muutakin kuin tiedottaminen. Se on yhteishengen nostattamista ja työntekijöiden sitouttamista sekä tuloksia tuovaa vuorovaikutusta. Viimeistään nyt yritysten on pakko panostaa siihen, että tieto kulkee ja kaikki ovat ajan tasalla siitä, mitä organisaation sisällä tapahtuu.
Mitä on korona-ajan sisäinen viestintä?
Sisäinen viestintä on ennen kaikkea asiakaspalvelua, jolla mahdollistetaan niin liiketoiminnallisten kuin tulevaisuuden tavoitteiden saavuttaminen. Kun aiemmin keskusteltiin yhdessä saman pöydän äärellä, lounastunneilla ja kahvitauoilla, nykyisin oman intran ja muiden sisäisten viestintäkanavien rooli on entistä tärkeämmässä roolissa. Emme siis puhu enää vain sähköpostiviesteistä, vaan esimerkiksi Teams-palavereista ja Slack-kanavista.
Se, miten yritys mahdollistaa korona-aikana oman henkilöstön dialogin, vaikuttaa suoraan työntekijöiden motivaatioon, tuottavuuteen ja työhyvinvointiin.
Sisäinen viestintä motivoi ja rakentaa ryhmähenkeä
Kun sisäinen viestintä toimii, se myös sitouttaa ja motivoi työntekijöitä. Huonosti hoidettu sisäinen viestintä johtaa huhujen syntyyn ja turhautumiseen, kun tarvittava tieto pitää etsiä tai hankkia itse kysymällä. Huono tiedonvälitys heijastuu myös suoraan työtehtäviin, joita laiminlyödään siitä yksinkertaisesta syystä, että tieto ei ole välittynyt perille.
On perusteltua sanoa, että toimivan sisäisen viestinnän tulisi aina olla yksi yrityksen kilpailueduista: Kun työntekijät kokevat olevansa perillä asioista, he voivat keskittyä olennaiseen ja oman työn tuottavuuteen. Hyvä tiedonkulku on aina merkki yrityksen luotettavuudesta, joka omalta osaltaan vahvistaa yhteishenkeä.
Sisäinen viestintä on myös strategian jalkauttamista
Kaikki yrityksen työntekijät eivät tunne oman organisaation strategiaa, eikä johdon tule edes olettaa näin olevan – etenkin kun korona-aikana muutoksia syntyy entistä enemmän ja tiuhempaan. Sisäinen viestintä on juuri sitä varten, että oma organisaatio pidetään ajan tasalla nykytilanteesta ja tulevaisuuden visioista.
Voidaan siis sanoa, että sisäinen viestintä on myös palvelumuotoilun työkalu. Se on pitkäaikainen prosessi, ei yksittäinen projekti tai tehtävä, joka sysätään harjoittelijalle tai kesätyöntekijälle. Asiakaskokemus alkaa aina oman organisaation sisällä ja jalkautuu sitä kautta myös loppuasiakkaan kokemuksena.
Jos todella halutaan saada aikaan muutosta ja luoda yhteistä tahtotilaa, kaikkein tärkein työkalu on kommunikaatio.
Sisäinen viestintä kuntoon – näillä vinkeillä onnistut!
Koronavuosi on siirtänyt suuren osan työntekijöistä etätöihin. Tämä tarkoittaa, että vuorovaikutuksen määrä lounas- ja kahvitauolla – puhumattakaan yhteisistä palavereista ja tiedotustilaisuuksista, joita ennen järjestettiin saman pöydän ääressä – on nollassa.
Listasimme viisi vinkkiä, joiden avulla onnistut sisäisessä viestinnässä.
1. Ylläpidä avointa viestintäkulttuuria
Selvitä, miten tavoitat kohderyhmän parhaiten – ja muista, että kanavia on useita. Sama sisältö on helppo jalkauttaa useisiin eri kanaviin esimerkiksi Meltwaterin tarjoaman uutissyöte-työkalun avulla.
2. Tiedosta viestittävät asiat ja vastuut
Tiedosta, mistä asioista omaa henkilökuntaa ja sidosryhmiä tulee informoida ja millä aikataululla. Miten viestintä tapahtuu ja kuka siitä on vastuussa?
3. Viestinnän tulee olla selkeää
Selkeällä viestinnällä asiat tulevat luetuiksi ja ymmärretyiksi. Tiivistä ja kerro oleelliset asiat ja ohjaa tarvittaessa lisämateriaalin pariin. Äläkä unohda viestin otsikon tärkeyttä – sen tulee olla muutakin kuin “yrityksen x uutiskirje/tiedote”.
4. Ole avoin, läsnä ja viestitä aktiivisesti
Huhuilta vältytään vain jakamalla tietoa avoimesti ja usein. Rehellisyys maan perii, tiesi jo vanha kansa, eivätkä omat työntekijät ole poikkeus. Tasa-arvoinen viestintä liikkuu johdolta työntekijöille ja toisinpäin, minkä vuoksi sisäiseen viestintään tulee panostaa laajasti yrityksen sisällä. Kuuntelu on taito, jossa jokainen voi petrata.
5. Laadi sisäisen viestinnän suunnitelma
Sisäisen viestinnän suunnittelu saa viedä aikaa. Hyvin laaditulla viestintäsuunnitelmalla myös vältetään tiedonkulun siilot ja varmistetaan, että kaikki ovat ajan tasalla tärkeistä asioista. Suunnitelma tulee sitouttaa koko yrityksen käyttöön ja sen toimivuutta tulee tarkistaa säännöllisin väliajoin, myös mittaamalla tuloksia.
Sisäisen viestinnän tulee palvella omaa organisaatiota. Kanavia on tänä päivänä enemmän kuin yksi, enemmän kuin pelkkä uutiskirje. Monikanavainen viestintä saattaa kuulostaa työläältä, mutta onneksi Meltwaterilla on tähän toimiva ja hyväksi koettu ratkaisu.
Ota käyttöön Meltwaterin uutiskirje ja monikanavainen uutissyöte
Brändätyn uutiskirjeen avulla pidät organisaatiosi ja sidosryhmät ajan tasalla tärkeimmistä uutisista ja sosiaalisen median keskusteluista. Meltwaterin palvelusta lähetettävät uutiskirjeet on mahdollista muokata organisaatiosi visuaalisen ilmeen mukaiseksi. Kauttamme voit ottaa käyttöönne myös automaattisesti päivittyvän uutissyötteen.
Uutissyötteen avulla voit tuoda yritykseesi, tuotteeseesi tai brändiisi liittyvää ajankohtaista sisältöä omille verkkosivuillesi tai intranettiin. Uutissyöte kannattaa ottaa käyttöön yrityksen sisäisessä pikaviestipalvelussa, kuten Teamsissa tai Slackissa, jotta organisaatiosi pysyy ajan tasalla viimeisimmistä uutisista ja muutoksista.
Haluatko kuulla lisää uutiskirjeistä tai -syötteistä? Jätä yhteystietosi alla olevalla lomakkeella niin olemme sinuun pian yhteydessä!
