Intranet, interne Newsletter & Newsfeeds - Wie Interne Kommunikation zu mehr Sichtbarkeit führt

Diverses Team mit Newsletter Icon im Vordergrund
Diverses Team mit Newsletter Icon im Vordergrund

Im PR- und Marketingbereich konzentrieren wir uns in der Regel auf die Kommunikation mit Journalisten, Partnern und Influencern, um so unsere Botschaften in einer externen Zielgruppe zu teilen und zu verbreiten. Dabei kann es schnell passieren, dass wir die Bedeutung von interner Kommunikation, gerichtet an wichtige Stakeholder im eigenen Unternehmen, vernachlässigen. Denn diese trägt nicht nur dazu bei, verschiedene Stakeholder im Unternehmen direkt anzusprechen und immer up to date zu halten, sondern verhilft dem Kommunikationsteam außerdem zu deutlich mehr Sichtbarkeit im eigenen Unternehmen - was gerade im Hinblick auf die Stichworte digitale Transformation und New Work essentiell ist. 

Interne Kommunikation – als Teil des Kommunikationsmixes – bedeutet nicht, sich noch zusätzlichen Workload aufzuladen, solange ihr es nicht zu kompliziert macht. Ein einfacher Newsletter, oder eine Newsfeed-Einbindung im Intranet als eine Art digitales schwarzes Brett, reicht in den meisten Fällen völlig aus.

Mark Thomas, Communications Officer bei BISD erklärt: „Mit nur wenigen Handgriffen erstellen wir turnusmäßig einen Newsletter, der ganz in unserem Corporate Design gestaltet ist. Die meisten Stakeholder wissen dabei nicht, wie einfach es ist diesen zu gestalten und ich würde das auch gerne so belassen. Wir hören nur immer wieder: „Wow, behalten Sie das bei“.

In diesem Artikel zeigen wir euch einige der gängigen Herausforderungen, denen Kommunikationsverantwortliche häufig begegnen, wenn es um interne Kommunikation geht und Best Practices, wie ihr diese überwindet.

Den richtigen Content finden, kategorisieren und aufbereiten

Wie legt man fest, welche Inhalte für die interne Kommunikation relevant sind?

Eine zielgerichtete Strategie steht auch bei der internen Kommunikation an erster Stelle. Zunächst solltet ihr definieren, welche Art von Informationen eure Kollegen, Führungskräfte oder weitere Stakeholder interessieren. Je nachdem, wie groß und wie divers der Empfängerkreis ist, bietet es sich an, unterschiedliche Wege, Formate und Themen für verschieden Empfänger zu wählen. Zum Beispiel sind Adressaten aus der Führungsebene wahrscheinlich eher an finanziellen Ergebnissen, Branchentrends oder Wettbewerbs-News interessiert. Möchtet ihr hingegen mit eurem Newsletter die breite Mitarbeiterschaft ansprechen, kommen höchstwahrscheinlich relevante Social Media Posts um eure Marke, Zielgruppe und Produkte, aktuelle Themen oder unterhaltsame Aktionen besser an.

Um die Suche und Aufbereitung der richtigen Inhalte so effizient wie möglich zu gestalten, bieten Intranet Tools oder Media Monitoring Technologien, die Möglichkeit eine große Bandbreite von Medienarten parallel zu überwachen und automatisiert digital auszuwerten. Gleichzeitig könnet ihr so Inhalte markieren, die ihr direkt in euren Newsletter übernehmt, diese Inhalte dann neu ordnen und innerhalb des Newsletters entscheiden, welche Inhalte besonders hervorgehoben werden sollen.

Inhalte, die typischerweise in eurem internen Newsletter auftauchen, sind:

  • Nennungen eures Unternehmens, Marke und Produkte
  • Kundennews
  • Branchentrends
  • Aktivitäten und Entwicklungen eurer Wettbewerber
  • Politische, wirtschaftliche, soziale oder technologische Entwicklungen, die eure Branche betreffen

Wie viel Content ist zu viel Content?

Bedenkt bei der Entwicklung eures Newsletters aber stets, dass eure Leser nicht mit zu vielen Inhalten überfordert werden sollten, sondern dass ihr den Newsletter so "snackable", also konsumierbar wir möglich macht und bedenkt, dass die Nutzung bzw. der Zugriff auf die einzelnen Informationen von verschiedenen Endgeräten erfolgt.

Hier kann es zum Beispiel helfen, Synergien zwischen Marketing- und Kommunikationsabteilungen zu bilden. Wenn zum Beispiel das Marketingteam gerade die Brandguidelines aktualisiert oder eine neue Social Media Kampagne hat, macht es Sinn diese durch euren internen Newsletter zu teilen. 

Die Leserschaft vergrößern

Wie lässt sich die Kommunikation im Unternehmen relevant für eure Mitarbeiter gestalten?

  1. Betrachtet auch interne Kommunikation als eine Form von Content Marketing - und legt die gleichen Qualitäts-Standards an
  2. Seid immer up to date und informiert euch kontinuierlich über eure Branche, da solche Informationen eure Leserschaft sicherlich wachsen lässt
  3. Vergesst nicht Social Sharing Buttons einzubinden, damit eure Mitarbeiter Inhalte direkt über ihre sozialen Kanäle teilen können und so zu Markenbotschaftern für euer Unternehmen werden. Denn wir wollen nicht, dass unser Newsletter nur in der Inbox versauert; wir wollen, dass unser Content über den Newsletter hinaus verbreitet wird – insbesondere, wenn sie ein positives Licht auf die Organisation werfen. Je einfacher wir die User Experience machen, umso mehr Zeit werden Nutzer für das Engagement aufwenden.
  4. Gestaltet die Inhalte leicht konsumierbar. Es kann gut sein, dass eure Leser den Newsletter nur überfliegen werden. Daher solltet ihr versuchen, es ihnen so einfach wie möglich zu machen direkt zu verstehen, worum es in einem Artikel oder Post geht. Durch eine kurze Zusammenfassung könnt ihr zum Beispiel direkt den jeweiligen Kontext des Artikels verstehen und ihn so einordnen. Dabei könnt ihr entweder alle Inhalte zusammenfassen oder jeden einzelnen Artikel. Das wichtige dabei ist nur, dass ihr die Inhalte so kategorisiert, dass es für eure Leserschaft Sinn macht.
  5. Nutzt Bilder. Versucht, den Newsletter oder Newsfeed nicht mit Text zu überladen, sondern verwendet Bilder, die zu euren Inhalten passen.
  6. Gestaltet den Newsletter oder Newsfeed im Corporate Design. Als Kommunikationsprofis wisst ihr am besten, wie wichtig es ist, eurem Markendesign treu zu bleiben. Genauso wie eure Inhalte zur Marke passen sollten, um die Zielgruppe anzusprechen, könnt ihr die Meltwater Designvorlagen nutzen, um so sicherzustellen, dass der Newsletter auch mit allen Bildern, Links und Buttons gänzlich eurem Corporate Design entspricht.

Form, Format und Frequenz

Newsfeeds im Social Intranet

Newsfeeds, die z.B. im Intranet eingebettet sind, können eine zentrale Funktion in der Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern bilden. Sie haben den Vorteil, dass sich Informationen, spannende Artikel, lustige Social Media Posts in Echtzeit automatisch abbilden lassen - und die Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben. 

Auch hier ist es Best Practice, Regelmäßigkeiten einzuführen, sodass sich Mitarbeiter z.B. immer am Montag auf einen praktischen Tipp und am Freitag auf leichte, unterhaltsame Inhalte zum Wochenende freuen können. 

Je nachdem wie ihr euren Newsfeed gestaltet - also ob ihr auf informelle Kommunikation und interne News setzt oder öffentliche Informationen aus Social Media und Online-Medien verwenden, lässt sich ein Newsfeed sogar nicht nur im Intranet, sondern auch öffentlich auf die Firmen-Website integrieren.

Newsletter 

Ein regelmäßiger Newsletter hat den Vorteil, dass Informationen einer relevanten Zielgruppe zielgerichtet und konsolidiert zugestellt werden können. Ein ansprechender und unterhaltsamer Newsletter als zentraler Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation etabliert sich im Bestfall als Highlight der Arbeitswoche. Ein Newsletter mit einem klaren Redaktionsschluss lässt sich außerdem leicht und unabhängig von Ereignissen in den bestehenden Workflow etablieren - mit dem kleinen Nachteil, dass wichtige Informationen gegebenenfalls erst nach ein paar Tagen online sind.

Viele Meltwater Kunden terminieren ihre Newsletter zum Beispiel so, dass sie am Ende der Woche versendet werden, wenn die Leser bereits im Wochenend-Feeling sind und sich dann vermutlich mehr Zeit nehmen, die Nachrichten der Woche in ihrem Newsletter noch einmal zu lesen.