Unsere Welt bewegt sich schneller denn je und der Einfluss digitaler und sozialer Medien hat den Alltag von PR-Verantwortlichen grundlegend verändert. PR Automationslösungen helfen Teams auf der ganzen Welt dabei, sich an die immer vielschichtiger werdende Medienlandschaft anzupassen.
Die zunehmende Komplexität der Informationsverbreitung macht die Arbeit von Kommunikationsteams eher zeitaufwändiger als einfacher. KI-gestützte Technologien können PR-Fachleute jedoch dabei helfen, effizienter zu arbeiten.
Ob beim Pitching von Pressemitteilungen, bei der Beobachtung von Storys, bei der Entwicklung von Strategien für PR Kampagnen oder beim Nachweis des ROI – mit Tools zur Automation von PR-Aufgaben lässt sich Zeit sparen. So können sich Kommunikationsverantwortliche auf das konzentrieren, was sie am besten können: Beziehungen pflegen und begeisternde Botschaften verfassen.
Sehen wir uns einige Möglichkeiten an, wie die Automation von PR-Aufgaben mithilfe von KI und datengesteuerten Strategien die Produktivität von Kommunikationsteams steigern kann.
Inhalt
Wie lassen sich PR und Automation miteinander verbinden?
Automation von Media Outreach
Automation der Medienbeobachtung
Automatisierung des PR-Reportings
Social Media Automation
Automation der PR-Planung
Automation und PR sollten Hand in Hand gehen
Wie lassen sich PR und Automation miteinander verbinden?
Je stärker KI ins öffentliche Bewusstsein rückt und sich in der Geschäftswelt etabliert, desto größer wird die Sorge, dass sie irgendwann menschliche Fachkräfte ersetzen könnte.
Sicherlich gibt es Stimmen, die der Meinung sind, dass KI in der PR Automation genau das Herzstück des Fachgebiets trifft – die Beziehungen. Denn schließlich lassen sich echte Beziehungen zu Menschen nicht automatisieren (und sollten es auch nicht).
Doch auch wenn nicht alles automatisiert werden sollte, kann Automation durchaus dabei helfen, PR-Profis von zeitaufwändigen Routineaufgaben zu entlasten.
Wenn sie richtig eingesetzt werden, können automatisierte Aufgaben wie Medienbeobachtung, Kommunikation mit Medienkontakten, Social Media und Reporting Zeit sparen und gleichzeitig Planung und Ergebnisse optimieren.
„Tools zur Automation unserer Aufgaben helfen uns, intelligenter zu arbeiten und gleichzeitig unsere Produktivität zu steigern”, sagt Wendy Marx, Präsidentin von Marx Communications. „Sie verwandelt PR von einer intuitiven Kunst in eine präzisere, durch Daten und Analysen gestützte Tätigkeit.”
KI-gesteuerte Technologielösungen wie die Meltwater Suite unterstützen PR-Fachkräfte dabei, ihre Arbeit effizienter zu gestalten und PR-Strategien zu entwickeln, die zu greifbaren Geschäftsergebnissen führen. Durch die Automatisierung zeitaufwändiger, manueller Aufgaben und die Bereitstellung aussagekräftiger Daten ermöglicht Meltwater PR-Teams, gezieltere Medienmaßnahmen zu planen, ihre Zielgruppen besser zu verstehen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Schauen wir uns nun anhand einiger Beispiele genauer an, wie PR-Profis Automation in ihre tägliche Arbeit integrieren.
Automation von Media Outreach
Das Erstellen von Medienlisten kann ziemlich mühsam sein. Automation macht diese Arbeit deutlich einfacher.
Eine Technologie wie die Media Relations Lösung von Meltwater verfügt über eine umfangreiche Mediendatenbank, damit PR-Profis sich gänzlich auf ihre Outreach- und Pitching-Maßnahmen konzentrieren können. Darüber hinaus ergänzt unsere Software die Journalistenprofile in der Datenbank automatisch mit den neuesten Informationen und fügt regelmäßig neue Kontakte hinzu.
Das stundenlange Erstellen statischer Medienlisten wird damit überflüssig und gehört dank Meltwater der Vergangenheit an.
„Nach 10 Jahren manueller Recherchen zum Aufbau von Kontaktlisten hat die automatisierte Erstellung von Medienlisten den Arbeitsaufwand von durchschnittlich drei Tagen pro Pressemitteilung auf maximal einen Vormittag reduziert“, sagt Corinne Card, Mitbegründerin von Full Story Media.
Optimierung der Outreach-Maßnahmen
Neben dem Aufbau von Kontaktlisten können Automatisierungen PR-Profis auch bei Nachfassaktionen unterstützen und so die Outreach-Maßnahmen des gesamten Teams optimieren. Eine Lösung wie Meltwater bietet ein CRM-ähnliches Tool zur Synchronisierung der Medienkontakte, um zu verhindern, dass Journalisten von mehreren Teammitgliedern gleichzeitig zur selben Story kontaktiert werden.
So behältst du den Überblick über die Interaktionen mit Journalisten – und die Erfassung aller bisherigen Austausche macht den Aufbau von Beziehungen einiges einfacher. Mit Meltwater Media Outreach kannst du außerdem mühelos Kennzahlen wie versendete E-Mails, Öffnungsrate, Bounce-Rate und vieles mehr im Auge behalten. Diese Lösungen dienen dazu, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Effektivität der Kommunikation zu steigern.
„Durch das Tracking der E-Mail-Öffnungen sehe ich genau, wer meine Pitches geöffnet hat. So kann ich meine Follow-ups gezielt auf die Journalist:innen zuschneiden, die meine Nachricht zwar geöffnet, aber vielleicht nur überflogen und dann aus den Augen verloren haben. Wenn eine Nachricht hingegen gar nicht geöffnet wurde – sei es, weil sie ungelesen gelöscht wurde oder noch unbeachtet im Posteingang liegt – sieht mein Follow-up natürlich ganz anders aus“, erklärt Adam Yosim, Senior Account Executive bei Stanton Communications.
Dank modernster Technologie sparen Teams viel Zeit bei manuellen Aufgaben. Lösungen wie Meltwater setzen generative KI ein, um die Erstellung von Pressemitteilungen zu automatisieren. Mit Unterstützung von ChatGPT kann der PR-Assistent von Meltwater mithilfe künstlicher Intelligenz einen ersten Entwurf für deine Pressemitteilung erstellen. Beschreibe dem System einfach in natürlicher Sprache, worum es geht und das Tool formuliert den passenden Textvorschlag.
Automation der Medienbeobachtung
Die Medienlandschaft ist in den letzten zehn Jahren immer komplexer geworden. PR-Profis müssen wissen, wer in den traditionellen News-Medien, in sozialen Medien, in Blogs, Podcasts, Online-Foren und anderen Kanälen über ihre Marken oder Kunden spricht. Doch wie lässt sich all das überhaupt noch überblicken?
Medienquellen großflächig beobachten
Gute Nachrichten: Moderne Technologien können bei der Automation des Media Monitoring Prozesses helfen und alle Daten durchforsten, um die richtigen Storys für deine PR-Strategie zu finden.
Ein Tool wie die Media Monitoring Lösung von Meltwater scannt mehr als 270.000 weltweite Nachrichtenquellen. Außerdem können bis zu 15 verschiedene Social Media Kanäle gleichzeitig beobachtet werden.
„Dank automatisierter Medienberichte jeden Morgen um 7:00 Uhr weiß ich gleich zu Beginn meines Arbeitstages, was in den Branchen meiner Kunden passiert“, erklärt Chloe DeYoung, PR-Managerin bei Element. „Ich erhalte Benachrichtigungen zu meinen Kunden, ihren Pressesprechern, Branchennews und sogar zu Erwähnungen von Mitbewerbern.
Moderne PR-Technologien können das Erfassen von „Clippings“ automatisieren – so bleibt Kommunikationsteams mehr Zeit für die Entwicklung wirksamer Kampagnen und relevanter Botschaften. Das mühsame Durchforsten täglicher Nachrichten entfällt. Darüber hinaus ist KI in der Lage, all diese Inhalte zu scannen und nach Erwähnungen, Sentiment und weiteren Parametern zu analysieren.
„Bei meinem ersten Praktikum habe ich die Presse-Clippings zusammengestellt“, sagt Celia Sollows, Präsidentin von The Little Public Relations Company. „Wir haben Nachrichtenartikel per Fax erhalten, zahlreiche Zeitungen durchgeschaut, Storys ausgeschnitten, auf Papier geklebt, fotokopiert und dann verteilt. Die Wortzählung und Analyse erfolgte manuell. Heute logge ich mich in eine Plattform ein und erhalte die Storys einschließlich Analyse.“
Wie KI beim Krisenmonitoring hilft
Die Automatisierung dieses Prozesses ist beim Krisenmanagement besonders wichtig.
Mit der Social Listening Lösung von Meltwater kannst du Suchanfragen für deinen Markennamen und andere relevante Keywords (z. B. Produktnamen, Führungskräfte usw.) einrichten, die in Diskussionen über dein Unternehmen und deine Branche häufig erwähnt werden. Darüber hinaus können Benachrichtigungen an wichtige Stakeholder versendet werden, wenn diese Begriffe in sozialen Medien ungewöhnlich oft auftauchen.
Tipp: In diesem Blog stellen wir dir die 23 wichtigsten Media Monitoring Tools im Jahr 2025 vor.
Automatisierung des PR-Reportings
PR-Verantwortliche müssen den Erfolg ihrer Arbeit belegen und überzeugende Nachweise dafür liefern können, dass Public Relations zu messbaren Geschäftsergebnissen führen. Leider ist der Reporting-Prozess für viele PR-Teams eine echte Herausforderung.
Dank neuer Technologien lässt sich jedoch ein Großteil des Reporting-Prozesses automatisieren und stellt PR-Verantwortlichen auf Knopfdruck dynamische, aktuelle Metriken zu ihrer Performance bereit.
„Wenn Automation richtig eingesetzt wird, ist sie eine große Hilfe beim Tracking von Kampagnen-Metriken”, sagt Kristina Markos M.L.S., Kommunikationsdozentin am Lasell College. „Der sofortige Zugriff auf Daten und Kennzahlen ist dabei entscheidend.”
Die Power von anpassbaren Dashboards
Eine Lösung wie Meltwater gibt PR-Teams über unser PR-Analysetool Zugriff auf individuell anpassbare Dashboards. Mit Meltwater kannst du mühelos eine Vielzahl von wichtigen Kennzahlen überwachen, zum Beispiel:
- Medienpräsenz
- Werbeäquivalenzwert (AVE)
- Sentiment
- Social Media Reichweite
- Share of Voice
Unsere anpassbaren Dashboards werden kontinuierlich mit Live-Daten zu jedem von deinem Team gewählten Zeitrahmen aktualisiert – sei täglich, monatlich oder sogar im Jahresvergleich. So erhältst du innerhalb von Sekunden die neuesten und relevantesten Informationen.
„Beim Reporting unserer Agenturleistungen erhalten wir einen umfassenden Überblick über die gesamten Presseberichterstattungen, von traditionellen Medien über Social Media bis hin zu Influencer-Content“, sagt DeYoung. „Anschließend nutzen wir Analysen, um Website-Besuche und Nutzerpfade nachzuvollziehen, die mit unseren Maßnahmen in Verbindung stehen.
Du kannst diese Dashboards verwenden, um automatisierte Berichte zu erstellen, die in regelmäßigen Zeitabständen per E-Mail versendet werden. Darüber hinaus können aktuelle Medienberichte per E-Mail in einem automatisierten Newsletter-Format verteilt werden, damit das gesamte Unternehmen stets über die Erfolge des PR-Teams auf dem Laufenden ist.
Social Media Automation
Social Media Automation hat für viele PR-Verantwortliche eine neue Ära eingeläutet. Diese Tools ermöglichen es Marken, ihre Posts im Voraus zu planen, um Zeit zu sparen und mehr Traffic auf ihre Website zu lenken.
So praktisch die Automatisierung von Social Media-Posts auch ist, darf das Engagement mit den Followern nicht auf der Strecke bleiben.
„Social Media ist mehr als nur ein Abstellplatz für Links“ sagt Andy Crestodina, Mitbegründer und Chief Marketing Officer von Orbit Media. „Es ist ein Ort, an dem Unterhaltungen stattfinden. Wenn diese automatisierten Social Media Beiträge das Einzige sind, was in Ihrem Stream zu sehen ist, sind Sie auf dem falschen Weg.“
Ein weiterer Vorteil von Technologien wie Meltwater sind die umfassenden Reporting-Funktionen, die dich bei der Optimierung deiner Social Media Aktivitäten unterstützen.
Mit unserer Social Media Management Plattform kannst du die Performance deiner Posts in Echtzeit verfolgen. Du siehst die Performance der einzelnen Kanäle sowie eine kanalübergreifende Ansicht, die den Top-Content aller deiner Social Media Channels, sowohl bezahlte als auch organische, hervorhebt. Die Analysen können aufgeschlüsselt werden, um bestimmte Kampagnen zu tracken und die Ergebnisse mit deinen üblichen Social Media Maßnahmen zu vergleichen.
Automation der PR-Planung
Automation nimmt bei der Planung deiner Kampagnen und deiner PR-Strategie eine wichtige Rolle ein. PR-Verantwortliche müssen wissen, für welche Themen sich die Zielgruppen interessieren und in welche Online-Unterhaltungen sich ihre Marke einbringen könnte.
Eine Social Listening Lösung wie Meltwater unterstützt dich dabei, relevante Gespräche frühzeitig zu erkennen. So behältst du aktuelle Trends im Blick und kannst auf relevante Themen aufspringen, noch bevor es eure Mitbewerber tun.
Durch den Einsatz von Automatisierung und datengestützten Strategien könnt ihr Trends gezielt für euch nutzen, die Sichtbarkeit eurer Marke in der riesigen Online-Medienlandschaft erhöhen und zeigen, dass euer Team am Puls der Zeit ist und die Interessen eurer Zielgruppe genau versteht.
„Es ist entscheidend zu wissen, welche Art von Inhalten bei welcher Zielgruppe zu welchem Zeitpunkt Anklang findet“, sagt Lauren Cranston, PR and Social Media Specialist bei Skyword. „Weil sich die Aktivitäten in den sozialen Medien ständig ändern, ist der sofortige Zugriff auf diese automatisierten Daten für die Strategieentwicklung unerlässlich.”
Automation und PR sollten Hand in Hand gehen
Weltweit führende PR-Agenturen nutzen Automation und KI für die Planung von Kampagnen, die Beobachtung von Medienquellen, die Erstellung ganzheitlicher Berichte und vieles mehr. In der schnelllebigen Online-Medienwelt von heute ist es für ein einzelnes Team schlichtweg unmöglich, all diese Aufgaben ohne die Unterstützung von Technologie zu bewältigen.
Technologien wie Meltwater unterstützen PR-Verantwortliche bei der Automatisierung von Prozessen, der fundierten Entscheidungsfindung, der Erzielung besserer Ergebnisse sowie der Bereitstellung von Daten und Analysen, mit denen sich der ROI von PR-Strategien belegen lässt.
So können Teams effizienter arbeiten und sich gleichzeitig auf den Aufbau von Beziehungen – das Herzstück ihrer Tätigkeit – konzentrieren.
Fülle das Formular aus, um mehr darüber zu erfahren, wie Meltwater dir bei der Automation von PR-Prozessen helfen kann:
