Stockholm stads IT-direktör, Ann Hellenius, gästade nyligen succépodden #KommuniceraMera. Ann arbetar med att digitalisera Stockholm. Hon har fått fina priser och är bland annat utsedd till Europas bästa IT-chef. I detta avsnitt delar Ann med sig av sina bästa tips kring digitalisering. Lyssna på avsnittet via spelaren eller läs intervjun i dess helhet nedan.

Klicka HÄR för att lyssna med din Iphone!

Klicka HÄR för att lyssna med Android!


Vad tänker du när jag säger kommunicera mera?

Ann Hellenius: Jag tänker att det är ett härligt namn på den här podden!
Världen skulle se helt annorlunda ut om alla skulle kommunicera mera. Det finns mycket missförstånd och konflikter just för att vi inte kommunicerar med varandra tillräckligt. Mycket av de saker i livet som ger en glädje bygger på fin och bra kommunikation. För att inte tala om ledarskap där kommunikation är helt avgörande för att driva utveckling.

Hur duktiga tycker du att ni i Stockholm Stad är på att kommunicera?

Ann Hellenius: Stockholm stad består av 40 000 anställda. Det gör det generellt sätt inte går att svara på hur bra vi är på att kommunicera. Vi har verksamheter inom många olika typer av områden i Stockholm och totalt sett så är kommunikation helt avgörande för oss.

Hur är är era verksamheter organiserade i Stockholm stad?

Ann Hellenius: Vi har ungefär 50 förvaltningar och bolag inom staden. Det är väldigt många olika typer av verksamheter. Allt från exempelvis verksamheter inom miljö, skola, trafik och äldreomsorg. Utöver detta har vi en förvaltning som heter stadsledningskontoret. Där jobbar vi statsövergripande under kommunstyrelsen som är politiskt styrande och fattar beslut. Jag sitter på avdelningen för digital utveckling på stadsledningskontoret och där jobbar vi med att göra staden smartare. Vi är en blandning av olika kompetenser och det krävs för att driva en digital utveckling framåt idag.

Hur jobbar ni med intern- och extern kommunikation?

Ann Hellenius: Den digitala kommunikationen är något som är väldigt viktigt för oss och där når vi ut till många medborgare. Det finns också medborgargrupper vi inte når ut till i vår digitala kommunikation. Därför är det väldigt viktigt för oss att jobba med ett inkluderande perspektiv. Vi har exempelvis medborgarkontor och en kommunikation med staden som inte innefattar digitala kanaler. Det är vår kommunikationsavdelning som håller ihop vår interna kommunikation via ett kommunikationsnätverk. Min avdelning och vår kommunikationsavdelning jobbar väldigt nära tillsammans inom staden.

Hur kan mindre kommuner bli bättre på digital kommunikation?

Ann Hellenius:För det första handlar det om att förstå att medborgarnas beteende förändras snabbt. Där gäller det att hitta ett sätt att möta deras förväntningar. Exempelvis använder 72% av Sveriges tvååringar internet idag. Det är därför viktigt att vara redo för framtidens medborgare. Detta är en stor utmaning för alla kommuner. Det gäller att hitta ett sätt att förstå den snabba förändringen och jobba med digital inkludering. Både jobba med nya snabba processer men även långa säkra processer. Mitt viktigaste tips är därför att få in personer som är uthålliga och som vågar testa nya saker för att kunna driva en transformation.

Hur jobbar ni på Stockholm stad för att hitta rätt kompetens?

Ann Hellenius: Utvecklingen i det digitala samhället går fort och det går inte längre att rekrytera personer utifrån endast tidigare arbete. Man måste istället rekrytera personer som har stor potential. Det behövs personer som kan kommunicera, snabbt ta in ny information och är anpassningsbara. Jag personligen kollar mycket på uthållighet som en faktor när jag rekryterar. Stockholm stad jobbar även med externa rekryteringsbolag och annonsering när vi rekryterar.

Hur mycket tid skulle du som IT- direktör säga att du lägger på att vara strategiskt respektive operativ?

Ann Hellenius: Jag tycker att det som är strategiskt och operativt går väldigt mycket ihop. Jag ser till att skapa en organisation under mig som är bra på att leverera inom sina olika områden. Detta så jag kan frigöra tid. För mig handlar det väldigt mycket om att hitta tid för egen reflektion, men också tid med ledningsgruppen. Vi samlas varje fredag och reflekterar tillsammans. Detta för att skapa en kultur och ett klimat där vi kan lära oss av våra misstag. Det ger oss individer en möjlighet att växa och vi sätter punkt på fredagen och kan fortsätta framåt.

Vilken organisation eller kommun tycker du är bäst på att kommunicera i Sverige?

Ann Hellenius: Det finns många goda exempe. En annan stad som jag tycker är duktiga på att kommunicera är Malmö stad. Vi har även gjort en del samarbeten. Vi har skapat en app tillsammans för barn och ungdomar som har fått en otroligt bra respons. Där kan de ladda ner böcker digitalt istället för att låna böcker på bibliotek. Jag är även imponerad av UR som släppt VR upplevelser. En variant där man kan testa hur det känns att vara mobbad. Det är självklart hemskt men jag tycker det är ett fantastiskt exempel på när tekniken används för att skapa känslor. Känslor som leder till insikter och skapar ett budskap.

Var ligger i er pipeline härnäst?

Ann Hellenius: Det är mycket! Vi har ungefär 200 IT projekt som ligger löpande hos oss. Mycket ligger i att skapa ett hållbarhetstänk. Både ett klimatsmartare Stockholm, ett effektivare Stockholm och ett mer socialt hållbart Stockholm. Vi har mycket nya tekniska lösningar. Allt från smarta soptunnor som via sensorer meddelar när de är fulla. Till även införandet av programmering i skolan. Alla syftar till att skapa bättre livskvalité för Stockholmaren.

Vad tycker du offentlig sektor kan lära av näringslivet?

Ann Hellenius: Min reflektion (efter att ha jobbat i båda delarna) är att det nästan skiljer sig mer mellan stora och mindre organisationer, än vad det gör mellan privat och offentlig sektor. Från näringslivet tar jag med mig snabbheten och resultatstyrning. Jag skulle vilja se mer förflyttningar mellan offentlig sektor och näringsliv för att få ett utökat kunskapsutbyte. Den offentliga sektorn och näringslivet är ganska lika och jag skulle säga att mitt jobb som IT-direktör inte skiljer sig jättemycket från en CEO i ett privat bolag.

Vilka företag tycker du når bäst fram med sitt budskap i näringslivet?

Ann Hellenius: Jag blir inspirerad av alla möjliga typer av organisationer. Som jag nämnde innan blir jag imponerad av nya tekniker med ett starkt budskap, där UR är ett utmärkt exempel. Jag tror att möjligheten att snabbt anpassa data är det som kommer komma i framtiden. Det kräver alla möjliga typer av kompetenser. Alla företag som snabbt kan analysera data och omvandla till direkta erbjudanden till kund är de som är de starka företagen just nu.

Vilka sociala medier gillar du bäst?

Ann Hellenius: Just nu tycker jag väldigt mycket om olika typer av sociala medier för kommunikation. Jag följer exempelvis Twitter och mycket annat för att få ett informationsflöde. Jag har inga fysiska tidningar längre utan läser allt på internet och lever digitalt. Jag gillar appar med interaktion och kommunikation som gör det möjligt att även kunna ta del av andras upplevelser.

Hur tycker du att företag och organisationer ska jobba med sociala medier?

Ann Hellenius: För oss i offentlig sektor är det viktigt att vara öppen och tillgänglig där medborgarna när. Om jag börjar med att säga att 72% av alla tvååringar använder internet idag så kan man bara föreställa sig hur det kommer se ut om ett antal år framåt. Det är därför viktigt att hitta ett sätt att integrera med medborgarna, exempelvis via sociala medier. Jag tycker vi lyckas bra med det i Stockholm stad. Vi ser till att ha vissa kanaler som skickar ut information. Vi har även andra forum som exempelvis Facebook för en mer dialog. De företag som inte kommit igång behöver prova sig fram och lära sig. För sociala medier bör vara självklart för företag idag.

Har ni i Stockholm stad några ”social media guidelines?”

Ann Hellenius: Ja det har vi och de tas fram av vår kommunikationsavdelning. Det finns tydliga riktlinjer på vad man gör i tjänsten och vad man gör privat. Det är väldigt viktigt. Dessa riktlinjer finns på hemsidan tillgängligt för alla. Det är offentliga handlingar. Det är något som gör det härligt med att jobba i offentlig sektor, allt är just så öppet och transparent.

Vilka digitala trender fascinerar dig mest just nu?

Ann Hellenius: Egentligen är det inte trender som fascinerar mig utan istället förändring av beteende. Ett exempel på en observation är att äldre tar till sig nya sätt att kommunicera mycket snabbare än vad många trodde för fem år sen. Hela världen öppnas upp och det är helt fantastiskt. Hela den tekniska utvecklingen kommer påverka oss människor och hela vårt sätt att agera mot varandra och vi befinner oss bara i början. Det tycker jag är otroligt spännande!

Har du några sista tips?

Ann Hellenius: Mina viktigaste tips när det gäller att driva en digital transformation handlar mycket om att förstå utvecklingen. Lära av de yngre och möta nästa generations behov i alla olika åldrar. Det är viktigt att skapa en uthållighet i sin organisation och kunna korsbefrukta olika kompetenser. Se därför till att hitta en grupp människor som ifrågasätter den struktur man är inne i och aldrig tappar nyfikenheten. Då tror jag man är en bit på väg.