Um dir einen besseren Überblick zu bieten, haben wir einen Vergleich der wichtigsten PR Software für Online PR-Kampagnen erstellt:
Welche PR Tools benötige ich?
Journalistendatenbanken
Media Monitoring Tools
Mailing-Tools
Controlling & Reporting Tools
FAQs zu PR Tools 2026
Fazit: PR-Software als Fundament erfolgreicher Kommunikation
Welche PR Tools benötige ich?
PR Tools haben ihren Preis. Deshalb lohnt es sich, vorher zu klären, wie viel Budget für PR Software zur Verfügung steht und wie groß das Team ist, das damit arbeiten wird. Selbst die technisch leistungsfähigsten Tools erzielen nur dann den gewünschten Nutzen, wenn sie von geschulten AnwenderInnen eingesetzt und die Ergebnisse richtig interpretiert werden.
Grundsätzlich gibt es zwei Arten von PR Tools:
- All-in-One-Lösungen – Diese Tools vereinen verschiedene Funktionen auf einer leistungsstarken Benutzeroberfläche.
- Einzellösungen – Spezialisierte Tools, die sich auf einen bestimmten Bereich der Öffentlichkeitsarbeit, zum Beispiel PR-Reports, Social Media Relations oder Social Listening konzentrieren.
Der Trend geht in den letzten Jahren eindeutig hin zu All-in-One-Plattformen. Dennoch können Einzellösungen, zum Beispiel bei kleineren Projekten, überaus sinnvoll sein, denn sie sind meist deutlich günstiger sind als ein Komplettpaket und lassen sich problemlos in bestehende Workflows integrieren.
Bevor wir zur großen PR Tool Checkliste übergehen, noch ein wichtiger Hinweis: PR ist und bleibt ein People Business. Nur das Zusammenspiel der richtigen Tools mit kommunikationsstarken PR-ExpertInnen sorgt dafür, dass Kampagnen ihre Wirkung voll entfalten.
Was sind die besten PR Tools 2026?
In diesem Beitrag schauen wir uns nun die beste PR Software 2026 in den Kategorien Journalistendatenbanken, Pressemonitoring Tools, Mailing-Tools und Controlling & Reporting Tools an:
- Meltwater Presseverteiler
- blinq
- zimpel
- myConvento
- Cision Influencer & Mediendatenbank
- Mynewsdesk
- Meltwater Medienbeobachtung
- PMG Presse-Monitor
- CleverReach
- SendinBlue
- MailPoet
- Meltwater PR Reporting
- Meltwater Real-Time Alerting
Journalistendatenbanken
Jede PR Kampagne beginnt mit einer präzisen Zielgruppenanalyse. Mit Journalistendatenbanken könnt ihr genau die Personen finden, für die euer Thema relevant ist. Das sorgt für eine effizientere Kommunikation, weil:
- der Rechercheaufwand deutlich reduziert wird, und
- die Rückmeldungs- und Engagement-Rate vielfach höher ausfällt.
Viele Datenbanken ermöglichen außerdem den Versand von E-Mails direkt über das Tool und das Erstellen praktischer, themenbezogener Kontaktlisten.
Hier sind die wichtigsten Kontaktdatenbanken:
Meltwater Presseverteiler
Möchtet ihr Pressemitteilungen jederzeit und im großen Umfang an Webseiten und Medienstellen versenden?
Der Newswire Presseverteiler-Service von Meltwater vereint alle Kernfunktionen einer Journalistendatenbank – und bietet noch einiges darüber hinaus.
Unsere leistungsstarke KI analysiert medienübergreifend aktuelle Artikel von JournalistInnen und ermöglicht euch, diese mit passendem Content anzusprechen.
Tipp: Erfahre mehr über KI in der PR und über den KI-gestützten PR-Assistenten von Meltwater.
Highlights & Funktionen
- Medienübergreifende Kontaktanalyse: Finde die richtigen JournalistInnen für deine Themen.
- KI-gestützte Ansprache: Optimiere deinen Content für maximale Relevanz.
- Tracking des Engagements: Überblick über Öffnungsraten, Klickraten, Bounces und Abmeldungen.
- Zielgerichtete Content-Steuerung: Erkenne sofort, wie dein Inhalt bei der Zielgruppe ankommen und passe Kampagnen bei Bedarf an.
- Breite Einsatzmöglichkeiten, z. B. für Unternehmensmitteilungen, Informationen zu neuen Vorstandsmitgliedern, Finanzberichte und sonstige Pressemitteilungen.
Tipp: Erfahre mehr über die Vorteile von Meltwater Journalistenprofilen. Um den Erfolg eurer Öffentlichkeitsarbeit zu analysieren, empfiehlt sich auch die Durchführung einer Medienresonanzanalyse. Damit erhältst du einen Einblick in die PR Trends und schaffst eine solide Grundlage für zukünftige strategische Entscheidungen in PR und Marketing.
blinq
blinq ist eine innovative Plattform, die einen umfassenden Überblick über die aktuelle Medienagenda bietet, indem Inhalte aus Online-Medien und Podcasts kuratiert werden. Mit intelligenten Funktionen unterstützt blinq gezielt bei der Recherche relevanter Themen und bei der präzisen Ansprache von JournalistInnen.
Highlights & Funktionen
- Kuratiertes Medienmonitoring: Behalte die Online-Medien und Podcasts stets im Blick.
- Gezielte Recherche: Finde im Handumdrehen relevante Themen.
- Pitch-Tools: Erstelle professionelle Pitches direkt in der Plattform.
- Schnelle Identifizierung der Medienpräsenz: Seh auf einen Blick, wo deine Inhalte erschienen sind.
Tipp: Nutze die kostenfreie 7-tägige Testversion, um die Funktionen selbst auszuprobieren.
zimpel
zimpel – eine dpa-Tochter – bietet eine internationale Journalistendatenbank samt leistungsstarkem Mailing-Tool, mit dem sich relevante Verteilerlisten im Handumdrehen erstellen und direkt bespielen lassen.
Inzwischen umfasst die Datenbank auch Influencer, Podcaster und Blogger, wodurch PR-Teams noch mehr Möglichkeiten für präzise Outreach-Strategien und kreative Kommunikationsideen erhalten.
myConvento
myConvento ist eine All-in-One PR-Software, die unter anderem eine umfassende Mediendatenbank beinhaltet. Besonders hervorzuheben ist das sogenannte Rollenkonzept, mit dem sich die hierarchischen Strukturen eines Unternehmens direkt in der Datenbank abbilden lassen – das spart Zeit und macht es einfacher, die passenden Ansprechpartner zu finden.
Dank integrierter KI-Funktionen lassen sich in myConvento zudem Analysen durchführen, um für bestimmte Fachthemen relevante Journalist:innen zu identifizieren und anzusprechen.
Cision Influencer & Mediendatenbank
CisionOne ist eine All-in-One PR-Plattform, die Medienbeobachtung, Outreach, Influencer Management und Reporting kombiniert. Die neuen KI-Funktionen helfen PR-Teams, schneller zu arbeiten, die richtigen Kontakte zu finden und den Impact ihrer Maßnahmen klar nachzuweisen.
Highlights & Funktionen
- Umfangreiche Mediendatenbank & Outreach: Zugriff auf Millionen Journalisten, Influencer und Blogger, Verteilerlisten erstellen und personalisierte Pitches verschicken.
- KI-gestützte Funktionen: Unterstützung beim Pitching, Keyword-Vorschlägen, Sentiment-Analysen und automatisierten Zusammenfassungen.
- Multichannel-Monitoring: Print, Online, Social Media, TV und Radio kann über eine Stelle beobachtet werden.
- Reporting & Analytics: Die Performance, Reichweite und Trends können visualisiert werden, um den PR-Erfolg gegenüber Stakeholdern zu belegen.
Tipp: Das sind die besten Cision-Alternativen auf dem Markt.
Mynewsdesk
Mynewsdesk ist eine All-in-One-PR-Plattform, die Journalisten, Influencer und Medienkontakte weltweit zugänglich macht und gleichzeitig Tools für Veröffentlichung, Monitoring und Analyse bietet. Die Plattform richtet sich an PR-Teams, die ihre Reichweite erhöhen und relevante Kontakte erreichen möchten.
Highlights & Funktionen
- Riesige Mediendatenbank: Zugriff auf über 1 Million Journalisten, Influencer und Blogger auf der ganzen Welt.
- Integrierter Newsroom & Presseverteiler: Pressemitteilungen erstellen, versenden und zentral verwalten.
- KI-gestütztes Targeting: Passende Kontakte für Inhalte finden, basierend auf Themen, Profilen und früheren Publikationen.
- Monitoring & Reporting: Performance von Aussendungen tracken, Reichweite messen und PR-Erfolg dokumentieren.
Tipp: Auch das Verfassen von erfolgreichen Pressemitteilungen will gelernt sein. Wir verraten euch, wie es geht. 😊
Media Monitoring Tools
Kommen wir zum zweiten Bereich der wichtigen PR Tools: dem Media Monitoring.
Früher bedeutete Medienbeobachtung stundenlanges Durchblättern von Zeitungen und Magazinen, um relevante Artikel zu finden und zusammenzustellen. Heute übernehmen Algorithmen diese Arbeit – sie scannen täglich Hunderte von Quellen, filtern die wichtigen Informationen heraus und liefern sie PR-Profis direkt auf den Bildschirm.
Meltwater Medienbeobachtung
Mit Meltwater Media Monitoring behalten PR-Teams die Kontrolle über die Medienlandschaft. Das Tool analysiert täglich weltweit rund 500 Millionen neue Beiträge und liefert relevante Insights anhand von selbst definierten Keywords.
Highlights & Funktionen
- Medienübergreifendes Monitoring: Meltwater durchsucht weltweit Nachrichtenquellen, Social Media, Printmedien, TV & Radio und Podcasts, um möglichst umfassend alle Erwähnungen eurer Marke oder eurer Themen zu erfassen.
- Echtzeit-Benachrichtigungen und Alerts: Sobald eine Erwähnung mit euren Keywords auftaucht, erhaltet ihr sofort eine Benachrichtigung. Damit verpasst ihr keine wichtigen Entwicklungen oder potenzielle Krisenmeldungen.
- Analyse & Reporting mit PR-relevanten KPIs: Meltwater liefert Daten wie Reichweite, Erwähnungshäufigkeit, Share of Voice, Sentiment, Social Echo und mehr — ideal, um Medienarbeit messbar zu machen und PR-Erfolge gegenüber Stakeholdern zu belegen.
- Neue KI‑Features & GenAI Lens: 2025 wurde u.a. die GenAI‑Lens eingeführt: Damit lassen sich nicht nur klassische Medien‑ und Social‑Erwähnungen tracken, sondern auch, wie große Sprachmodelle (LLMs) eure Marke wahrnehmen und darstellen.
PMG Presse-Monitor
Die PR-Software von PMG Presse‑Monitor ist insbesondere auf den deutschsprachigen Markt und klassische Medien (Print, Online) ausgerichtet.
Highlights & Funktionen
- Große Mediendatenbank & aktuelles Monitoring: PMG deckt hunderte deutsche Tageszeitungen, Zeitschriften, Online‑Medien und Agenturmeldungen ab: mit täglich neuen Inhalten, die zeitnah erfasst und verfügbar gemacht werden.
- Digitaler Pressespiegel mit Lizenzrechten: Mit dem integrierten Pressespiegel‑Manager lassen sich Artikel inklusive Original-Layout als PDF, HTML oder XML erfassen, rechtssicher archivieren und intern verteilen.
- Medienanalyse & Reporting: Die PMG MediaMeter-Funktion ermöglicht die Auswertung der Medienberichterstattung: Reichweite, Tonalität, Themenanalyse, Werbewerte und Trends lassen sich analysieren und in Reports übersichtlich zusammenstellen.
- Alerts & Echtzeit‑Überwachung: Mit automatischen Alerts und konfigurierbaren Suchprofilen bleiben PR-Teams stets über relevante Neuigkeiten und Themen informiert.
Mailing-Tools
E-Mails aus Standard-Mailprogrammen wie MS Office zu versenden, ist in der Public Relations eine schlechte Idee. Die Gefahr, als Spam eingestuft zu werden, ist hoch, es lassen sich keine aussagekräftige Statistiken erstellen und die Analysemöglichkeiten sind daher begrenzt.
Speziell für PR- und Marketingkampagnen entwickelte Mailing-Tools sind daher ein unverzichtbares Tool für jedes Unternehmen.
Die Vorteile auf einen Blick:
- E-Mail-Kampagnen können umfassender optimiert und automatisiert werden.
- Vorlagen bieten kreative Gestaltungsfreiheit und sorgen dafür, dass Inhalte auch auf mobilen Geräten optimal dargestellt werden.
Im Folgenden stellen wir einige der besten Mailing-Tools vor, die in unserem PR-Tool-Vergleich nicht fehlen dürfen.
CleverReach
CleverReach zählt zu den führenden Mailing-Programmen und zeichnet sich insbesondere durch seine Bedienungsfreundlichkeit aus. Zudem ist die Software Made in Germany und erfüllt höchste Datenschutzstandards.
Highlights & Funktionen
- Einfache, schnelle Newsletter-Erstellung: Intuitiver Drag‑and‑Drop‑Editor und responsive Templates ermöglichen die Gestaltung professioneller E‑Mails ohne Programmierkenntnisse.
- Automatisierung & personalisierte Kampagnen: Kampagnen lassen sich basierend auf Kontaktverhalten und Segmenten automatisieren (z. B. für PR-Newsletter, Eventeinladungen oder Reminder).
- Reporting & Performance-Tracking: Echtzeit-Übersichten zu Öffnungs-, Klick- und Bounce-Raten helfen, PR-Kampagnen zu analysieren, zu optimieren und den Erfolg nachzuweisen.
SendinBlue
SendinBlue verbindet leistungsstarkes E-Mail-Marketing mit CRM-Funktionen. Dadurch können PR-Teams ihre Kontakte pflegen und Kampagnen effizient verwalten.
Highlights & Funktionen
- All-in-One: Mailing-Software und CRM-Funktionen auf einer Plattform.
- Automatisierte Kampagnen: Mehrstufige E-Mail-Sequenzen lassen sich einfach einrichten und überwachen.
- Zentrale Kontaktverwaltung – Kontaktdaten und Interaktionen übersichtlich an einem Ort.
- Erfolgskontrolle: Auswertung von Öffnungs-, Klick- und Conversion-Raten in Echtzeit.
MailPoet
MailPoet ist ein praktisches Plugin für WordPress, mit dem PR-Teams Newsletter und Mailings direkt aus dem CMS versenden können.
Highlights & Funktionen
- Mailings direkt aus WordPress: Ideal für Blogs und kleinere Websites.
- Für kleine Teams geeignet: Besonders geeignet für kleinere Unternehmen mit klaren Subscriber-Listen.
- Limitierte Funktionen: Komplexe Kampagnen oder Automatisierungen lassen sich mit Mailpoet nicht realisieren.
Tipp: Wurde euer Unternehmen kürzlich in der Presse erwähnt oder gefeiert? Mit dem Meltwater Newsletter Tool könnt ihr relevante News und Informationen schnell und unkompliziert an Mitarbeitende, Kunden, Investoren oder andere Community-Mitglieder versenden. Die Lösung ist kompatibel mit Gmail, Outlook und Mobilgeräten, erlaubt die Einbindung eurer Brand-Guidelines und vieles mehr.
Einfach ausprobieren! 😉
Controlling & Reporting Tools
Effektive Öffentlichkeitsarbeit basiert auf schnellen, datenbasierten Entscheidungen. Die Medienlandschaft verändert sich im Minutentakt – besonders in sensiblen oder kritischen Situationen können sich Trends und Tonalität innerhalb weniger Stunden drehen. Genau hier kommen moderne Reporting-Tools ins Spiel: Sie liefern euch einen strukturierten Überblick über eure Medienpräsenz, zeigen Chancen und Risiken frühzeitig auf und unterstützen euch dabei, eure Kommunikation präzise zu steuern.
Meltwater PR Reporting
Neben der Auswertung der Medienberichterstattung ist es ebenso entscheidend, die Wirkung der eigenen PR-Maßnahmen im Blick zu behalten. Das Meltwater PR & Brand Reporting Tool unterstützt euch dabei mit übersichtlichen PR-Dashboards, die den Erfolg eurer Owned Media transparent und nachvollziehbar machen.
Highlights & Funktionen
- Heatmaps zur geografischen Darstellung eurer Medienpräsenz
- Sentimentanalysen zur Bewertung der Tonalität eurer Inhalte
- SOV (Share of Voice) zur Einordnung eurer Sichtbarkeit im Wettbewerbsumfeld
All diese Metriken können klar strukturiert eingesehen werden, ideal, um Kampagnen zu messen, zu optimieren und den Wert eurer PR-Arbeit intern zu belegen.
Meltwater Real-Time Alerting
Um gegenüber der Konkurrenz den entscheidenden Schritt voraus zu bleiben, lohnt sich ein Blick auf ein besonderes Highlight: das Meltwater Real-Time Alerting Tool. Die leistungsstarke KI erkennt Veränderungen und ungewöhnliche Ausschläge in der Medienberichterstattung – sogenannte Spikes – in Echtzeit.
So werden relevante Themen oder potenzielle Krisensituationen sofort sichtbar und es kann umgehend auf PR-Trends reagiert werden: in den sozialen Medien innerhalb von 12 Stunden, in der redaktionellen Berichterstattung innerhalb von 24 Stunden.
Das Ergebnis: Kommunikationsstrategien lassen sich schneller anpassen, Chancen frühzeitiger nutzen und Risiken proaktiv handhaben.
FAQs zu PR Tools 2026
Was sind die wichtigsten PR Tools 2026?
Die wichtigsten PR Tools 2026 kombinieren KI-gestützte Analysen, Automatisierung und echte Workflow-Unterstützung. Dazu gehören vor allem:
- Media Monitoring & Social Listening, um Presse und soziale Medien in Echtzeit zu verfolgen.
- Alerting- und Krisenfrüherkennungs-Tools, die Trends, Spikes und mögliche Risiken sofort melden.
- PR-Datenbanken mit geprüften Journalisten- und Medienprofilen.
- Content- und Workflow-Tools, um Pressemitteilungen zu erstellen, zu planen und zu verbreiten.
- Reporting- und ROI-Dashboards, die Wirkung, Reichweite und Stimmungsbilder verständlich abbilden.
Entscheidend ist nicht die Anzahl der Tools, sondern wie nahtlos sie zusammenarbeiten.
PR All-in-One Tools oder Einzellösung – was passt zu uns?
All-in-One-Plattformen eignen sich besonders, wenn Prozesse zentralisiert, diverse Kanäle überwacht und die Zusammenarbeit im Team vereinfacht werden sollen. Sie sparen Zeit, reduzieren Tool-Wechsel und sorgen für konsistente Daten.
Einzellösungen sind sinnvoll, wenn ein Unternehmen sehr spezifische Anforderungen hat oder bereits eine gewachsene Tool-Landschaft nutzt. Sie bieten oft tiefere Spezialisierung, jedoch weniger Effizienz im gesamten Workflow.
Am besten ist ein Blick auf die eigenen Prioritäten: Komplexität reduzieren → All-in-One. Spezialbedarf oder einzelne Lücken schließen → Einzellösung.
Wie messe ich PR-ROI (SOV, Sentiment, Coverage)?
Der PR-ROI lässt sich am besten über eine Kombination aus quantitativen und qualitativen Kennzahlen messen:
- Share of Voice (SOV): Wie groß ist der Anteil der eigenen Marke an der gesamten relevanten Berichterstattung im Vergleich zum Wettbewerb?
- Sentiment: Welche Tonalität dominiert – positiv, negativ oder neutral?
- Coverage: Wie umfangreich ist die Berichterstattung, und auf welchen Kanälen erscheint sie?
Ergänzend können Reichweite, Impressions, Backlinks, Conversion-Beiträge, Keyword-Sichtbarkeit oder Krisenprävention mit einfließen. Wichtig ist, KPIs an die Kommunikationsziele des Unternehmens zu koppeln, um den Impact sichtbar zu machen.
Welche Journalistendatenbank ist die beste?
Die besten Journalistendatenbanken bieten aktuelle, verifizierte Kontaktdaten und ermöglichen eine präzise Recherche nach Themen, Medien und Regionen. Wichtige Kriterien sind dabei:
- Aktualität und Qualität der Journalisten- und Medienprofile
- Erweiterte Filtermöglichkeiten
- DSGVO-konforme Datennutzung
- Integration in bestehende PR-Workflows
- Zusatzfunktionen wie Pitch-Tracking oder redaktionelle Themenprofilen
Meltwater gehört mit seiner großen, kontinuierlich gepflegten Journalistendatenbank, kombiniert mit KI-gestützten Suchfunktionen, zu den führenden Anbietern. Relevante Kontakte lassen sich im Handumdrehen identifizieren und zielgerichtet ansprechen.
Wie schnell sollten Alerts in der PR ankommen?
Angesichts der Geschwindigkeit, in der sich die heutige Medienlandschaft bewegt: sofort. In den sozialen Medien zählt jede Minute – ideal sind Alerts innerhalb weniger Stunden.
In der redaktionellen Berichterstattung sind Alerts innerhalb von 12–24 Stunden ausreichend, um Trends, Chancen oder Risiken frühzeitig zu erkennen.
Je schneller die Alerts, desto direkter können Kommunikationsmaßnahmen gesteuert, Krisen entschärft und Chancen genutzt werden.
Fazit: PR-Software als Fundament erfolgreicher Kommunikation
Hochwertige PR Tools sind die Grundlage für eine wirkungsvolle und langfristig erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit. Mit Meltwater steht euch ein starker Partner zur Seite, der alle zentralen Funktionen in einer Plattform vereint – von Datenbanken über Monitoring bis hin zu Alerting und Reporting.
So lassen sich Prozesse effizient steuern, Chancen frühzeitig erkennen und PR-Strategien beflügeln.
