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Une enveloppe rose entre-ouverte

Communication interne : Comment mettre en place une newsletter efficace ?


Paul-Louis Valat

Jul 4, 2023

83%, c’est la proportion d’entreprises BtoB qui utilisent des newsletters (source). Si celles-ci sont souvent utilisées pour la communication externe dans le cadre d’une stratégie commerciale, elles peuvent également contribuer à la communication interne.

En effet, dans la communication et le marketing, nous sommes habitués à nous adresser aux journalistes, aux influenceurs et à nos abonnés, tant et si bien que l’importance de la communication interne nous échappe parfois.

Pourtant, d’après une étude publiée en juin 2021 par l’Observatoire Intranet et Digital Working, 50% des répondants estiment que la communication interne est un élément important de l’entreprise, notamment depuis la crise (source).

Elle permet effectivement de maintenir tous vos collaborateurs informés de votre travail et des actualités de votre entreprise que vous mettez en avant. La communication interne est aussi un des moyens les plus efficaces pour légitimer vos actions et promouvoir le travail de votre département au sein de votre entreprise.

Développer une stratégie de communication interne ne doit pas forcément rimer avec une charge considérable de travail supplémentaire. Une newsletter interne régulière peut très bien remplir ce rôle ! Nous vous présentons donc dans cet article les bonnes pratiques à mettre en place pour booster votre communication interne.

Définir l’objectif de votre newsletter interne

une cible pour fléchette avec une fléchette au milieu

Relayer la couverture de votre marque dans la presse et les réseaux sociaux

Vous suivez régulièrement la couverture de votre marque, mais au-delà du département communication, qu’en est-il du reste de votre entreprise ?

Une newsletter est un bon moyen de mêler communication externe et communication interne, en relayant les mentions de votre marque dans la presse.

Vous pouvez également y inclure les mentions de personnes influentes sur les réseaux sociaux, qui parlent positivement de votre marque et vos produits.

Après tout, les succès sont faits pour être partagés !

Partager votre veille concurrentielle

Votre newsletter peut également servir à partager votre veille concurrentielle et sectorielle.

Suivre leurs avancées et innovations, leurs succès et leurs échecs, sera riche en enseignements pour vos collègues, tous départements confondus.

Vous pouvez également relayer dans cette newsletter votre performance vis-à-vis de vos concurrents en termes de part de voix médiatique.

Proposer à vos collègues du contenu à partager

Si vous avez mis en place un programme d’employee advocacy ou souhaitez valoriser l’expertise de vos collaborateurs sur les réseaux sociaux, la newsletter interne est un excellent canal pour cela.

Intégrez des articles pertinents pour votre marché et votre cible et incitez vos collaborateurs à les partager en ajoutant leur analyse personnelle.

Ainsi, l’Observatoire Intranet et Digital Working ont mis en évidence l’importance du partage de contenu. Grâce au digital, la majorité des répondants peuvent partager, commenter, aimer et recommander des contenus (source).

Mettre en avant des partenaires ou clients clés

Si vous avez des clients ou partenaires clés à votre entreprise, votre newsletter interne peut vous permettre de relayer leur actualité et l’utilisation qu’ils font de vos produits par exemple.

Cela permet aux employés de promouvoir des clients satisfaits et de démontrer comment ils ont créé cette satisfaction client et ainsi augmenter votre notoriété.

Veiller, identifier et catégoriser les bons contenus

plusieurs appareils différents affichant le même contenu. On y voit une tablette, un smartphone et un ordinateur portable

Comment savoir quel type de média veiller ? Faut-il se concentrer sur du contenu social ou éditorial ?

Pour répondre à ces questions, il vous faudra identifier quelles actualités sont importantes aux yeux de vos collaborateurs.

La communication interne doit être aussi bien ciblée que votre communication externe, en personnalisant vos newsletters selon vos audiences, des collègues aux actionnaires.

Par exemple, le comité de direction sera plus intéressé par les résultats financiers ou les actualités des directeurs d’entreprises concurrentes. Ce type d’informations est généralement issu de contenus éditoriaux.

Si l’on veut s’adresser à une cible plus large comme l’ensemble de nos collaborateurs, il sera plus efficace de partager des posts réseaux sociaux mentionnant notre marque.

En guise d’inspiration, voici quelques exemples de contenus qui trouveront leur place dans votre newsletter interne :

  • Mentions de votre marque dans la presse et sur les médias sociaux
  • Reprises de vos communiqués de presse
  • Actualités de vos clients
  • Tendances de votre marché
  • Informations sur vos concurrents
  • Actualités politiques, économiques, technologiques, juridiques ou sociales pouvant impacter votre secteur

Pour récupérer ses informations, vous pouvez effectuer une veille en passant par les services de veille médiatique de Meltwater, dont la plateforme permet directement de créer des newsletters à partir des contenus issus de votre veille.

Attention à l’overdose de contenus !

Avez-vous déjà entendu parler d’infobésité ? Ce néologisme a été inventé par David Shenk, en 1993, afin d’établir une analogie entre surcharge pondérale et surcharge informationnelle (source).

Certains chiffres témoignent de cette surcharge :

  • 74 % des managers déclarent souffrir de surinformation et d’un sentiment d’urgence généralisé (source) ;
  • 94 % des managers estiment que la situation ne peut que se détériorer (source) ;
  • 53% des Français déclarent souffrir de fatigue informationnelle, dont 38% en souffrent « beaucoup » (source).

Il y a donc des limites à la quantité d’information que nous pouvons intégrer chaque jour, d’où l’importance de ne pas surcharger nos newsletters d’informations.

Il est donc important de trouver un bon équilibre entre vos contenus, et de vous entendre avec les différents départements marketing et communication.

Par exemple, si l’équipe marketing vient de mettre à jour les directives de la marque, autant le communiquer via la newsletter plutôt qu’envoyer un autre email à cette même audience.

6 conseils pour mettre en place votre newsletter interne

un document affichant le mot "NEWS" sort d'un ordinateur et est entouré d'un mégaphone, d'avion en papier, d'un nuage et d'une bulle de dialogue

Soignez votre objet d’email

Ne nommez pas votre newsletter simplement « Newsletter 16 – Septembre 2018 ». Usez de votre créativité si vous souhaitez que vos collègues s’y intéressent !

Vous pouvez par exemple y mettre en avant l’article le plus susceptible d’être lu ou jouer sur l’émotion en créant l’urgence ou en y insérant une touche de suspense.

Nommez votre newsletter

Vous pouvez faire de votre newsletter un rendez-vous régulier et attendu par vos collaborateurs en la nommant, comme s’il s’agissant d’un journal interne.

Il peut s’agir d’un nom simple comme « La Revue de… » ou « L’hebdo de… », ou bien vous pouvez vous montrer un peu plus créatif !

Personnalisez les expéditeurs

N’envoyez pas votre newsletter depuis une adresse de type no-reply, c’est le meilleur moyen pour finir dans les spams de vos collègues.

Au contraire personnalisez le nom et l’adresse de l’expéditeur comme par exemple « Jeanne du Marketing ».

Pour les utilisateurs de Meltwater, vous pouvez facilement personnaliser ce champ dans la partie Envoyer.

Ajoutez des boutons de partages

Faites de vos collaborateurs des ambassadeurs.

Le contenu de votre newsletter ne doit pas seulement vivre dans la boîte mail de ses destinataires, nous voulons favoriser la viralité de ces informations au-delà de votre entreprise, surtout lorsqu’elles sont positives !

Catégorisez votre newsletter

Votre audience va sûrement vouloir parcourir votre newsletter rapidement.

Il est donc important que la newsletter en elle-même donne toutes les informations nécessaires à la compréhension des contenus partagés. Sous chaque article, vous pouvez ajouter une rapide description en une ou deux phrases.

L’Organisation Internationale de la Vigne et du Vin (OIV) a par exemple décidé de diviser sa newsletter en deux parties :

  • « l’OIV dans la presse », où les retombées presse internationales de l’institution sont partagées
  • « Les News », recensant par pays toutes les informations importantes pour le secteur du vin, que ce soit en France, en Italie, au Brésil ou en Chine…

Une stratégie efficace, puisque Daniela Costa, chargée de presse et communication à l’OIV, nous confiait : « Nos destinataires aiment beaucoup la newsletter mise en place. Lorsque je pars en vacances et que je ne l’envoie pas, je reçois des mails des abonnés me la réclamant ! ».

Respectez la charte graphique de votre marque

Vous savez à quel point c’est important pour le département communication d’être ambassadeur de l’image de votre marque.

Par exemple, nos clients passent par notre équipe de designers, qui vont créer des templates de newsletters personnalisés selon leur charte, pour que le moindre élément soit raccord, des images aux couleurs des titres, en passant par les boutons !

Ajoutez la portée de vos articles

Parfois il est important de faire comprendre à vos collaborateurs l’importance de certaines actualités.

En ajoutant la portée potentielle à côté de vos actualités (soit l’audience moyenne du média), vous montrerez à vos collègues l’exposition qu’ont eue ces informations.

Pour en découvrir davantage, imprégnez-vous de notre guide de la stratégie de communication interne.

Quand envoyer votre newsletter ?

La date et l’heure d’envoi de votre newsletter va fortement impacter son efficacité. Étudiez de près les moments de la journée où vos collaborateurs sont les plus réactifs sur leur boîte de réception.

Meltwater permet ensuite à ses clients de programmer à l’avance l’envoi de newsletters, pour s’assurer de l’envoyer au meilleur moment.

Pour la question de la fréquence, votre newsletter peut être quotidienne, hebdomadaire ou encore mensuelle, tant qu’elle a des choses à dire et qu’elle est régulière. Veillez à ne pas devenir trop envahissant afin d’éviter que votre newsletter soit considérée comme spam et baisse votre taux d’ouverture moyen.

En étant régulier, vous créerez sur le long-terme un véritable rendez-vous pour tous vos collaborateurs.

Les mardis et jeudis sont considérés comme les jours permettant d’atteindre les taux d’ouverture les plus élevés. De nombreux clients de Meltwater programment leurs newsletters pour qu’elles soient envoyées en fin de semaine, pour jouer sur le bon état d’esprit général que suscite le vendredi. Le pic de réception d'e-mails se situe généralement au milieu de la semaine. Peut-être devriez-vous envoyer vos courriels un autre jour de la semaine afin d'avoir moins de concurrence dans la boîte de réception. Faire le point sur les actualités passées est une bonne façon pour eux de finir la semaine !

Plusieurs créneaux horaires sont également considérés comme idéaux afin d’optimiser ses campagnes de newsletters :

  • 9h – 11h : il s'agit d'une heure idéale pour envoyer vos newsletters. En effet, selon le rapport Email Engagement Report de MailJet, 42,5 % des utilisateurs consultent leurs e-mails le matin, plus que tout autre moment de la journée (source).
  • 12h – 14h : Pendant la pause déjeuner, les usagers consultent leurs courriels avant de se remettre au travail dans l'après-midi (source).
  • 15h – 18h : l'après-midi et le début de soirée sont également des moments privilégiés pour envoyer vos courriels. Il s'agit d'une grande fenêtre d'opportunité, car vous pouvez profiter de nombreux fuseaux horaires. Sans oublier que vous pouvez également segmenter et programmer vos envois en fonction de la localisation de votre public (source).

Mesurer la performance de votre newsletter

Un diagramme circulaire de 3 couleurs (Jaune, violet et rouge) de hauteurs différentes forme un podium.

Avant tout, commencez par répondre à la question la plus importante : quels comportements aimeriez-vous déclencher auprès de vos collègues avec vos collaborateurs ?

Cela doit vous aider à définir votre objectif principal.

Par exemple, vous pouvez simplement partager de l’information sur vos concurrents. Ou alors, vous souhaitez que vos collègues relaient l’actualité de votre entreprise sur leurs comptes LinkedIn ou Twitter.

Cet objectif vous permettra de définir les indicateurs à suivre pour savoir si votre newsletter répond à vos besoins. Voici quelques exemples d’indicateurs de performance (ou KPIs) à suivre pour votre communication interne :

  • Envoyé : le nombre de personnes à qui la newsletter a été envoyée.
  • Livré : le nombre de personnes qui ont reçu la newsletter avec succès.
  • Taux de livraison : le pourcentage exprime le nombre d’employés qui ont effectivement reçu la newsletter. Si ce pourcentage n’est pas de 100 %, cela signifie que vous avez des renseignements inexacts sur une personne (départ, remplacement, mauvaise adresse…)
  • Ouverture : nombre de personnes qui ont ouvert la newsletter reçue.
  • Taux d’ouverture : pourcentage de personnes qui ont reçu et ouvert la newsletter.
  • Clics : le nombre de personnes qui ont cliqué sur au moins un lien dans la newsletter.
  • CTR : pourcentage de personnes qui ont reçu la newsletter et qui ont cliqué sur au moins un lien.

Vous pouvez ainsi comprendre relativement bien ce que vos employés ont fait avec votre newsletter. Par exemple, un faible taux d’ouverture vous indique que la newsletter n’affiche pas le contenu que vos employés aimeraient lire.

Comment améliorer la performance de votre newsletter ?

Voici quelques tests à mettre en place si vous souhaitez améliorer votre performance.

Optimiser le taux d’ouverture

Nom de l’expéditeur : essayez de changer le nom de l’expéditeur si votre taux d’ouverture n’est pas assez élevé. Votre newsletter serait probablement ouverte plus souvent si l’expéditeur est un cadre supérieur de votre entreprise. Essayez d’éviter les termes génériques comme « votre équipe de relations publiques et de marketing ».

L’objet de l’e-mail : selon le sérieux de votre culture d’entreprise, jouez avec les émojis dans le sujet, une phrase drôle ou la longueur du sujet.

Optimiser les taux de clics

Le titre d’un article : si le titre de l’article partagé est trop générique ou n’est pas assez clair, essayez une autre version.

Points de vue : écrivez brièvement pourquoi l’article vaut la peine d’être lu.

Type de contenu : vos taux de clics sont faibles, le contenu n’est-il peut-être pas bien choisi ?

Quels outils utiliser pour vos campagnes de newsletters ?

Afin de piloter vos campagnes de newsletters, vous devez utiliser plusieurs types d’outils pour la conception, la diffusion et l’analyse des résultats.

  • La conception : les outils de conception vous aideront à créer des newsletters esthétiques et engageantes. Ils disposent généralement d’une interface simple qui vous permet de réaliser des designs sans devoir disposer de compétences techniques spécifiques.
  • La diffusion : vous devez utiliser des outils qui simplifient l’envoi de newsletters à des milliers de destinataires simultanément, mais proposent également des fonctionnalités avancées comme le ciblage comportemental et l'automatisation.
  • L'analyse des résultats : certains logiciels permettent d’évaluer la performance de vos campagnes d’emailing grâce à des analyses détaillées et des indicateurs clés comme le taux d'ouverture, le taux de clics ou le taux de désabonnements. Une meilleure compréhension de votre cible, vous permettra d’améliorer ces résultats.

3 cas concrets de newsletter interne réussie

Voici 3 newsletters réussies qui vous permettrons de vous inspirer des bonnes pratiques :

Samsung : la newsletter de la firme sud-coréenne a su mettre en valeur les smartphones Z Flip3 et Fold3. Le design attractif, l'image soignée et le titre impactant ont su captiver l'attention. Sans oublier un CTA bien pensé, stratégiquement placé au-dessus de la ligne de flottaison (source).

Uber Eats : invitant subtilement à commander de la nourriture, la newsletter d'Uber Eats n'est pas en reste en termes de succès. L'ajout de codes pour une livraison gratuite sur la première commande, ou des instructions claires pour naviguer dans l'application, s'avèrent être d'excellentes manœuvres. Le design limpide et minimaliste facilite grandement les conversions (source).

Subaru : avec la présentation de la Subaru STI S209, ce constructeur automobile a su captiver les esprits. La curiosité est d'emblée piquée par une ligne d'objet bien formulée, laissant planer le mystère sur le nombre de S209 fabriqués. La mise en page, élégante et high-tech, alliée à des photographies de haute qualité, apporte un réel sentiment d'exclusivité. Tout dans ce mail exhorte à une action rapide pour obtenir ce produit unique (source).

Et après ?

Désormais, vous savez tout sur la newsletter interne ! Alors, misez sur cet outil pour améliorer la e-réputation, la notoriété, l’influence et l’impact médiatique de votre entreprise.

En effet, si elle a du succès, vous pourriez même envisager de l’envoyer à des personnes en dehors de votre entreprise, et en faire un véritable outil de communication.

C’est ce qu’a fait Emmanuel Grenier, Responsable RP de la Commission Internationale des Grands Barrages (CIGB), qui avait créé une newsletter recensant toutes les innovations et actualités liées aux grands barrages, à destination des membres de la commission.

Mais cette newsletter a également rencontré du succès en externe ! De nombreux amateurs et passionnés de barrage s’abonnent chaque semaine à cette source d’information riche et complète.

Si vous souhaitez en apprendre plus sur notre offre de newsletter, ou savoir comment l’intégrer à votre plateforme de veille, vous pouvez demander une démo en remplissant le formulaire ci-dessous. Nous serons ravi de vous conseiller et d’échanger nos idées avec vous !