Der Ultimative Reporting Guide: Definition, Tools, KPIs

Drei bunte Pfeile zeigen nach oben. Die Pfeile sollen Diagramme im Reporting widerspiegeln.
Drei bunte Pfeile zeigen nach oben. Die Pfeile sollen Diagramme im Reporting widerspiegeln.

Reporting (zu Deutsch "Berichtswesen") gehört heute zu den Kernaufgaben eines jeden Unternehmens.

Mit den immer komplexer werdenden Datenanforderungen im Data Analytics-Bereich und den Terabytes an Informationen und KPIs (Messgrößen), die in jeder Sekunde des Tages generiert werden, ist der Bedarf an fortschrittlicheren Reporting Tools offensichtlich geworden.

Aktuelle Reporting Insights, aufgrund derer schnell und in Echtzeit Entscheidungen getroffen werden können, sind ein eindeutiger Wettbewerbsvorteil, auf den wir später noch eingehen werden.

Dieses Bedürfnis hat Unternehmen dazu veranlasst, nach komplexeren Lösungen zu suchen, die den Big Data in ihrem Geschäftsumfeld Sinn und Bedeutung verleihen.

Business Intelligence Fragen, die sich von Reporting Services umgehend und mit der entscheidenden Genauigkeit beantworten lassen, können über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Es überrascht also kaum, dass im Jahr 2021 zwei Drittel der Führungskräfte vorhatten, die IT-Budgets zu erhöhen.

Inhalt

Was ist Reporting? Eine Definition

Bevor wir uns mit Reporting Tools beschäftigen, wollen wir erst einmal die Definition des Begriffs "Reporting" (zu Deutsch "Berichtswesen") klären, denn es gibt unzählige verschiedene Arten davon.

In diesem Artikel befassen wir uns ausschließlich mit dem Enterprise- oder Unternehmens-Reporting. Diese Definition von Gregory Hill fasst diese Form treffend zusammen:

"Unternehmens-Reporting (oder Management-Reporting) ist die regelmäßige Bereitstellung von Informationen für Entscheidungsträger in einer Organisation, um diese bei ihrer Arbeit zu unterstützen."

Die Geschichte des Reportings

Das Reporting ist seit mehr als tausend Jahren vor Christus, als phönizische Kaufleute auf der Suche nach Kunden den Nahen Osten und das Mittelmeer durchquerten und ihre Verkaufszahlen und Kundenfeedback auf Pergament festhielten, ein fester Bestandteil des Geschäftslebens.

Damals war ein Sales Qualified Lead (SQL) ein persönliches Kennenlernen im Hinterzimmer eines verrauchten Teehauses im Nahen Osten.

Datenquellen bestanden aus redseligen Beduinen, die gerade mit ihrer Kamelkarawane aus einem fernen nordafrikanischen Land angereist waren.

Die Visualisierung der Daten erfolgte wahrscheinlich in Form von Zahlenkolonnen, die auf eine Schriftrolle geätzt wurden.

Das erste intelligente Reporting Tool war die gute alte Microsoft Excel-Tabelle, die vor über 30 Jahren auf dem Markt eingeführt wurde. Sie dient auch heute noch für viele Kleinunternehmen als Einstiegslösung für die simple Erfassung und Analyse von Daten.

Die Excel-Tabelle hat ihren Job zwar viele Jahre lang erfüllt, doch dieser Ansatz erfordert ein Maß an menschlichem Input, das langsam und fehleranfällig sein kann. Zudem wurden die Daten in der Regel nur einer begrenzten Anzahl von EntscheidungsträgerInnen zur Verfügung gestellt und die Informationen waren Lichtjahre von Echtzeitdaten entfernt.

Heute verfügt die Großzahl der Reporting Softwares, die von Fachleuten bei ihrer täglichen Arbeit verwendet werden, über einige integrierte Berichtsfunktionen. Diese eignen sich jedoch eher für die Auswertung von Ad-hoc-Reports als für die sofortige Bereitstellung einheitlicher unternehmensweiter Daten und Erkenntnisse.

A man working on a laptop featuring graphs, whill he writes on paper

Reporting Tools und Software - Die Basics

Was sind andere Bezeichnungen für Reporting Tools?

Reporting-Tools haben eine Reihe von Bezeichnungen – wir stellen dir hier einige davon etwas näher vor.

  • Reporting Services
  • Reporting Software
  • Reporting Systeme
  • Business Intelligence Software
  • Data Reporting
  • Software zur Informationsvisualisierung
  • Business Intelligence- und Reporting-Tools (kurz BIRT)
  • Enterprise Reporting Software Tools

Doch unabhängig von der Bezeichnung geht es bei allen um dasselbe: Das schnelle Erfassen von großen Datenmengen, um die Bedeutung und Erkenntnisse (zu) einer Sache zu ermitteln.

Tipp: Wir bei Meltwater bieten verschiedenste Reporting-Optionen an. Beispielsweise Social Media Reporting, PR Reporting oder benutzerdefinierte Reports.

Was ist ein Reporting Tool? Reporting Software Definition

Der Digital Project Manager hat dafür folgende Definition:

"Ein Reporting Tool oder eine Reporting Software ist ein System, das Daten aus verschiedenen Quellen erfasst und sie in Tabellen, Diagrammen, visuellen Präsentationen und anderen Formen darstellt, um die Informationen einfacher verständlich zu machen."

Dashboards aus dem Meltwater PR Reporting Tool

InetSoft Technology Corp definiert Reporting Software wie folgt:

"Anwendungen, die Unternehmen verschiedene Reports über ihr Business bereitstellen. Diese können von Verkaufs- und Produktionsberichten bis hin zu Ad-hoc-Reports [oder] Berichten reichen, in denen der Nutzer oder die Nutzerin die Abfrage individuell auf ein bestimmtes Problem oder Anliegen anpasst. In erster Linie fassen Reporting Tools wichtige Daten aus allen Bereichen des Unternehmens zusammen und präsentieren diese Informationen anschließend in aussagekräftiger Form den MitarbeiterInnen und EntscheidungsträgerInnen."

Welche Fragen müssen Reporting Tools beantworten?

Eine gute Reporting Software sollte in der Lage sein, uns so ziemlich alle benötigten Informationen zu liefern. Dennoch befürworten wir das Mantra "Messen, was zählt".

Nicht alles, was gemessen werden kann, sollte auch gemessen werden und jede kluge Führungskraft wird bestätigen, wie wichtig die Verwendung von Reporting Tools für die Messung strategischer Vorgaben und langfristiger Unternehmensziele ist.

Welche Reporting KPIs sollte Reporting Software auswerten?

Angesichts dieser Tatsache empfehlen wir dir, die folgenden Metriken im Auge zu behalten. Hier sind einige Beispiele von wichtigen Reporting KPIs, die bei der Messung übergeordneter Zielen helfen:

Aufgrund der riesigen Datenmengen, die uns heutzutage zur Messung zur Verfügung stehen, kann man sich schnell einmal überfordert fühlen. Die Visualisierung der Daten ist deshalb entscheidend. Reine Datenberichte ohne Datenanalyse und Visualisierung, die den Zahlen Bedeutung verleihen, sind nutzlos.

Ein Screenshot aus dem Meltwater PR Reporting Tool

Um die Analyse zu vertiefen und eine weitere Dimension von Erkenntnissen zu gewinnen, beschäftigen (oder beauftragen) viele Unternehmen Datenanalysten oder nutzen automatisierte Verfahren wie die Einbindung von Visualisierungstools für das Reporting. Letztere können für regelmäßige, benutzerfreundliche Berichte in standardisierte Vorlagen mit einem vorgegebenen Format und einer vorgegebenen Struktur integriert werden.

Tipp: Für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen an die Daten gibt es zahlreiche Anbieter, die maßgeschneiderte Dashboards und Reports bereitstellen. Auch wir bei Meltwater bieten einen solchen Custom Reporting Service an.

Welche Arten von Reporting Tools & Software gibt es?

Nun wissen wir, wie BI-Tools unsere Anforderungen an die Messung von Daten und Verfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren im gesamten Unternehmen bestmöglich erfüllen. Dabei ist es wichtig, zu verstehen, dass es nicht nur eine einzige Art von Reporting Software gibt.

Es gibt unzählige Arten von Reporting Tools und Software, z.B.:

  • Dashboard Software: Mit Dashboard Software können wir die für uns wichtigsten Berichte in den Mittelpunkt rücken.
  • Datenvisualisierungssoftware: Bei einer Datenvisualisierungssoftware geht es darum, Daten in einer visuellen Form und für die NutzerInnen einfach verständlich darzustellen.
  • Scorecard Tools: Bei Scorecard Tools dreht sich alles um Performance-Daten, die uns Aufschluss darüber geben, wer die ÜberfliegerInnen im Unternehmen sind.
  • Ad-hoc Reporting: Ad-hoc-Reportwriters erstellen für Unternehmen mit ständig wechselnden Anforderungen im Handumdrehen verschiedene Arten von Berichten, die unmittelbar, also ad-hoc, umgesetzt werden.
Image of a man sitting at a laptop with a screen showing graphs

Reports unterscheiden sich auch in ihrer Interaktivität.

Statische Dokumente können von den EndnutzerInnen nicht geändert werden, während interaktive Messoptionen es uns ermöglichen, durch verschiedene Ebenen und Visualisierungselemente zu navigieren. In interaktiven Berichten können wir mit einem Mausklick verschiedene Datenebenen erkunden. Sie erlauben es darüber hinaus, die verschiedenen Datenquellen für spezifische Bedürfnisse zu durchsuchen, zu sortieren, zu filtern und anzuzeigen.

Auch die Bereitstellungsform kann variieren. Zu den gängigen Optionen für den Export und die Zu- und Bereitstellung von Berichten gehören

  • E-Mail
  • .pdf
  • verschiedene Excel-Formate
  • .csv
  • FTP
  • PowerPoint (.ppt)

Bei den meisten Enterprise-Tools wird gemeinsam mit dem Unternehmen das Format bestimmt, das den Anforderungen und Bedürfnissen am besten entspricht.

Tipp: Wir bieten verschiedenste Reporting-Optionen an. Dazu gehören sowohl interaktive ad-hoc Dashboards als auch die Option, Reports in verschiedensten Formaten zu exportieren und direkt mit Stakeholdern zu teilen.

Möchtest du dich bezüglich unserer verschiedenen Reporting-Angebote persönlich beraten lassen?

Was macht ein herausragendes Reporting Tool aus?

Für Ben Aston, Gründer des in Vancouver ansässigen Indie Digital Media Publishing-Unternehmens Black and White Zebra, gehören die folgenden Punkte zu den wichtigsten Anforderungen an ein Reporting Tool:

  • Sind die Berichte optisch ansprechend und leicht zu interpretieren?
  • Ist das Tool benutzerfreundlich und einfach zu erlernen?
  • Können die Daten auf verschiedene Arten visualisiert werden?
  • Können wir Reporting KPIs auf verschiedene Arten messen?
  • Können wir die Inhalte relativ einfach exportieren, drucken und weitergeben?
  • Wie einfach ist die individuelle Anpassung und Visualisierung?
  • Bietet es interaktive Dashboards?
  • Handelt es sich um ein All-in-One-Tool, das Daten aus verschiedenen Datenquellen abrufen kann, von Webberichten über Webseiten bis hin zu Tabellenkalkulationen, Apps oder Buchhaltungssoftware?
  • Können die Daten sowohl in technischer als auch in nicht-technischer Sprache und mit Hilfe von Spezifikationen einfach durchsucht werden?
  • Gibt es verschiedene Möglichkeiten, 'Fragen zu den Daten zu stellen', je nach den Kompetenzen oder Vorlieben der NutzerInnen?
Tipp: Du weißt nicht, an welchem Reporting-Tool du dich zuerst versuchen sollst? Frage noch heute eine unverbindliche Demo unserer Meltwater Reporting-Lösung an und starte direkt!

Grundsätzlich geht es darum, die Umwandlung großer Datenmengen aus verschiedenen Datenquellen in verwertbare Informationen so einfach wie möglich zu machen. 'Benutzerfreundlich', 'einfach zu verstehen', 'intuitiv zu bedienen' und 'einfach zu visualisieren' sind die gängigen Begriffe, die einem hier einfallen.

DatenwissenschaftlerInnen und DatenanalystInnen sind teuer und heiß begehrt. Aus diesem Grund ist ein Tool, das Self-Service Business Intelligence ermöglicht, ein großes Plus für die Unternehmensführung.

Das Ziel von Self-Service BI ist die Unabhängigkeit der NutzerInnen von der IT-Abteilung bei der Beantwortung von unternehmerischen Fragen. In vielen Fällen kann die IT-Abteilung dem Unternehmen diese Analyse-Tools und -Anwendungen bereitstellen, mit einem Self-Service BI können sich die MitarbeiterInnen diese Daten und Information jedoch rasch und einfach selbst beschaffen.

A laptop screening showing the CEO Echo dashboard

Häufig gestellte Fragen zum Thema Reporting

Was ist eine Reportwriter-Software?

Reportwriter, auch Reportgenerator genannt, sind Programme, die in der Regel Teil eines Datenbankmanagementsystems sind und Informationen aus einer oder mehreren Dateien extrahieren und die Informationen in einem bestimmten Format darstellen.

Die meisten Reporting Tools ermöglichen die Auswahl von Datensätzen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, und die Anzeige der ausgewählten Felder in Zeilen und Spalten.

Eine Reportwriting-Software besteht aus Programmen, die sowohl regelmäßige als auch einmalige, spezifische Berichte erstellen. Dies kann wöchentlich, vierteljährlich oder jährlich geschehen oder bei Bedarf auch einmalige, ungeplante Datenberichte für das Management einschließen.

Was macht ein gutes Dashboard aus?

Ein gutes Dashboard zeigt Daten an, während sich ein großartiges Dashboard durch interaktive Funktionen auszeichnet.

In der Praxis ist das visuelle Datenreporting wesentlich umfassender. Es liefert uns nicht nur Daten, sondern erlaubt es uns auch, mit ihnen zu arbeiten. Die Möglichkeit, uns mit den Informationen auseinanderzusetzen, hilft beim besseren Verständnis der Daten und ermöglicht es uns, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Je schneller ein Marketing-Dashboard hilfreiche Informationen übermittelt, desto besser ist es auch.

Wie kann man Marketing Dashboards optimal nutzen?

Dashboards sind wichtig, um deine Datenberichte in vollem Umfang zu nutzen und das Beste daraus zu machen. Ganz gleich, welche Messgrößen wir tracken - ob es sich um Business Intelligence, SQL, die Performance von MitarbeiterInnen, den Customer Lifetime Value oder die Konvertierungsrate von SQLs handelt - ein Marketing Dashboard wird zu einem automatisierten Orakel.  

Dashboards bieten in allen Situationen wertvolle Hilfestellungen, von Content-Marketing-Ideen bis hin zu Informationen über Mitbewerber und allgemeine Geschäftsinformationen - wenn sie richtig konzipiert und mit klarer Absicht gestaltet sind. Dashboards liefern Informationen zur Marke, zu Mitbewerbern, zur Branche und vielem mehr.

Mit dem richtigen KPI Marketing Dashboard verfügt ihr über Analysen, die euch Aufschluss darüber geben, wo eure Marke steht, wie sie im Vergleich zu den Mitbewerbern und innerhalb der Branche abschneidet.

Wie kann man die Informationen aus einem Report am besten teilen?

Das hängt ganz vom Inhalt ab.

  • Wenn die Informationen beispielsweise von mehreren Abteilungen genutzt werden können, bietet sich ein Newsfeed im Intranet als Informationsquelle für die MitarbeiterInnen an.
  • Eine weitere Möglichkeit ist die Einrichtung von Command Centers, die allen Abteilungen Zugriff auf die Daten gewähren.
  • Wenn es sich um vertrauliche Daten handelt, eignet sich wiederum ein Dashboard, auf das nur ausgewählte Personen Zugriff haben.
People sitting around a table whule a pan stands infront of a whiteboarding presenting

Was sind wichtige Reporting-KPIs?

Wir alle benötigen Anhaltspunkte, die wir anstreben können, um auf Kurs zu bleiben. Leistungsindikatoren oder Key Performance Indicators (KPIs) eignen sich hervorragend, um Ziele greifbarer zu machen und zu quantifizieren, was bisher nicht quantifizierbar war. Wenn wir (oder unsere Vorgesetzten) uns fragen, ob wir gute Arbeit leisten, geben uns KPI-Berichte die Antwort und spornen uns zu noch höheren Leistungsflügen an.

Wenn wir beispielsweise im Bereich PR und Marketing arbeiten, möchte unser Führungsteam kein Dashboard mit einer Liste von Links zu PR-Clips und einigen Screenshots von Social Media Plattformen sehen. Sie wünschen sich vielmehr einen KPI-Report, aus dem das Management entnehmen kann, wie ihre Investitionen in Paid, Earned, Shared und Owned Media (PESO) - und das Kommunikationsteam - die allgemeinen Unternehmensziele unterstützen.

Tipp: Hier haben wir konkrete Beispiele für PR-Reports und PR-Dashboards für dich, die dir weiterhelfen. Unser Beitrag zu den wichtigsten Social Media KPIs hilft dir ebenfalls bei der Bestimmung der richtigen Metriken.

Ja klar, bei vielen Ziele stehen die Aufmerksamkeit und das Engagement im Mittelpunkt. Aber um dem Führungsteam den Wert unserer Arbeit zu beweisen, müssen wir auch die richtigen KPIs messen. Dafür haben wir hier einen Reporting Guide zum kostenlosen Download für dich, der dir hilfreiche Vorlagen für dein Reporting bietet.

Was sind Herausforderungen bei der Bestimmung von global standardisierten KPIs?

Die Standardisierung von unternehmensweiten Leistungsindikatoren ist eine Herausforderung, vor allem, wenn ein Unternehmen in verschiedenen Regionen tätig ist.

Was in einem Gebiet ein hervorragender KPI sein mag, kann sich aufgrund unterschiedlicher Umstände und kultureller Normen in einer anderen Region nicht für den KPI-Report eignen.

In manchen Regionen ist die standardisierte Messung und der Fokus auf den ROI für Kommunikationsteams nicht üblich. Wenn wir daran gewöhnt sind, an der Awareness und den Impressionen gemessen zu werden, kann der Versuch der Geschäftsführung, ein standardisiertes Dashboard via Single Source of Truth einzuführen, auf Ablehnung stoßen.

Deshalb ist es wichtig, die Teams aufeinander abzustimmen und ihnen die Gründe für weltweit standardisierte KPIs zu erläutern. Dadurch wird auch verdeutlicht, wie die Aktivitäten der einzelnen regionalen Teams das globale Markensentiment und das allgemeine Sentiment beeinflussen können.

Mit dieser Vorarbeit können die Kommunikationsprofis die Teamarbeit verstärken, Ressourcen effektiver einsetzen und eine einheitliche Markenidentität entwickeln.

A woman holding some paper, standing infront of a group of people while one raises her hand.

Warum sollte man maßgeschneiderte manuelle Reports nutzen?

Während die quantitative Medienanalyse Unternehmen hilft, das "Was" zu verstehen, kann die Ergründung des "Warum" ohne die Hilfe maßgeschneiderter Berichte, die sich auf die von Menschen durchgeführte qualitative Medienanalyse stützen, oft schwierig sein.

Qualitative Medienanalysen stellen die Zusammenhänge zwischen den Zahlen her, damit die Nutzer objektive strategische Entscheidungen treffen können.

Keine Sorge, falls Reporting nicht zu deinen Stärken gehört. .

Wir orientieren uns an den Anforderungen unserer Kunden, um maßgeschneiderte Reports basierend auf ihren Spezifikationen und KPIs zu erstellen. Im Gegensatz zu standardmäßigen Dashboard-Reports können NutzerInnen bei den benutzerdefinierten Berichten von Meltwater selbst entscheiden, welche Metriken und Analysen ausgewertet werden und müssen nicht auf vorgegebene Berichtoptionen zurückgreifen. Im Gegensatz zu Standardberichten werden unsere maßgeschneiderten Berichte in dem von unseren Kunden gewünschten Format geliefert, damit sie ohne großen Aufwand präsentationsbereit sind.

Weil die manuellen Reports maßgeschneidert sind, finden sie in den vielfältigsten Fällen Anwendung. Ganz gleich, ob ihr Konsumentenstimmen für die Produktentwicklung nutzen möchtet, Trends erkennen wollt, um die Relevanz eurer Marke zu sichern, oder die Entwicklungen eurer Konkurrenten im Auge behalten wollt, um jederzeit reagieren zu können - unsere maßgeschneiderten Berichte stellen sicher, dass alle Eventualitäten abgedeckt sind.

Management-Teams stützen sich häufig auf manuelle, maßgeschneiderte Berichte, um das Reporting zu optimieren und:

  • Die wichtigsten Geschäftsfaktoren zu analysieren
  • Neue Trends aufzudecken
  • Gefahren und Chancen zu erkennen
  • Benchmarking mit Mitbewerbern durchzuführen
  • Strategische Erkenntnisse wie beispielsweise neue Markteintritte zu verstehen
  • Auswirkungen auf das Geschäft zu messen
  • Einen umfassenden "Gesundheitscheck" der Marke, des Produktportfolios, der Branche und der Wettbewerbsposition durchzuführen
  • Den Zusammenhang von geschäftskritischen Medien zu verstehen
  • Andere Formen von Business Intelligence zu erfassen
A Meltwater PR reports summary dashboard

Wie optimiert man Inbound Marketing Reportings?

Inbound Marketing Reporting ist wichtig, weil es die Verbindung zwischen unseren Marketingaktivitäten und den angestrebten Zielen herstellt. Es hilft uns, Schlussfolgerungen aus unseren Tests zu ziehen, aus unseren Fehlern zu lernen und Möglichkeiten zu erkennen, erfolgreiche Aktivitäten und Maßnahmen zu wiederholen. Anhand von Inbound Marketing Berichten können wir zudem den ROI von Inbound Marketing Maßnahmen nachweisen und unnötige Aktivitäten vermeiden.

Einfach ausgedrückt: Ein gutes Inbound Marketing Reporting gibt uns beim Unternehmenswachstum durch Inbound Strategien eine Anleitung zum Erfolg. Und wir müssen mit der Analyse unserer Fortschritte auch nicht bis zum Ende des Monats warten. Wir können unsere Reports in tägliche, wöchentliche oder beliebige andere Zeiträume unterteilen, ganz nach unserem Bedarf an Business Intelligence.

Inbound Marketing Metriken, die beobachtet werden sollten

  1. Web-Reports mit detaillierten Angaben zum Website-Traffic innerhalb bestimmter Zeiträume
  2. Blog-Besucher
  3. Site-Performance
  4. Generierte Marketing-Leads innerhalb eines bestimmten Zeitraums
  5. Umwandlungsrate von Leads in Kunden
  6. Beobachtung von Sales-qualified Leads (SQLs)

Wie kann man mit Social Media Metriken Kundenziele messen?

Im Jahr 2022 sind die sozialen Medien keine alternative Welt mehr, in die man sich ab und zu einklinkt, sondern eine Erweiterung unsers tagtäglichen Lebens. Unsere Präsenz in den sozialen Medien spiegelt wider, wer wir sind und wer wir sein wollen.

Ein Unternehmen nimmt eine enorme Verantwortung auf sich, wenn es den Betrieb seiner Social Media Seiten jemand Externem anvertraut. Es ist oft für beide Seiten schwierig, die Wirksamkeit von Kampagnen und Maßnahmen zum Aufbau der Marke objektiv zu beurteilen. Die Auswahl der richtigen Social Media KPIs ist daher entscheidend.

Wir haben weitere hilfreiche Ressourcen für dich:

An image of Meltwater Display - a visual data command centre

Ein letztes Wort zum Reporting

Kluges Reporting mit den bestmöglichen Reporting Tools ebnet einem Unternehmen den Weg zum Erfolg.

Doch Reporting Tools dienen nicht nur zur täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Analyse und Steuerung des Geschäfts. Sie verleihen den Datenquellen Sinn und Bedeutung, geben Aufschluss über die erforderlichen nächsten Schritte, um der Zeit einen Schritt voraus zu sein, und verschaffen einen strategischen Echtzeit-Überblick über das Unternehmen.

Möchtest du mehr über die Erstellung von Reports und Dashboards für Marketing, Kommunikation und PR erfahren und wissen, wie du sie optimal nutzen kannst? Wir bei Meltwater helfen dir gerne weiter. Fülle einfach das folgende Formular aus und wir erzählen dir unverbindlich mehr über unsere Lösungen.

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