Interne Kommunikation für mehr Sichtbarkeit

Interne Kommunikation für mehr Sichtbarkeit

darwinapps
15 August 2017

Im PR- und Marketingbereich sind wir es gewohnt uns mit Journalisten und Influencern zu verbinden, um so unsere Botschaften zu teilen und zu verbreiten. Dabei kann es schnell passieren, dass wir uns zu sehr darauf fokussieren und dabei die Bedeutung von interner Kommunikation vernachlässigen. Denn es wäre ein großer Fehler, den Wert von interner Kommunikation zu unterschätzen. Denn sie trägt nicht nur dazu bei, Ihre Stakeholder direkt anzusprechen und immer up to date zu halten, interne Kommunikation verhilft uns auch zu deutlich mehr Sichtbarkeit im eigenen Unternehmen.

Interne Kommunikation – als Teil des Kommunikationsmixes – bedeutet nicht, sich noch zusätzlichen Workload aufzuladen, solange Sie es nicht zu kompliziert machen. Ein einfacher Newsletter kann Ihnen bereits zu großen Erfolgen verhelfen und Ihnen so viel Arbeit ersparen, wie Mark Thomas, Communications Officer bei BISD erklärt: „Mit nur wenigen Handgriffen erstellen wir turnusmäßig einen Newsletter, der ganz in unserem Corporate Design gestaltet ist. Die meisten Stakeholder wissen dabei nicht, wie einfach es ist diesen zu gestalten und ich würde das auch gerne so belassen. Wir hören nur immer wieder: „Wow, behalten Sie das bei“.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen einige der gängigen Herausforderungen, denen Kommunikationsverantwortliche häufig begegnen, wenn es um interne Kommunikation geht und Best Practices, wie Sie diese überwinden.

Den richtigen Content finden, kategorisieren und aufbereiten

Wie legen Sie fest, welche Inhalte Sie für Ihre interne Kommunikation verwenden? Sollten Sie zum Beispiel noch mehr über die Verwendung von Content aus den sozialen Netzen, redaktioneller Inhalte oder Rundfunk wissen?

Zunächst sollten Sie definieren, welche Art von Informationen Ihre Stakeholder interessieren. Denn es ist wichtig, dass Sie die interne Kommunikation genauso zielgruppenspezifisch anpassen wie Ihre externe Kommunikation, und damit Ihren Newsletter exakt auf die unterschiedlichen Stakeholder anpassen. Durch diese Personalisierung werden sich die jeweiligen Inhalte unterscheiden. Zum Beispiel sind Adressaten aus der Führungsebene wahrscheinlich eher an finanziellen Ergebnissen interessiert, die klassischerweise als redaktionelle Inhalte aufbereitet werden. Möchten wir hingegen mit unserem Newsletter die breite Mitarbeiterschaft ansprechen, kommen sicherlich Social Media Posts um Ihre Marke und Produkte besser an.

Um die Suche und Aufbereitung der richtigen Inhalte so effizient wie möglich zu gestalten, bietet Meltwater die Möglichkeit, eine große Bandbreite von Medienarten parallel zu überwachen und auszuwerten. Gleichzeitig können Sie so Inhalte markieren, die sie direkt in Ihren Newsletter übernehmen, diese Inhalte dann neu ordnen und innerhalb des Newsletters entscheiden, welche Inhalte besonders hervorgehoben werden sollen.

Inhalte, die typischerweise in Ihrem internen Newsletter auftauchen, sind:

  • Nennungen Ihres Unternehmens, Marke und Produkte
  • Kundennews
  • Branchentrends
  • Aktivitäten und Entwicklungen Ihrer Wettbewerber
  • Politische, wirtschaftliche, soziale oder technologische Entwicklungen, die Ihre Branche betreffen

Wie viel Content ist zu viel Content?

Bedenken Sie bei der Entwicklung Ihres Newsletters aber stets, dass Sie Ihre Leser aber auch nicht mit zu vielen Inhalten überfordern. Es gibt nur eine gewisse Menge an Informationen, die wir am Tag aufnehmen können. Es ist also wichtig, die richtige Balance zu finden. Hierbei kann es zum Beispiel helfen, Synergien zwischen Marketing- und Kommunikationsabteilungen zu bilden. Wenn zum Beispiel das Marketingteam gerade die Brandguidelines aktualisiert hat, kann es nicht schaden, diese auch durch Ihren internen Newsletter zu bewerben, aber dabei so wenig redundante Informationen wie möglich anzubieten.

Die Leserschaft vergrößern

Wie holen wir das meiste aus unserem Newsletter raus, um das Engagement unserer Leser zu erhöhen?

  1. Seien Sie immer up to date und informieren Sie kontinuierlich über Ihre Branche, da solche Informationen Ihre Leserschaft sicherlich wachsen lässt
  2. Vergessen Sie nicht Social Sharing Buttons einzubinden, damit Ihre Mitarbeiter Inhalte direkt über ihre sozialen Kanäle teilen können und so zu Markenbotschaftern für Ihr Unternehmen werden. Denn wir wollen nicht, dass unser Newsletter nur in der Inbox versauert; wir wollen, dass unser Content über den Newsletter hinaus verbreitet wird – insbesondere, wenn sie ein positives Licht auf die Organisation werfen. Je einfacher wir die User Experience machen, umso mehr Zeit werden Nutzer für das Engagement aufwenden.
  3. Gestalten Sie die Inhalte leicht konsumierbar. Es kann gut sein, dass Ihre Leser den Newsletter nur überfliegen werden. Daher sollten Sie versuchen, es ihnen so einfach wie möglich zu machen direkt zu verstehen, worum es in einem Artikel oder Post geht. Durch eine kurze Zusammenfassung können Sie zum Beispiel direkt den jeweiligen Kontext des Artikels verstehen und ihn so einordnen. Dabei können Sie entweder alle Inhalte zusammenfassen oder jeden einzelnen Artikel. Das wichtige dabei ist nur, dass Sie die Inhalte so kategorisieren, dass es für Ihre Leserschaft Sinn macht.
  4. Nutzen Sie Bilder. Versuchen Sie den Newsletter nicht mit Text zu überladen, sondern verwenden Sie Bilder, die zu Ihren Inhalten passen.
  5. Gestalten Sie den Newsletter im Corporate Design. Sie als Kommunikationsprofi wissen am besten, wie wichtig es ist, Ihrem Markendesign treu zu bleiben. Genauso wie Ihre Inhalte zur Marke passen sollten, um die Zielgruppe anzusprechen, können Sie die Meltwater Designvorlagen nutzen, um so sicherzustellen, dass der Newsletter auch mit allen Bildern, Links und Buttons gänzlich Ihrem Corporate Design entspricht.

Effizienz

Wenn wir immer effizienter werden müssen, ist es sicherlich von Vorteil, wenn auch die interne Kommunikation so gut es geht optimiert wird. Um für unsere Kunden Zeit zu sparen, bietet Meltwater zum Beispiel die Möglichkeit, Newsletter zu terminieren. Wenn Sie dies tun, sollten Sie vorab evaluieren, zu welcher Zeit Ihre Zielgruppe am stärksten auf E-Mails reagiert, um so das Engagement zu optimieren.

Wie oft sollte man einen Newsletter versenden?

Viele Meltwater Kunden terminieren ihre Newsletter so, dass sie am Ende der Woche versendet werden, wenn die Leser bereits im Wochenend-Feeling sind und sich dann vermutlich mehr Zeit nehmen, die Nachrichten der Woche in Ihrem Newsletter noch einmal zu lesen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Meltwater Ihnen dabei helfen kann mehr Sichtbarkeit durch interne Kommunikation zu bekommen, kontaktieren Sie uns hier oder über marketingdach@meltwater.com.

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