Einen Online-Presseverteiler erstellen - so geht's!

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Meltwater Media Relations Lösung

Bereit für gezieltere Presseaussendungen und Zugriff die größte Medienkontaktdatenbank?

Foto von zwei Händen, die eine Welt halten vor einem türkisen Hintergrund
Foto von zwei Händen, die eine Welt halten vor einem türkisen Hintergrund

Für Unternehmen, die sich mittels Pressemitteilungen regelmäßig an die Presse wenden und somit PR-Erwähnungen erhalten möchten, ist die Erstellung und Nutzung eines Presseverteilers unabdingbar. Die richtigen Mailinglisten mit Medien- und anderen Journalistenkontakten ermöglichen es euch, wertvolle Beziehungen aufzubauen und zu pflegen, wodurch eure Pressearbeit effizienter wird. 

Deshalb zeigen wir euch in diesem Beitrag, wie ihr mit einem Presseverteiler arbeitet, welche PR Tools am besten sind und wie ihr wertvolle Medienlisten erstellt, um eure Public Relations nachhaltig zu stärken.

Inhalt

Was ist ein Presseverteiler?

Ein Presseverteiler ist genaugenommen ein Dienst zur Verbreitung von Pressemitteilungen, mit dem man automatisiert oder manuell Pressemitteilungen an eine große und dennoch getargete Zielgruppe von Journalisten, Bloggern, Influencern und traditionellen oder digitalen Medien versenden kann.

In der heutigen Zeit haben sich viele Aufgaben innerhalb des PR-Bereichs in die Welt der Online-Medien verschoben. Deshalb ist es mittlerweile Standard, dass PR-Software mit den oben beschriebenen Features auch als "Online-Presseverteiler" bezeichnet wird.

Warum ist ein Presseverteiler wichtig?

Der hauptsächliche Zweck der Verbreitung einer Pressemitteilung als Teil von PR-Kampagnen ist es, in den Medien, wie Print, Radio, TV-Nachrichten, Podcasts und Blogs, vertreten zu sein. Viele größere Unternehmen haben ihre eigenen Presseportale, doch für mittelständische oder kleinere Unternehmen ist dies oft noch keine Option - stattdessen müssen sie selbst aktiv werden und Journalisten ansprechen.

Doch es gibt noch weitere Gründe, die dafür sprechen, einen Online-Presseverteiler zu nutzen:

  1. Mehr Medienberichterstattung und Steigerung der Markenbekanntheit
    Klar: Der hauptsächliche Grund, der die Verbreitung von Pressemitteilungen über Presseverteiler so wichtig macht, ist die Tatsache, dass es euch dabei hilft, in den Medien präsent zu sein, was widerum den Markenaufbau fördert. Mit anderen Worten: Pressemitteilungen helfen, ein größeres Publikum zu erreichen und den Bekanntheitsgrad eines Unternehmens zu steigern. Indem ihr sie via Online-Presseverteiler weiter verbreitet, kommt ihr diesen beiden ultimativen Zielen für euer Unternehmen näher.
  2. Pressemitteilungen helfen bei der Suchmaschinenoptimierung (SEO)
    Auch wenn es keine Studien gibt, die einen Zusammenhang zwischen Pressemitteilungen und besseren Platzierungen belegen, sind viele PR- und SEO-Experten der Meinung, dass erfolgreiche Pressemitteilungen tatsächlich zur Suchmaschinenoptimierung beitragen können.
    Durch die Nutzung eines Presseverteilers erhält man also leichter Interesse und Backlinks.
  3. Kontakte zu Experten und Vordenkern aufbauen und pflegen
    Der letzte Grund, der euch davon überzeugen sollte, einen Presseverteiler zu nutzen, ist der Folgende: Die wirksame Nutzung eines Presseverteilers kann dazu führen, dass ihr langfristige Beziehungen zu wichtigen Personen in eurer Branche aufbaut. Solche Beziehungen zahlen sich irgendwann aus: Es ergeben sich essentielle Kooperationen - beispielsweise für Webinare, gemeinsame Events, Gastbeiträge, gemeinsame Whitepapers, etc.
    Denkt daran: Ihr profitiert immer von der Reichweite eurer Kontakte.
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Warum sind die richtigen Mailinglisten für den Erfolg eines Presseverteilers wichtig?

So schön und gut ein Presseverteiler auch für die Pressearbeit ist - er ist nur so viel Wert, wie die Arbeit, die ihr in die Erstellung der richtigen Liste an Medienkontakten investiert, denn die richtigen Ansprechpartner zu erreichen, ist das A und O.

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Unternehmen eine Mailingliste (am besten mittels einer Journalistendatenbank) erstellen und pflegen sollten:

  1. Zeitersparnis
    Eine gut gepflegte Kontaktliste erleichtert euch den Versand eurer Pressemitteilungen in eurem Verteiler. Ihr müsst nicht jedes Mal von vorne anfangen.
  2. Relevanz
    Wenn ihr wisst, welche Kontakte für welche Themen relevant sind, stellt ihr sicher, nur relevante Veröffentlichungen zu versenden und verbessert damit die Effizienz eurer Pressearbeit.
  3. Höherer ROI
    Ja, auch Pressearbeit sollte mittels ROI (Return on Investment) gemessen werden. Wie viel Geld ist in Form von Ressourcen wie Zeit, Arbeitskraft und Investitionen in die Erstellung und den Versand von Inhalten geflossen und wie viel Umsatz könnt ihr am Ende auf diese Investitionen zurückführen? Tipp: Wir haben einen Beitrag, der euch im Detail erklärt, wie ihr PR messen könnt.

Wie erstellt man eine Mailingliste?

Ihr könnt eure Mailinglisten entweder händisch oder mittels eines CRM-Systems wie dem PR-Tool von Meltwater, bestehend aus einer  und einem , erstellen.

Mailinglisten händisch erstellen

  1. Recherche nach passenden Kontakten
    Recherchiert online nach Redaktionen und konkreten Journalisten, die über eure Themen schreiben
  2. Kontaktdaten sammeln
    Nur mit der Recherche von Namen ist es nicht getan: Um euren Presseverteiler besonders stark zu machen, solltet ihr versuchen, so viele Informationen wie möglich über eure Journalisten zu recherchieren. Dazu gehören Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Themenbereiche, Redaktion / Unternehmen, Veröffentlichungsmedium, etc.
  3. Liste erstellen
    Sammelt diese Informationen bspw. in einer Excel-Tabelle oder in einem gemeinsamen Google Sheet, um die Kontaktdaten immer auf dem neuesten Stand zu halten
Achtung: Achtet darauf, die Kontaktdaten in euren Mailinglisten immer aktuell zu halten. Nur so ist ein effizienter Versand gewährleistet.

Mailinglisten im Meltwater Presseverteiler erstellen

Meltwater erleichtert euch die Erstellung relevanter Mailinglisten erheblich:

  1. Recherche nach passenden Kontakten
    In der Meltwater Medienkontaktdatenbank erhaltet ihr auf Knopfdruck Zugriff auf Tausende von Medienkontakten - natürlich datenschutzkonform. Der erste Schritt der Recherche fällt somit komplett weg.
  2. Kontaktdaten sammeln
    Nutzt die eingebauten Filter, um alle Kontakte nach Ressort, Reichweite, Rolle, Ort, Redaktion, Medium, geographischem Fokus, Sprache, Frequenz oder E-Mail zu filtern. Die nötigen Kontaktdaten sind natürlich für jeden Kontakt direkt zu finden.
  3. Liste erstellen
    In unserem PR-Tool könnt ihr die recherchierten Kontakte mit nur einem Knopfdruck in Listen speichern und diese dann für euren Presseversand nutzen.
    Pro-Tipp: Kombiniert eure bestehenden, internen Kontaktlisten mit denen aus der Meltwater Datenbank, um keine Chance, in den Medien aufgegriffen zu werden, zu verpassen.
Ein weiterer Vorteil: Wir bei Meltwater stellen sicher, dass unsere PR-Kontakte immer aktuell gehalten werden. So seid ihr immer über Jobwechsel jeglicher Art informiert.
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Presseverteiler erstellen und pflegen: 6 Tipps

Hier sind unsere sechs Tipps für die Erstellung und Pflege eines Presseverteilers:

1. Haltet eure Listen sauber und aktuell

Wir können es nicht oft genug sagen: Stellt sicher, dass eure Mailingliste sauber und aktuell ist, indem ihr regelmäßig inaktive oder uninteressierte Journalisten entfernt.

So verbessert ihr die Zustellbarkeit und stellt sicher, dass eure Nachrichten von den Personen gesehen werden, die am ehesten daran interessiert sind, eure Veröffentlichung aufzugreifen.

2. Nicht zu oft versenden

Vermeidet unbedingt, eure Medienkontakte zu verbrennen. Spam wird einfach nicht gerne gesehen und ihr macht euch schnell unbeliebt. Recherchiert lieber länger nach den wirklich wichtigen Kontakten und fragt euch unbedingt vor jedem Aussand, ob er es wert ist, in euren Presseverteiler aufgenommen zu werden.

Vielleicht könnt ihr auch mehrere Themen in einem Aussand zusammenfassen anstatt zu viele Nachrichten zu versenden?

Ihr wollt eine Pressemitteilung veröffentlichen? In diesem Beitrag erfahrt ihr, wie ihr die Frage: "Wann sollte man eine Pressemitteilung schreiben?" beantworten könnt.

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Bereit für gezieltere Presseaussendungen und Zugriff die größte Medienkontaktdatenbank?

3. Sendet interessante und relevante Inhalte

Haltet eure Ansprechpartner bei Laune, indem ihr ihnen interessante und relevante Inhalte schickt, die sie auch wirklich lesen wollen. Dazu können Neuigkeiten über euer Unternehmen, Produktaktualisierungen, hilfreiche Tipps oder exklusive Angebote gehören.

Denkt daran: Nur, weil ihr einen Presseverteiler nutzt, müsst ihr nicht alle Kontakte mit euren Inhalten bespielen. Je relevanter, desto wahrscheinlicher auch ein Erfolg. Nur so könnt ihr wirklich langfristige, nachhaltige Beziehungen und Partnerschaften aufbauen.

Steckt deshalb immer viel Arbeit in die Segmentierung eurer Versandlisten und schaut euch die Themen der Redakteure genau an, um sicherzustellen, dass euer Aussand für eure Adressaten auch eine Relevanz hat.

4. Personalisiert eure Nachrichten

Gestaltet euren Aussand persönlicher, indem ihr eure Empfänger mit Namen ansprecht und andere Personalisierungstechniken anwendet. So hebt ihr eure Nachrichten hervor und gebt Journalisten das Gefühl, Teil einer Gemeinschaft zu sein.

Tipp: Der Meltwater Presseverteiler erlaubt euch mittels Token, euren Presseaussand zu personalisieren. So ist jede Nachricht einzigartig.

5. Bietet einen Anreiz/Mehrwert

Ein einfacher Presseversand über euren Presseverteiler kann, muss aber nicht zum gewünschten Ziel führen. Überlegt euch stattdessen, welchen Mehrwert ihr Journalisten bieten könnt, die ihr kontaktiert.
Exklusive Informationen und Inhalte wie Infografiken und Statistiken kommen immer besonders gut an!

Ihr veröffentlicht eine Pressemitteilung? Dann sind der richtige Aufbau, eine catchy Überschrift und der richtige Betreff das A und O. Hier erfahrt ihr mehr über den Aufbau einer Pressemitteilung →

6. Lernt aus euren Erfolgen und Fehlern

Zu guter Letzt solltet ihr sicherstellen, aus vergangenen Aussendungen zu lernen. Denkt nicht, dass eure Arbeit mit dem Klick auf "Senden" beendet ist. Eine eigentlich essentielle Aufgabe beginnt damit erst: Das Durchführen einer Versandanalyse.

  • Öffnungsrate: Wie viele Empfänger haben eure E-Mail geöffnet?
  • Klickrate: Wie viele Empfänger haben auf einen eurer Links geklickt?
  • Antwortrate: Wie viele Empfänger haben auf eure Nachricht geantwortet und auf sie reagiert?
  • Abmelderate: Wie viele Empfänger haben sich nach eurem Versand von eurer zukünftigen Kommunikation abgemeldet?
  • Tonalität: Wenn auf euren Aussand reagiert wurde, waren diese Reaktionen positiv oder negativ? Waren noch Fragen offen?
  • Anzahl der Medienerwähnungen: Wie oft wurdet ihr im Anschluss an den Versand in den Medien erwähnt?

Im Meltwater Online-Presseverteiler ist bereits eine Versandanalyse integriert, die euch die Öffnungs-, Klick-, und Abmelderate zu jeder eurer mittels Meltwater versendeten E-Mails zeigt.

Mithilfe der Meltwater Medienbeobachtung mit Real-Time Alerts werdet ihr im nächsten Schritt auch automatisch über eure Medienerwähnungen informiert.

Screenshot der Meltwater Journalistendatenbank mit Filtern

Der heilige Gral: Eine Journalistendatenbank mit integriertem Presseverteiler nutzen

Wenn ihr diesen Artikel bis hierher gelesen habt, dann sollte euch jetzt klar sein: Es hat klare Vorteile, einen Online-Presseverteiler zu nutzen anstatt dieselbe Arbeit händisch zu erledigen.

Wenn euer Presseverteiler dann noch mehrere Funktionen vereint - umso besser.

Bei der Wahl eures Presseverteiler-Anbieters solltet ihr darauf achten, dass die Nutzung einer Medienkontaktdatenbank und eines Presseversands inkludiert ist. So holt ihr das meiste aus dem Verteiler heraus.

Meltwater: die All-in-one PR-Software

Wir fassen zusammen: Die Meltwater PR-Software unterstützt euch allumfassend bei eurer Pressearbeit:

  • Journalistendatenbank
    • Immer aktuelle Kontaktdaten
    • Spezifische Filter helfen euch, schnell die richtigen Kontakte zu identifizieren
    • Kombiniert eure eigenen Kontakte mit denen in unserer Datenbank
  • Presseverteiler
    • Verfasst und versendet eure Pressemitteilung im selben Interface
    • Tokens helfen euch bei der Personalisierung
    • Eine Integrierte Versandanalyse zeigt euch Möglichkeiten zur Verbesserung
    • Erstellt Templates in eurem Branding, damit auch das Design überzeugt
  • Medienbeobachtung
    • Erfahrt automatisch von Medienerwähnungen
    • Belegt den Erfolg eurer Pressearbeit
    • Erstellt individuelle Dashboards und teilt sie mit wichtigen Stakeholdern

Wenn ihr eine persönliche Tour durch unsere PR-Lösung erhalten möchtet, füllt einfach das nachstehende Formular aus. Unsere Experten melden sich und unterstützen euch gerne:

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