Vaikka tapahtuma-ala on tottunut jatkuviin muutoksiin, kukaan ei osannut varautua koronaviruksen aiheuttamiin seurauksiin. Maaliskuussa 2020 levinnyt epidemia jäädytti tapahtumatuotannon muutamassa päivässä, eikä tilanne ole palautunut entiselleen. Tuleen ei silti olla jääty makaamaan.
Useat yritykset ovat joutuneet kääntää tapahtumamarkkinoinnin strategian päälaelleen nykytilanteesta selviytyäkseen. Viimeistään nyt digiloikka on ollut pakko ottaa. Sopeutumisesta on tullut se supervoima, jonka avulla tapahtuma-alan ammattilaiset ovat lähteneet muovaamaan palveluitaan muutosten alla.
Onneksi verkko mahdollistaa paljon: siihen päivään asti, kun fyysiset kohtaamiset jälleen ovat mahdollisia, yrityksillä on käytössään uudenlaisia työkaluja tapahtumien tuottamiseksi. Olemme nähneet, kuinka keikat ovat siirtyneet verkkoon ja miten artistit myyvät pääsylippuja striimattuihin live-konsertteihin mainostamalla niitä omissa sosiaalisen median kanavissaan.
Muutamat artistit ovat jopa järjestäneet avoimet jatkot Teamsissa, jossa fanit pääsevät vuorovaikuttamaan esiintyjien kanssa. Samalla heille on annettu tarjouksia fanituotteista ja jaettu suorat ostolinkit verkkokauppaan chat-ikkunan avulla. Vain mielikuvitus on rajana, miten kanavia voi hyödyntää tässä maailmanajassa.
Tulevaisuudessa järjestetään yhä enemmän online-tapahtumia
Jatkossa 93% tapahtuma-alan ammattilaisista aikoo panostaa yhä enemmän online-tapahtumiin. Vaikka kohtaamiset ovat toistaiseksi siirtyneet yksinomaan verkkoon, huolellisesti suunnitellulla strategialla voidaan edelleen nähdä sijoitetun pääoman tuottoprosentti tapahtumapohjaisessa markkinoinnissa vuonna 2021.
Lisäksi yritykset voivat verkon avulla ylläpitää asiakassuhteita, saada palautetta yleisöiltä, mainostaa uusia tuotteita ja palveluita sekä lisätä tuotemerkin tunnettuutta. Markkinointi itsessään ei ole muuttunut, vain tapa markkinoida on muuttunut.
Järjestetyn online-tilaisuuden tyyppi riippuu aina sille asetetusta tavoitteesta. Esimerkiksi intiimit VIP-tapahtumat, joihin on kutsuttu vain tietty määrä ihmisiä, voivat auttaa voittamaan uusia asiakkaita, kun taas laajemmat verkostoitumistapahtumat auttavat lisäämään tuotemerkin tietoisuutta. Hiljattain lanseerattu Clubhouse on mainio tapa järjestää avoimia keskustelutilaisuuksia tai jatkoja online-tapahtuman tai striimatun live-keikan jälkeen.
Verkossa järjestettävien tapahtumien edut ovat huomattavat
Online-tapahtumien etuja ovat pienemmät kulut ja laajempi tavoittavuus, kun ihmiset pystyvät osallistumaan tapahtumaan kotisohvalta käsin. Esimerkiksi vuoden 2020 Kirjamessut järjestettiin kokonaisuudessaan verkossa ja lipun ostaneet pääsivät seuraamaan livenä lähetettäviä keskustelutilaisuuksia verkon välityksellä.
Tulevaisuuden tapahtumamarkkinointia kannattaakin hahmotella hybridi-mallin mukaiseksi, jossa osa tapahtumasta tapahtuu kasvokkain ja osa verkon välityksellä. Näin tapahtumalle saadaan laajempi peitto ja siten enemmän lipputuloja, kun osa tai jopa koko lähetys voidaan näyttää myös verkossa, jossa ovimiehen sijaan ostettu pääsylippu rekisteröidään käyttöön tapahtuman verkkosivuilla.
Miltä tapahtumamarkkinoinnin tulevaisuus näyttää?
Vaikka digitalisaation tuomat mahdollisuudet ovat vahvistaneet osaansa tapahtumamarkkinoinnissa, ihmisten tarve kohdata kasvokkain ei katoa koskaan. Tulee aika, jolloin tapahtumia voidaan taas järjestää entiseen tapaan, mutta sitä ennen yritysten on sopeuduttava haasteisiin ja pystyttävä soveltamaan uusia käytäntöjä.
Tulevaisuutta on hyvä suunnitella ainakin jollain tasolla, vaikka tällä hetkellä tärkeintä on pitää katse tiukasti nykyhetkessä. Monet miettivät, miten ylläpitää asiakassuhteita ja miten mahdollistaa kiinnostavia ja onnistuneita kohtaamisia verkossa: onneksi vaihtoehtoja löytyy niin live-esiintymisistä webinaareihin ja haastatteluihin kuin workshoppeihin ja muihin osallistaviin kokonaisuuksiin.
Kuten edellä mainittu, markkinointi itsessään ei ole muuttunut, vain tapa markkinoida on muuttunut.
Silti on totta, ettei kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen synnyttämää energiaa ja tunnetta voi koskaan välittää ruudun välityksellä. Sitä tunnetta ei voita mikään, kun seuraavan kerran pystymme kohtaamaan toisemme ilman maskeja kiinnostavan puhujan tai suosikkiyhtyeen noustessa lavalle samassa tilassa, ihmisjoukon ympäröimänä.