Newsletter Best Practices: So erstellt ihr interne Newsletter

Newsletter Best Practices: So erstellt ihr interne Newsletter

Nele Schwarz
21 Mai 2019

Newsletter sind was Feines, denn mit Newslettern kann man alle anderen auf dem Laufenden halten, sie über News und Trends informieren, Anliegen weiterleiten und das Ganze nicht nur extern an Kunden vielmehr auch unternehmensintern. Dabei ist es egal, wie innovativ ein Unternehmen ist. Der Arbeitsalltag kann manchmal schwer werden, deshalb ist es wichtig, Erfolge hervorzuheben und Kollegen Insights zu Geschehnissen in der Branche und im Unternehmen mitzuteilen. Das hat viele Vorteile, wie die eindeutig klare, schnelle und effektive Kommunikation zwischen Kollegen und der Führungsetage, schnelle Informationsvermittlung und die Kommunikation in Echtzeit, denn jeder Mitarbeiter ist durch seine Email-Adresse erreichbar.

Wir wollen uns mit internen Newslettern näher beschäftigen und erklären, wie ihr diese am besten gestaltet und aufsetzt.

Bevor ihr mit dem Newsletter loslegt sollten die obligatorische Fakten geklärt werden. Ist der Newsletter DSGVO konform? Habt ihr ein Programm, mit dem ihr den Newsletter erstellen könnt? Und eines mit dem ihr diesen auch auswerten könnt, um Klickraten, Verweildauer etc. einzusehen? Wenn, ja, dann geht es an die Content Creation!

 

Dieser Content eignet sich am besten für Newsletter

Der Content ist – wie so oft – das A und O eines internen Newsletters, sonst würde das Ganze ja keinen Sinn machen. Im Folgenden haben wir ein paar Beispiele für möglichen Content interner Newsletter.

1. Customer Advocacy

Interne Newsletter können Kollegen dabei helfen, sich in bestimmte Use Cases und Kunden hineinzuversetzen und Teil der Materie zu werden. So können Mitarbeiter glückliche Kunden promoten und aufzeigen, wie sie diese Kundenzufriedenheit hergestellt haben. Die Customer Advocacy ist in diesem Sinne eine besondere Form im Umgang mit den Kunden. Die Unternehmenskultur ist bei der Customer Advocacy auf die Kunden ausgerichtet. Das spiegelt sich beispielsweise in Unternehmen so wieder, dass Anrufe oder Meetings nach dem Kunden ausgerichtet werden und nicht nach den bevorzugten Zeiten der Mitarbeiter. Die Customer Advocacy lässt sich in internen Newslettern gut integrieren, indem positive Erlebnisse und zufriedene Kunden in den Newslettern vorgestellt werden. Dabei ist es auch wichtig, die Feedbackkultur beidseitig zu erhalten und auch negative Ereignisse anzusprechen. So können alle Mitarbeiter daraus lernen und in entsprechenden Situationen gezielt reagieren. Darüber hinaus können Kollegen durch diese Informationen viel über die Kunden lernen und noch kundenorientierter arbeiten.

2. Earned Media und Employee Ambassadors

Ob Washington Post oder Nischen-Online-Magazin: Sollte ein Artikel eures Unternehmens veröffentlicht worden sein oder der Name eures Unternehmens in einem externen Artikel auftauchen, ist ein interner Newsletter der Ort, an dem das weitergeleitet und geteilt werden kann! Baut diesen Artikel in euren Newsletter ein und vergesst nicht die Kommentarfunktion für eure Kollegen, damit jeder etwas dazu schreiben kann. Mit einem Tool, wie dem Meltwater Newsletter, kann der Newsletter mit der built-in Funktion gebaut werden. Dieser wird regelmäßig aktualisiert. Darüber hinaus können die Erwähnungen ausgewertet und anhand von sharable Dashboards an Stakeholder versendet werden. Neben Artikeln, in denen eurer Unternehmen erwähnt worden ist, lohnt es sich auch immer wieder erfolgreiche Posts von Mitarbeitern zu teilen, um diese noch mehr zu pushen. Denn je mehr Reichweite ein Mitarbeiter auf sozialen Medien hat, desto profitabler kann das für ein Unternehmen sein. Es ist sozusagen kostenlose Reichweite, die nicht unberührt bleiben soll.

3. Industry Information

Informiert eure Mitarbeiter darüber, was in der Industrie gerade aktuelle Themen sind und was die Konkurrenz momentan so macht. Gibt es aufschlussreiche Artikel, die ihr teilen könnt? Nur wer die Industrie und seine Wettbewerber im Auge hat, ist erfolgreich.

Grundsätzlich ist es zu empfehlen, den internen Newsletter so interaktiv wie möglich zu gestalten. Checkt vor dem versenden des Newsletters alle Links. Es lohnt sich auch, euren Kollegen so viel Arbeit wie möglich bereits im Vorfeld abzunehmen. Das geht beispielsweise mit Sharable Links zu sozialen Netzwerken. Mit einem Link Generator könnt ihr dann zum Beispiel bereits den Link zu einem sozialen Netzwerk wie Facebook einbauen und der Beitrag wird für das jeweilige Plattform angepasst. Das erspart den Mitarbeitern Zeit und diese sind dann wahrscheinlich bereitwilliger, die Beiträge aus dem Newsletter zu teilen.

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Interne Newsletter – Best Practices

Die wichtigste Frage vorab.

Was erhofft ihr euch, nachdem eure Mitarbeiter euren Newsletter gelesen haben?

Das sollte euer übergeordnetes Ziel sein. Wollt ihr einfach nur Informationen von beispielsweise Wettbewerbern teilen oder geht es in eurem Newsletter darum, Employer oder Customer Advocacy voran zu treiben, indem ihr euren Mitarbeitern Artikel zur Verfügung stellt, die diese dann auf Social Media teilen können. Dementsprechend setzt euren Newsletter zusammen und setzt die entsprechenden Links. Im nächsten Schritt ist es vor allem wichtig, einzusehen, wie Kollegen mit dem Newsletter umgehen. An Hand verschiedener KPIs lassen sich die Aktivitäten der Kollegen messen.

Gesendet: Das ist die Anzahl an Personen, an die der Newsletter gesendet wurde.

Zugestellt: Die Anzahl an Personen, die den Newsletter erfolgreich erhalten haben.

Zustellungsquote: Die Prozentzahl drückt aus, wie viele Mitarbeiter den Newsletter tatsächlich erhalten haben. Sollte diese Prozentzahl nicht bei 100% liegen heißt das, dass ihr fehlerhafte Informationen einer Person habt. Das solltet ihr dringend checken.

Geöffnet: Anzahl der Personen, die den erhaltenen Newsletter geöffnet haben.

Öffnungsrate: Prozentzahl der Personen, die den Newsletter erhalten und dann geöffnet haben.

Geklickt: Die Anzahl an Personen, die im Newsletter mindestens einen Link geklickt haben.

Klickrate: Prozentzahl der Personen, die den Newsletter erhalten haben und dann mindestens einen Link geklickt haben.

Ihr seht, man kann relativ gut nachvollziehen, was eure Mitarbeiter mit dem Newsletter angestellt haben. Besonders hervorheben möchte ich in diesem Sinne die Öffnungsrate. Dieser KPI suggeriert, wie interessant euer Newsletter für die Mitarbeiter ist. Eine geringe Öffnungsrate zeigt euch, dass der Newsletter entweder nicht die Inhalte zeigt, die eure Mitarbeiter gerne lesen wollen oder, dass der Newsletter im Vorhinein nicht ausreichend kommuniziert wurde und somit eventuell im Postfach untergegangen ist.

 

So könnt ihr die KPIs optimieren

Sollten eure KPIs nicht die gewünschten Ausmaße annehmen, könnt ihr mit einigen Dingen experimentieren.

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Optimiere die Open Rate

Name des Absenders: Experimentiert mit dem Namen des Absenders, wenn eure Öffnungsrate nicht hoch genug ist. Mit aller Wahrscheinlichkeit wird eure Email häufiger geöffnet, wenn der Absender ein Senior Manager eures Unternehmens ist. Versucht, allgemeine Bezeichnungen wie “Euer PR und Marketing Team” zu vermeiden.

Der Betreff der Email: Je nachdem, wie “seriös” eure Unternehmenskultur ist, spielt mit Emojis im Betreff, einem lustigen Satz oder mit der Länge des Betreffs.

Optimiere die Klickraten

Der Titel eines Artikels: Ist der eigentliche Titel des geteilten Artikels zu langweilig oder spricht eure Mitarbeiter einfach nicht an, versucht eine andere Version.

Zusätzliche Insights: Schreibt kurz, warum der Artikel spannend und lesenswert ist. Indem ihr euren Mitarbeitern kurz beschreibt, worum es in dem Artikel geht, erspart ihr ihnen das selbst für einen Social Media Post zusammenzufassen.

Art der Inhalte: Sind eure Klickraten gering ist der Content vielleicht nicht gut gewählt?

 

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