Hver dag skjer det mer enn 973 000 innlogginger på Facebook og det blir sendt mer enn 187 millioner e-poster (som til tider kan føles som at alle de 187 millionene med e-poster har landet i innboksen din – ikke sant?), hvert minutt. Frekvensen av informasjon som spredes online øker hver eneste dag. Hvert minutt er det fler online enn det var forrige minutt.

Det store spørsmålet er derfor – ”Hvordan holder vi hode over vann?”

Under kan du lese våre 4 råd for å forbedre Time Management:

1. Fokus

Ifølge nye studier tar det opptil 23 minutter å fokusere på noe etter å ha blitt distrahert. Så selv om man vender direkte tilbake til arbeidet man var i gang med, er tankene dine fortsatt distrahert, og det er derfor meget sannsynlig at arbeidet du produserer er av dårligere kvalitet.

Våre beste råd:

  • Sett av tid til å fokusere: Bestem hva som fungerer best for deg når du skal fokusere. Det kan være å ta hodetelefoner uten musikk i ørene og dermed begrense eksterne lyder. Det kan være å henge et «ikke forstyrr» skilt på døren din i et par timer. Kanskje du lett blir distrahert av det som skjer utenfor, og da kan det hjelpe å snu skrivebordet slik at du vender ryggen til vinduet.
  • På samme måte må du sette av tid til å ikke fokusere: Det kan høres dumt ut, men det er viktig. Tillat deg selv å sjekke sosiale medier i et par minutter, spis eller se favorittserien sin (dvs. slå av hjernen). Hvis du bestemmer deg for et bestemt tidsintervall, er du mentalt klar til å komme tilbake til arbeid så snart tiden har gått.

Verktøy:

  • Freedom: StayFocusd

StayFocusd er et digitalt verktøy som hjelper deg med time management.

Med hjelp av dette programmet kan du velge nøyaktig de tjenestene eller nettstedene som du vet distraherer deg mest og blokkere dem i en viss tidsperiode. Flere mennesker har uttrykt at de føler seg mer produktiv om morgenen. Derfor utfordrer vi deg til å blokkere alle distraherende tjenester mellom 8 og 12. Prøv det i en ukes tid og innse – først og fremst, hvor avhengig vi er på å sjekke notifikasjoner og meldinger – og for det andre, hvor behagelig det er å jobbe uten forstyrrelser.

Time Management: #1

  • Inbox When Ready

Svært lik StayFocusd, men bare for Gmail-brukere, så skjuler Inbox When Ready innboksen din i et tidsintervall som du bestemmer. Velg hvor mye tid du vil bruke på e-posten din, hvor mange e-poster du vil sende, lese eller svare på, samt hvor mange ganger om dagen du vil sjekke den. I etterkant vil du motta en visuell tilbakemelding på hvor godt du klarer deg sammenlignet med målet ditt.

” Ute av syne, ute av sinn” – Skjul innboksen din til du er klar og oppdag at du på magisk vis har mange flere timer i løpet av dagen. Dette gjør at du kan jobbe mer produktivt med aktivt bruk av verktøy for Time Management.

Time Management: #2

2. Deadlines

Vi alle kjenner én som jobber ut fra mentaliteten ”Den største motivasjonen er deadline” som ofte avleverer oppgaver i siste sekund.

Men faktisk trenger ikke denne mentaliteten å være en dårlig ide. Å ha en stram tidsfrist kan være den mest effektive måten å få ting gjort på. Det høres kanskje innlysende ut, men altfor ofte er vi fullt klar over at noe må ordnes. Det forblir på to-do-listen vår i flere uker, men vi får aldri tatt oss sammen for å få det gjort. Ofte har vi også flere frister og tiden avgjør når vi starter på oppgavene våre.

Våre beste råd:

  • Hvis du jobber for andre, spør om en konkret frist
  • Hvis du jobber for deg selv, så lag noen klare tidsfrister

Verktøy:

  • Asana

Ved hjelp av dette programmet kan du dele opp oppgavene dine i forskjellige prosjekter. Dette gjør det mulig å styre tiden du vil bruke på de enkelte prosjektene, mer produktivt, samtidig som du forbedrer time management.

Sett et mål for hvert prosjekt. Bruk ”Backlog” til mindre viktige oppgaver, ”To-do” til to-do-listen din og ”Doing” for det du jobber på den aktuelle dagen eller uken, så vel som ”Done” for oppgavene som er fullført. Det føles veldig godt når du kan flytte en ferdig oppgave inn i ”Done”-kolonnen.

Time Management: #3

Asana fungerer bra til prosjektledelse og samarbeid i grupper på tvers av yrker, avdelinger og geografi. Du kan enkelt legge til kolleger eller venner til forskjellige prosjekter, tilordne oppgaver til hverandre, og holde deg oppdatert på hvilke oppgaver andre jobber med.

3. Tid

Det finnes en metode som heter ”time-blocking tasks”, hvor man deler dagen inn i tidsblokker og dedikerer hver enkel tidsblokk for å gjennomføre en oppgave.

Dette kommer fra den strålende Elon Musk, som angivelig benytter seg av ”time-blocking tasks” bestående av tidsblokker på 5 minutter. Synes du at 5 minutter er litt i underkant? Så prøv tidsblokker på 20 eller 40 minutter. På slutten av dagen kan du se tilbake og vite at du har gjennomført et bestemt antall oppgaver ved hjelp av denne enkle metoden for tidsstyring.

Våre beste råd:

  • Husk å sette av tid til små uforutsette oppgaver, møter eller prosjekter som tar litt lengre tid

Verktøy:

  • Evernote

Det er lett å glemme ting som ikke er skrevet ned, og det er like enkelt å glemme eller miste et stykke papir eller en notatbok. Med Evernote kan du samle alle notatene du trenger på ett sted. Du kan gjøre alt fra å registrere møter eller forelesninger, legge ved linker eller filer til notater, dele med venner eller kolleger, bestille reise, skrive ned tilfeldige ideer, skrive en to-do-liste eller handleliste. Det vil være den mest produktive tjenesten på telefonen din og vil hjelpe deg med å forbedre evnen din innen time management.

Time Management: #4

4. Identifiser

Nøkkelen til produktivitet er å identifisere arbeidsvanene dine. På hvilke tidspunkter jobber du mest fokusert? Og hva betyr produktivitet for deg?

Grunnlegger og administrerende direktør i VaynerMedia, Gary Vaynerchuk, lever etter prinsippet ”The Hustle”. Han jobber 18-20 timer om dagen og er stolt av det. Han mener ikke at det er forskjell på privatliv og arbeid, men at alle burde ”Hustle” konstant. Han har oppnådd en del, og denne formen for time management fungerer åpenbart for ham.

Det var annerledes for grunnleggeren av ”The Huffington Post”, Ariana Huffington, som plutselig kollapset en dag. Til å begynne med kunne ikke legene hennes identifisere årsaken til at hun var så syk, men til slutt kunne de fastslå at det skyldtes ren utmattelse. Huffington hadde rett og slett jobbet seg i hjel. I dag driver hun en vellykket organisasjon som heter ”Thrive Global”, hvor hun jobber for å sikre at alle i virksomheten får nok søvn, hvile og leke, samt tid til å jobbe.

Vårt beste råd er å identifisere hva som fungerer for deg. Per definisjon er produktiviteten lik med utfallet. Hvordan oppnår du resultatene? Hvordan oppnår du produktivt målene dine?

På Meltwater hjelper vi blandt annet organisasjoner med å spare tid for å øke effektiviteten av arbeidet med PR og kommunikasjon – både i forbindelse med overvåking, distribusjon og måling. Ta kontakt med våre norske konsulenter, for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe deg med din profesjonelle produktivitet.