Dans la communication et le marketing, nous sommes habitués à nous adresser aux journalistes, aux influenceurs et à nos abonnés, tant et si bien que l’importance de la communication interne nous échappe parfois.

Elle permet  pourtant de maintenir tous vos collaborateurs informés de votre travail et des actualités de votre entreprise que vous mettez en avant. La communication interne est aussi un des moyens les plus efficaces pour légitimer vos actions et promouvoir le travail de votre département au sein de votre entreprise.

Développer une stratégie de communication interne ne doit pas forcément rimer avec une charge considérable de travail supplémentaire. Une newsletter interne régulière peut très bien remplir ce rôle ! Nous vous présentons donc dans cet article les bonnes pratiques à mettre en place pour booster votre communication interne.

Définir l’objectif de votre newsletter interne

1. Relayer la couverture de votre marque dans la presse et les réseaux sociaux

Vous suivez régulièrement la couverture de votre marque, mais au-delà du département communication, qu’en est-il du reste de votre entreprise ?

Une newsletter est un bon moyen de mêler communication externe et communication interne, en relayant les mentions de votre marque dans la presse.

Vous pouvez également y inclure les mentions de personnes influentes sur les réseaux sociaux, qui parlent positivement de votre marque et vos produits.

Après tout, les succès sont faits pour être partagés !

2. Partager votre veille concurrentielle

Votre newsletter peut également servir à partager votre veille concurrentielle et sectorielle.

Suivre leurs avancées et innovations, leurs succès et leurs échecs, sera riche en enseignements pour vos collègues, tous départements confondus.

Vous pouvez également relayer dans cette newsletter votre performance vis à vis de vos concurrents en terme de part de voix médiatique.

3. Proposer à vos collègues du contenu à partager

Si vous avez mis en place un programme d’employee advocacy ou souhaitez valoriser l’expertise de vos collaborateurs sur les réseaux sociaux, la newsletter interne est un excellent canal pour cela.

Intégrez des articles pertinents pour votre marché et votre cible et incitez vos collaborateurs à les partager en ajoutant leur analyse personnelle.

4. Mettre en avant des partenaires ou clients clés

Si vous avez des clients ou partenaires clés à votre entreprise, votre newsletter interne peut vous permettre de relayer leur actualité et l’utilisation qu’ils font de vos produits par exemple.

Cela permet aux employés de promouvoir des clients satisfaits et de démontrer comment ils ont créé cette satisfaction client.

Veiller, identifier et catégoriser les bons contenus

Comment savoir quel type de média veiller ? Faut-il se concentrer sur du contenu social ou éditorial ?

Pour répondre à ces questions, il vous faudra identifier quelles actualités sont importantes aux yeux de vos collaborateurs.

La communication interne doit être aussi bien ciblée que votre communication externe, en personnalisant vos newsletters selon vos audiences, des collègues aux actionnaires.

Par exemple, le comité de direction sera plus intéressé par les résultats financiers ou les actualités des directeurs d’entreprises concurrentes. Ce type d’informations est généralement issu de contenus éditoriaux.

Si l’on veut s’adresser à une cible plus large comme l’ensemble de nos collaborateurs, il sera plus efficace de partager des posts réseaux sociaux mentionnant notre marque.

Plastipolis, pôle de compétitivité dans le domaine de la plasturgie, envoie par exemple à ses plus de 400 adhérents des newsletters segmentées selon leur domaine d’activité, grâce à Meltwater.

Patrick Vuillermoz, Directeur Général de Plastipolis, nous confiait : “Les entreprises sont noyées sous l’information. Pour contrer cet effet, nous leur proposons via nos newsletters une séléction d’actualités internationales très pertinentes pour eux, en privilégiant la qualité à la quantité. Cela nous permet de prendre du recul sur le marché de la plasturgie, et de l’analyser dans son ensemble.”

En guise d’inspiration, voici quelques exemples de contenus qui trouveront leur place dans votre newsletter interne :

  • Mentions de votre marque dans la presse et sur les médias sociaux
  • Reprises de vos communiqués de presse
  • Actualités de vos clients
  • Tendances de votre marché
  • Informations sur vos concurrents
  • Actualités politiques, économiques, technologiques, juridiques ou sociales pouvant impacter votre secteur

Pour récupérer ses informations, vous pouvez effectuer une veille en passant par les services de veille médiatique de Meltwater, dont la plateforme permet directement de créer des newsletters à partir des contenus issus de votre veille.

Attention à l’overdose de contenus !

Il y a des limites à la quantité d’information que nous pouvons intégrer chaque jour, nous ne devrions pas surcharger nos newsletters d’informations.

Il est donc important de trouver un bon équilibre entre vos contenus, et de vous entendre avec les différents départements marketing et communication.

Par exemple si l’équipe marketing vient de mettre à jour les directives de la marque, autant le communiquer via la newsletter plutôt qu’envoyer un autre email à cette même audience.

6 conseils pour mettre en place votre newsletter interne

1) Soignez votre objet d’email

Ne nommez pas votre newsletter simplement « Newsletter 16 – Septembre 2018 ». Usez de votre créativité si vous souhaitez que vos collègues s’y intéressent !

Vous pouvez par exemple y mettre en avant l’article le plus susceptible d’être lu ou jouer sur l’émotion en créant l’urgence ou en y insérant une touche de suspense.

2) Nommez votre newsletter

Vous pouvez faire de votre newsletter un rendez-vous régulier et attendu par vos collaborateurs en la nommant, comme s’il s’agissant d’un journal interne.

Il peut s’agir d’un nom simple comme « La Revue de… » ou « L’hebdo de… », ou bien vous pouvez vous montrer un peu plus créatif !

3) Personnalisez les expéditeurs

N’envoyez pas votre newsletter depuis une adresse de type no-reply, c’est le meilleur moyen pour finir dans les spams de vos collègues.

Au contraire personnalisez le nom et l’adresse de l’expéditeur comme par exemple « Jeanne du Marketing ».

Pour les utilisateurs de Meltwater, vous pouvez facilement personnaliser ce champs dans la partie Envoyer.

newsletter interne meltwater

3) Ajoutez des boutons de partages

Faites de vos collaborateurs des ambassadeurs.

Le contenu de votre newsletter ne doit pas seulement vivre dans la boîte mail de ses destinataires, nous voulons favoriser la viralité de ces informations au-delà de votre entreprise, surtout lorsqu’elles sont positives !

4) Catégorisez votre newsletter.

Votre audience va sûrement vouloir parcourir votre newsletter rapidement.

Il est donc important que la newsletter en elle-même donne toutes les informations nécessaires à la compréhension des contenus partagés. Sous chaque article, vous pouvez ajouter une rapide description en une ou deux phrases.

L’Organisation Internationale de la Vigne et du Vin (OIV) a par exemple décidé de diviser sa newsletter en deux parties :

  • « l’OIV dans la presse », où les retombées presse internationales de l’institution sont partagées
  • « Les News », recensant par pays toutes les informations importantes pour le secteur du vin, que ce soit en France, en Italie, au Brésil ou en Chine…

Une stratégie efficace, puisque Daniela Costa, chargée de presse et communication à l’OIV, nous confiait : « Nos destinataires aiment beaucoup la newsletter mise en place. Lorsque je pars en vacances et que je ne l’envoie pas, je reçois des mails des abonnés me la réclamant ! »

5) Respectez la charte graphique de votre marque

Vous savez à quel point c’est important pour le département communication d’être ambassadeur de l’image de votre marque.

Par exemple, nos clients passent par notre équipe de designers, qui vont créer des templates de newsletters personnalisés selon leur charte, pour que le moindre élément soit raccord, des images aux couleurs des titres, en passant par les boutons !

6) Ajoutez la portée de vos articles.

Parfois il est important de faire comprendre à vos collaborateurs l’importance de certaines actualités.

En ajoutant la portée potentielle à côté de vos actualités (soit l’audience moyenne du média), vous montrerez à vos collègues l’exposition qu’ont eu ces informations.

Quand envoyer votre newsletter ?

La date et l’heure d’envoi de votre newsletter va fortement impacter son efficacité. Étudiez de près les moments de la journée où vos collaborateurs sont les plus réactifs sur leur boîte de réception.

Meltwater permet ensuite à ses clients de programmer à l’avance l’envoi de newsletters, pour s’assurer de l’envoyer au meilleur moment.

Pour la question de la fréquence, votre newsletter peut être quotidienne, hebdomadaire ou encore mensuelle, tant qu’elle a des choses à dire et qu’elle est régulière.

En étant régulier, vous créerez sur le long-terme un véritable rendez-vous pour tous vos collaborateurs.

De nombreux clients de Meltwater programment leurs newsletters pour qu’elles soient envoyées en fin de semaine, pour jouer sur le bon état d’esprit général que suscite le vendredi. Faire le point sur les actualités passées est une bonne façon pour eux de finir la semaine !

Mesurer la performance de votre newsletter

Avant tout, commencez par répondre à la question la plus importante : quels comportements aimeriez-vous déclencher auprès de vos collègues avec vos collaborateurs ?

Cela doit vous aider à définir votre objectif principal.

Par exemple, vous pouvez simplement partager de l’information sur vos concurrents. Ou alors, vous souhaitez que vos collègues relaient l’actualité de votre entreprise sur leurs comptes LinkedIn ou Twitter.

Cet objectif vous permettra de définir les indicateurs à suivre pour savoir si votre newsletter répond à vos besoins. Voici quelques exemples d’indicateurs de performance (ou KPIs) à suivre pour votre communication interne :

  • Envoyé : Le nombre de personnes à qui la newsletter a été envoyé.
  • Livré : Le nombre de personnes qui ont reçu la newsletter avec succès.
  • Taux de livraison : Le pourcentage exprime le nombre d’employés qui ont effectivement reçu la newsletter. Si ce pourcentage n’est pas de 100 %, cela signifie que vous avez des renseignements inexacts sur une personne (départ, remplacement, mauvaise adresse…)
  • Ouverture : Nombre de personnes qui ont ouvert la newsletter reçue.
  • Taux d’ouverture : Pourcentage de personnes qui ont reçu et ouvert la newsletter.
  • Clics : Le nombre de personnes qui ont cliqué sur au moins un lien dans la newsletter.
  • CTR : Pourcentage de personnes qui ont reçu la newsletter et qui ont cliqué sur au moins un lien.

Vous pouvez ainsi comprendre relativement bien ce que vos employés ont fait avec votre newsletter. Par exemple, un faible taux d’ouverture vous indique que la newsletter n’affiche pas le contenu que vos employés aimeraient lire.

Comment améliorer la performance de votre newsletter ?

Voici quelques tests à mettre en place si vous souhaitez améliorer votre performance.

Optimiser le taux d’ouverture

Nom de l’expéditeur : Essayez de changer le nom de l’expéditeur si votre taux d’ouverture n’est pas assez élevé. Votre newsletter serait probablement ouverte plus souvent si l’expéditeur est un cadre supérieur de votre entreprise. Essayez d’éviter les termes génériques comme « votre équipe de relations publiques et de marketing ».

L’objet de l’e-mail : Selon le sérieux de votre culture d’entreprise, jouez avec les émojis dans le sujet, une phrase drôle ou la longueur du sujet.

Optimiser les taux de clics

Le titre d’un article : Si le titre de l’article partagé est trop générique ou n’est pas assez clair, essayez une autre version.

Points de vue : Écrivez brièvement pourquoi l’article vaut la peine d’être lu.

Type de contenu : Vos taux de clics sont faibles, le contenu n’est-il peut-être pas bien choisi ?

Et après ?

Si votre newsletter interne a du succès, vous pourriez même envisager de l’envoyer à des personnes en dehors de votre entreprise, et en faire un véritable outil de communication.

C’est ce qu’a fait Emmanuel Grenier, Responsable RP de la Commission Internationale des Grands Barrages (CIGB), qui avait créé une newsletter recensant toutes les innovations et actualités liées aux grands barrages, à destination des membres de la commission.

Mais cette newsletter a également rencontré du succès en externe ! De nombreux amateurs et passionnés de barrage s’abonnent chaque semaine à cette source d’information riche et complète.

Si vous souhaitez en apprendre plus sur notre offre de newsletter, ou savoir comment l’intégrer à votre plateforme de veille, vous pouvez demander une démo en remplissant le formulaire ci-dessous. Nous serons ravi de vous conseiller et d’échanger nos idées avec vous !