Die 12 besten PR Tools 2022 - PR Software im Vergleich

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PR ROI belegen? Reporting, Dashboards und messen worauf es ankommt.

Ein illustrierter Mann steht auf einer Schreibmaschine, in der ein Blatt Papier mit den Wörtern Press Release liegt
Ein illustrierter Mann steht auf einer Schreibmaschine, in der ein Blatt Papier mit den Wörtern Press Release liegt

Wenn ihr erfolgreiche Public Relations (Öffentlichkeitsarbeit) für euer Unternehmen machen möchtet, ist es besonders wichtig, seriös zu erscheinen.

Hier kommen PR Tools ins Spiel. Diese helfen euch nämlich dabei, die zwei wichtigsten Kompetenzen gezielt aufzubauen:

  • Kontakte
  • Wissen

Nur wenn ihr mit den richtigen Botschaften die richtigen Personen erreicht und einen inhaltlichen Mehrwert bietet, wird eure PR zum Marketing-Boost.

Für den richtigen Durchblick haben wir die TOP PR-Software-Anbieter für online PR-Kampagnen für euch verglichen.

Welche PR Tools brauche ich?

PR Tools gibt es nicht umsonst. Ihr müsst also vorher skalieren, welches Budget ihr für eine PR Software zur Verfügung habt. Wie groß ist eure Firma und euer Team? Tools können noch so technisch versiert sein, sie brauchen auch geschulte Benutzerinnen und Benutzer, die mit ihnen umgehen und die richtigen Schlüsse ziehen können.

Im Grunde gibt es zwei Arten von PR Tools:

  • All-in-One Lösung – diese Tools verbinden verschiedene Funktionen in einem leistungsstarken Interface
  • Einzellösungen – Tools für einen bestimmten Teilbereich der Öffentlichkeitsarbeit (z. B. für PR-Reports, Social Media Relations usw.)

Der Trend geht in den letzten Jahren eindeutig zur All-in-One Plattform, aber auch Einzellösungen können – z. B. bei kleineren Projekten – sinnvoll sein, da sie meistens wesentlich günstiger sind als ein Komplettpaket und leicht an bestehende Workflows angedockt werden können.

Bevor wir nun zur großen PR Tool Checkliste kommen, noch ein Hinweis: PR ist und bleibt ein People Business. Nur die richtigen Tools im Zusammenspiel mit kommunikationsfreudigen PR-Expertinnen und Experten machen eure Kampagnen so richtig rund.

Was sind die besten PR Tools 2022?

In diesem Beitrag schauen wir uns nun die beste PR Software 2022 in den Kategorien Journalistendatenbanken, Pressemonitoring Tools, Mailing-Tools und Controlling & Reporting Tools an:

Journalistendatenbanken

Jede PR-Kampagne muss mit einer genauen Zielgruppenanalyse geplant werden. Journalistendatenbanken helfen euch dabei, genau diejenigen Personen zu finden, für die euer Thema interessant ist. Das sorgt für eine effiziente Kommunikation, da sich

a) der Rechercheaufwand verringert

und

b) die Antwort- und Engagement-Rate vielfach höher ist.

Die meisten Datenbanken ermöglichen auch den Mailversand aus dem Tool heraus und das Erstellen praktischer, themenbezogener Kontaktlisten.

Wir stellen euch nun die wichtigsten Kontaktdatenbanken-Tools vor.

1. Meltwater Presseverteiler

Ein Screenshot aus der Meltwater Medienkontaktdatenbank

Möchtet ihr Pressemitteilungen im großen Umfang und jederzeit an Webseiten und Medienstellen versenden?

Der Newswire Presseverteilerservice von Meltwater umfasst alle Kernfunktionen einer Journalistendatenbank und noch einiges darüber hinaus. Unsere leistungsstarke KI analysiert medienübergreifend aktuelle Artikel von Journalistinnen und Journalisten und ermöglicht euch, diese mit passendem Inhalt anzusprechen.

Auch das Engagement lässt sich mit unserem PR-Programm hervorragend nachvollziehen. Ihr erhaltet eine genaue Übersicht über das Verhalten der von euch angesprochenen Kontakte:

  1. Öffnungsraten
  2. Klickraten
  3. Bounces
  4. Abmeldungsraten

Damit könnt ihr genau sehen, wie euer Content bei der Zielgruppe ankommt und ggf. nachsteuern.

Unsere PR Newswire ist optimal, um zum Beispiel Unternehmensmitteilungen, Informationen zu neuen Vorstandsmitgliedern oder Finanzberichte zu verbreiten.

Tipp: Um den Erfolg eurer Öffentlichkeitsarbeit zu analysieren, empfiehlt sich auch eine Medienresonanzanalyse. Damit bekommt ihr einen Einblick in die PR Trends und schafft eine Handlungsgrundlage für zukünftige strategische Schritte in PR und Marketing.

2. zimpel

zimpel – eine Tochtergesellschaft der dpa – ist eine internationale Journalistendatenbank inkl. Mailing Tool, mit der sich thematische Verteilerlisten erstellen lassen.

Influencer sind nicht in der Datenbank von zimpel enthalten, deshalb ist sie eher für die traditionellen PR-Aktivitäten geeignet.

3. myConvento

Ein Screenshot aus dem myConvento PR Tool

myConvento ist eine All-in-One PR Software, die auch über eine Mediendatenbank verfügt. Besonders daran ist vor allem das sogenannte Rollenkonzept, mit dem sich die Hierarchie innerhalb eines Unternehmens über die Datenbank abbilden lässt – das spart Zeit und macht es leichter, den richtigen Ansprechpartner zu finden.

Mithilfe künstlicher Intelligenz lassen sich auch mit myConvento Analysen durchführen, um für bestimmte Fachthemen passende Journalistinnen und Journalisten zu finden und diese gezielt anzusprechen.

4. Cision Influencer & Mediendatenbank

Ein Screenshot aus der Cision PR Newswire Platform

Mit PR Newswire, einer Lösung von Cision, können mit den passenden Verteilern zahlreiche Influencer, Blogger sowie Journalistinnen und Journalisten kontaktiert werden. Auch bestehende Kontakte lassen sich unkompliziert in die PR Software integrieren.

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Ähnlich wie Meltwater bietet die Cision PR Newswire umfassende Analysemöglichkeiten, was das Engagement der Kontakte betrifft. Auch ein eigener Social Newsroom gehört zum Portfolio, der auf verschiedenen Medien ausgespielt werden kann.

5. Mynewsdesk

Ein Screenshot aus dem Mynewsdesk PR Tool

Mynewsdesk wirbt damit, über 1 Million Kontakte in seiner Journalistendatenbank bereitzuhalten. Dazu können Pressemitteilungen über das seiteneigene Portal mit hoher Reichweite publiziert werden.

Tipp: Auch das Schreiben einer erfolgreichen Pressemitteilung will gelernt sein. Wir verraten euch, wie es geht. 😊

Pressemonitoring Tools

Kommen wir zum zweiten Bereich der wichtigen PR Tools: dem Pressemonitoring.

Früher wurden in einer PR-Agentur täglich mit Stift und Papier Tonnen an Magazinen und Zeitungen gewälzt – das Ergebnis nannte man dann Pressespiegel. Heute passiert alles automatisiert im Hintergrund und Algorithmen scannen jeden Tag abertausende Content Pieces nach relevanten Informationen.

6. Meltwater Medienbeobachtung

Ein Screenshot aus dem Meltwater Media Monitoring Tool

Mit dem Meltwater Media Monitoring Tool bekommt ihr einen umfassenden Einblick in folgende Bereiche der Medienlandschaft:

  • Online-Nachrichten
  • Social Media
  • Printmedien
  • Rundfunk
  • Podcasts

Das News Monitoring funktioniert dabei über Keywords, die ihr selbst festlegt. Für eure Themen bekommt ihr dann in regelmäßigen Abständen eine gebündelte News-Übersicht.

Jeden Tag kommen weltweit 500 Millionen neue Beiträge dazu, die vom Meltwater Medienbeobachtungs-Tool analysiert werden. Ziemlich cool, oder? 😉

7. PMG Presse-Monitor

Ein Screenshot vom Media Monitoring Tool der Firma PMG Presse-Monitor

Die PR Software vom PMG Presse-Monitor ist auf den deutschen Markt ausgerichtet und auf Tageszeitungen spezialisiert.

Besonders nutzerfreundlich ist das Erstellen eines digitalen Pressespiegels – die Berichterstattung der deutschen Presselandschaft kann in Echtzeit und bis zu einem Monat rückwirkend nachverfolgt werden. Verschiedene Parameter wie Tonalität und Kontext können eingestellt werden, sodass die Analyse möglichst genau eingegrenzt werden kann.

Mailing-Tools

Das Versenden von E-Mails aus einem Standard-Mailprogramm wie MS Office ist in den Public Relations tabu. Nicht nur steigt die Gefahr, als Spam eingestuft zu werden. Auch lassen sich keine Statistiken erstellen und die Analysemöglichkeiten sind daher äußerst begrenzt.

Mailing Tools, die explizit für das Management von E-Mail-Kampagnen designt wurden, sind daher ein Must-Have für jedes Unternehmen.

Der große Vorteil:

  • ihr könnt eure Mails sehr viel gründlicher optimieren und automatisieren
  • entsprechende Templates geben euch Gestaltungsfreiheit, um auch bei der mobilen Darstellung die besten Ergebnisse zu erzielen

Deshalb schauen wir uns die folgenden Mailing-Tools als Teil unseres PR Tool Vergleichs an:

8. CleverReach

Ein Screenshot aus dem CleverReach Mailing-Tool

CleverReach zählt zu den führenden Mailingprogrammen und zeichnet sich vor allem durch einfache Bedienbarkeit aus. Zudem ist die Software made in Germany und erfüllt höchste Standards beim Thema Datenschutz.

9. SendinBlue

SendinBlue kombiniert eine ausgereifte Mailing-Software mit den Funktionalitäten eines CRM-Tools. Kontaktpflege und Campaigning können also auf derselben Platform erfolgen. Ein weiteres wichtiges Feature ist die Automatisierung. Mit SendinBlue könnt ihr mehrstufige E-Mail-Kampagnen vollkommen automatisiert aufsetzen und euch die Resultate ganz in Ruhe anschauen.

10. MailPoet

Ein Screenshot aus dem Mailing Tool MailPoet

MailPoet ist ein Plug-in für Wordpress, das euch erlaubt, direkt aus dem beliebten CMS Mailings zu versenden. Das ist äußerst praktisch, wenn ihr z. B. einen Blog betreibt. Generell eignet sich Mailpoet eher für kleinere Unternehmen mit klar definierten Subscribern. Komplexere Funktionen oder Automatisierungen lassen sich mit Mailpoet nicht realisieren.

Tipp: Wurde euer Unternehmen kürzlich in der Presse erwähnt oder gefeiert? Mit dem Meltwater Newsletter Tool könnt ihr ganz einfach und schnell relevante Informationen und Newsbeiträge an Mitarbeiter, Kunden, Investoren oder andere Community-Mitglieder versenden. Die Lösung ist kompatibel mit Gmail, Outlook und Mobilgeräten, ermöglicht die Einbindung eurer Brand-Guidelines und vieles mehr. Probiert es aus! 😉

Controlling & Reporting Tools

Besonders in Krisenzeiten muss in der Öffentlichkeitsarbeit schnell reagiert werden. Reporting Tools können dabei helfen, kurzfristige Veränderungen in der Berichterstattung automatisiert zu erkennen.

11. Meltwater PR Reporting

Ein Screenshot aus dem Meltwater PR Reporting Tool

Neben der Evaluation der Presseberichterstattung ist es genauso unerlässlich, die Wirkung der eigenen Öffentlichkeitsarbeit zu überwachen. Das Meltwater PR & Brand Reporting Tool hilft mit praktischen PR-Dashboards dabei, den Erfolg eurer Owned Media zu belegen.

All diese Metriken lassen sich einfach und nachvollziehbar für eure Kampagnen einsehen.

12. Meltwater Real-Time Alerting

Dashboards aus dem Meltwater PR Reporting Tool

Um der Konkurrenz den entscheidenden Schritt voraus zu sein, möchten wir euch noch ein Highlight vorstellen – das Meltwater Real-time Alerting Tool. Unsere leistungsstarke KI erkennt nämlich Schwankungen in der Presseberichterstattung, sog. Spikes, sofort.

In den sozialen Medien könnt ihr somit innerhalb von 12 Stunden und bei redaktioneller Berichterstattung innerhalb von 24 Stunden auf Trends reagieren.

Fazit: PR Software ist die Basis für eine erfolgreiche PR

Wie ihr sehen könnt, sind hochwertige Tools die Grundvoraussetzung für eine nachhaltig erfolgreiche PR.

Für uns ist der Kunde König – mit Meltwater habt ihr einen leistungsstarken Anbieter an eurer Seite. Unsere Lösungen bündeln alle Kernfunktionen, die ihr braucht, um Öffentlichkeitsarbeit in eurem Unternehmen aufs nächste Level zu pushen.

Füllt gerne das untere unverbindliche Formular aus, um mehr über unsere Lösungen zu erfahren. Wir freuen uns auf euch!

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