5 tips for å bedre krisekommunikasjon

Ved å gjøre organisasjonen din klar for at kriser faktisk kan inntreffe, kan du legge grunnlaget for en bedre krisehåndtering. Visste du at en god krisekommunikasjon faktisk kan gjøre en krise til noe positivt? Nedenfor lister vi opp fem tips for å bedre krisekommunikasjon.

1. Vær forberedt

Grunnlaget for en god krisekommunikasjon er å ha en plan før krisen oppstår. Ved å ha en god og grundig krisekommunikasjonsplan, vil organisasjonen ikke bare være operativt forberedt, men også mentalt. Å være forberedt på en krise gjør det ikke så stort og skummelt, men heller sett som noe som trengs å håndteres. Begynn med å oppgi fem potensielle kriser som organisasjonen din kunne havnet i, og skriv en kort handlingsplan for hver krise.

2. Tren sjefene på krisekommunikasjon

Utnevn en egen arbeidsgruppe som skal være handlende i krisen, dette er vanligvis personer i ledelsen. Å være forberedt på å ta action dersom en krise oppstår, gjør at du kommer bedre ut av krisen. Tren ledere med for eksempel tøffe intervjuer, da det kan være en god måte å finne ut hvordan en høring kan gjøres i tilfelle en krise skulle oppstå.

3. Tilgjengelighet

Hvis bedriften din havner i krise, er det viktig å handle raskt! Er det slik at det blir en medieoppstandelse, er det viktig at selskapet selv forteller hva som har skjedd. Ved å handle raskt, viser man kunder og interessenter at man tar det som har skjedd på alvor.

Samle arbeidsgruppen raskt og lag en handlingsplan for hvordan dere skal handle under krisen. Sørg for at det er kontaktinformasjon til presseansvarlig på hjemmesiden og gi løpende oppdateringer om hva som skjer. Det lønner seg sjeldent og ikke svare på spørsmål og ikke uttale seg. Vær derfor forberedt på at det verste kan skje for å lykkes i å vende en krise.

4. Internkommunikasjon

Kommunikasjon er det aller viktigste under en krise. Du skal kommunisere eksternt, men det er også viktig at du ikke glemmer å kommunisere internt. Akkurat som alt annet et selskap gjør, starter alt eksternt internt! Derfor, før en krise oppstår, bør krisekommunikasjonsplanen være på intranettet, slik at alle vet hvor de skal lete. På den måten kan alle i organisasjonen forberede seg.

5. Overvåk media og sosiale medier

Det å lytte til hva folk sier utenfor bedriftens fire vegger er avgjørende når det kommer til god krisehåndtering og kommunikasjon. Ofte kan man faktisk forhindre en krise før det skjer, ettersom en krise ikke oppstår som et lyn fra klar himmel. Derfor er det utrolig viktig at du har et godt medieovervåkingsverktøy som dekker både redaksjonelle og sosiale medier. Ved å overvåke hva folk skriver om bedriften din og ha dialog med folk som skriver om deg, kan du bygge opp verdifulle relasjoner. God krisekommunikasjon handler også om å få venner før man trenger dem. Hold øye med hva folk sier og skriv om bedriften din for å kunne handle på det som potensielt kan utvikle seg til en krise!

Vi hjelper deg med å overvåke hva folk sier om bedriften din. Høres det interessant ut? Fyll ut skjemaet nedenfor og vi vil kontakte deg så snart som mulig!

4 grunner til hvorfor du bør investere i et PR-verktøy

Hvis du jobber med PR eller kommunikasjon, er du sannsynligvis klar over at det er mange ting å holde styr på. Et PR-verktøy hjelper bedrifter å jobbe effektivt og bli enda bedre basert på data. I dette blogginnlegget gir vi deg 4 grunner til at du som jobber med PR og kommunikasjon bør investere i et PR-verktøy.

1. Spar tid

Hvis du jobber med PR og kommunikasjon, er det viktig å overvåke både redaksjonelle og sosiale medier for å få oversikt over henvisninger. Manuell overvåkning av hva som skrives i media og sosiale medier, er både tidkrevende og krever store ressurser i form av ansatte.

Et PR-verktøy hjelper deg med å automatisk overvåke hva som er viktig for bedriften din. Du kan overvåke hva som skrives om bedriften deres akkurat nå, kundene dine, konkurrenter eller bransjen som helhet. Uansett hva du overvåker, vil et PR-verktøy definitivt hjelpe deg med å spare tid og ressurser, ettersom overvåkingen skjer helt automatisk. Med et PR-verktøy kan du også administrere alle medielister og sende pressemeldinger. Du må aldri bruke tid på å oppdatere listene fordi PR-verktøyet oppdaterer listene for deg.

I stedet bruker du verdifull tid til å gjøre det som du er best på, å skape PR og eksponering i media.

2. Nå ut til relevante kontakter

Det som er avgjørende for at pressemeldingene dine skal bli publisert i media, er at du når ut til relevante kontakter. Hvis du for eksempel jobber i reiselivsnæringen og sender ut en pressemelding om et nytt samarbeid, er det viktig at du sender pressemeldingen til folk som faktisk er interessert i å motta kommunikasjon om turisme. Et veldig godt PR-verktøy sikrer at du kan identifisere relevante kontakter. Søk etter en av de søkeordene som er relevante for formålet med pressemeldingen og få tilgang til journalister som er interessert i å skrive om det akkurat det emnet.

Å skyte bredt og håper på at noen vil plukke opp pressemeldingen din kan kanskje fungere en gang, men ikke i det lange løp. Å ta del av informasjon som man ikke er interessert i, vil heller bli sett på som spam av journalisten. Pass heller på at du når ut til personer som faktisk vil se pressemeldingene dine.

3. Øk synligheten din

Å nå ut til journalister som er interessert i kommunikasjonen din, vil garantert føre til økt synlighet i media. Pass derfor på å investere i et PR-verktøy som kan hjelpe deg med å ta frem relevante journalister og kontakter for å lage gode medielister.

Økt medieeksponering betyr at flere mennesker vil få øynene opp for bedriften din og kampanjene dine. På denne måten kommer du også til å nå nye kunder.

4. Struktur

Et PR-verktøy kommer garantert til å gi deg struktur på arbeidet. Ved å arbeide i et enkelt verktøy, vil det finnes klare strukturer for hvordan du måler og jobber med PR. Dette gjør det mulig å opprettholde en klar struktur selv om du står overfor en rekrutteringsfase eller om noen bytter jobb.

Vi har løsningen for deg!

Meltwaters PR-verktøy er en one-stop-shop for de som jobber innen PR. I vår løsning kan du finne relevante kontakter, lage medielister, lage pressemeldinger og følge opp, alt fra én og samme plattform.

Hvor mange artikler fikk pressemeldingen og hva har generert mest engasjement? Følg opp kommunikasjonen din i tydelige dashboards. Der du blant annet kan se antall artikler, rekkevidde, topp publikasjoner, geografisk spredning og mye mer. Del enkelt statistikken med kundene dine og prospekter og vis at PR-arbeidet faktisk gir resultater og avkastning.

«En av de tingene som jeg synes er utrolig bra med Meltwater er presseverktøyet. Jeg synes det er en utrolig kraftig løsning, hvor man får tilgang til en stor base med journalister og har muligheten til å skreddersy hvem som mottar budskapet»

-Jan Harry Svendsen, Informasjons- og forlagsansvarlig, ATL

Les mer om hvordan ATL bruker Meltwater for å lykkes med kommunikasjonsarbeidet.

Er du nysgjerrig på hvordan Meltwater kan hjelpe deg med PR-arbeidet? Fyll ut skjemaet nedenfor og vi vil kontakte deg for å fortelle mer!

5 rapporter du trenger for å bevise ROI

Hvordan beviser du arbeidet ditt ovenfor ledelsen og interessenter i selskapet? Arbeidet med PR, pressemeldinger, influencere og tilstedeværelse på sosiale medier skal analyseres på samme måte som andre aktiviteter i et selskap. Heldigvis blir det enklere og enklere å bevise ROI.

Bra programmer eller Business Intelligence-verktøy hjelper deg ikke, hvis du ikke kan trekke ut de riktige dataene. Men med de aller beste verktøyene for å håndtere og analysere PR og sosiale medier, blir dataene hentet, overvåket og analysert på best mulig måte. Disse verktøyene er ofte basert på avanserte AI-modeller som hjelper til med å finne rette innsikter basert på store mengder data. Det handler om å måle det som er mest relevant og dermed finne forretningskritiske innsikter og trender.

Men hvordan kan de riktige KPI’ene hjelpe med å bevise ROI? I tillegg til å automatisere analysearbeidet, kan Media Intelligence-verktøy også automatisk lage profesjonelle rapporter som kan hjelpe deg med å bevise en reell forretningsmessig verdi av arbeidet ditt.

Media Intelligence Plattformer inneholder ofte visuelle dashboards (med KPI’er som medieeksponering, geografisk spredning, topp infuencere og temaskyer), noe som gjør det enkelt å laste ned rå data samt visuelle rapporter. Bevæpnet med data som dette, er kommunikatørene rustet til å fortelle om selskapets PR og kommunikasjon på en data dreven måte – akkurat som ledelse og interessenter liker det.

Burde jeg vurdere hjelp fra en ekstern konsulent?

Før du dykker inn i hva rapportene dine bør inneholde, bør du vurdere om du trenger ekstern hjelp til å strukturere målemetoden din. Uansett om du ønsker å øke mengden og kvaliteten på en eksisterende måling, eller om du skal begynne å måle, så kan en konsulent med spesialisering innen måling og rapportering hjelpe deg med å utnytte de mest relevante innsiktene. Dette kan hjelpe deg med:

  • Tilpasse målingen av medieprestasjon til selskapets forretningsmål
  • Sikre en konkret måling av ROI fra PR og sosiale medier
  • Hjelp til å bygge et sterkt grunnlag for et høyere budsjett fremover

Det kan være en utfordring å holde styr på selskapets overordnede strategi og samtidig søke etter forretningskritiske data blant mange forskjellige KPI’er, plattformer og målemetoder, mens du administrerer de daglige oppgavene og aktivitetene.

Å presentere resultatene og målene sine på en profesjonell måte krever også tid. Derfor kan hjelp fra en ekspert ofte bidra med å strukturere en målemetode som passer til bedriftens eksisterende KPI’er. Med et spesifikt oppsett for datainnsamling og KPI’er, er det også lettere å utarbeide og presentere rapporter på en kontinuerlig basis, og dermed gi mer tid til strategi og daglige oppgaver.

For eksempel får du en en fast konsulent, når du er kunde hos Meltwater – enten det er medieovervåking, analyse, PR eller influencers i sosiale medier. Som kunde får du råd og veiledning samt Ad Hoc når du ønsker det.

Rapporteringstyper

Når du har identifisert de rette forretningsmålene og KPI’ene du bør måle på for å bevise ROI, er du klar til å bestemme hvilken type rapportering du ønsker. Dette skaper rammen for den endelige målemetoden du kan jobbe med i fremtiden.

En omfattende innsiktsfull rapport er avgjørende for å arbeide med bedre og mer informerte, data-drevne beslutninger. Du trenger ikke vente til året er over for å vurdere hvordan aktivitetene dine har klart seg. Kanskje du trenger innsikt med kortere mellomrom. Vi har samlet 5 forskjellige rapporter, som kan hjelpe deg med en bedre rapportering:

1. Månedlige rapporter

Målgruppe: Sjefen din (potensielt også sjefen deres)

Finn ut om du er på rett spor med tall og KPI’er, som forhåpentligvis har en positiv trend. Hvis en aktivitet overgår forventningene dine, har du mulighet til å revurdere planer og ressurser for å gjenta suksessen. Hvis de siste aktivitetene dine ikke har resultert i en positiv trend, kan du også gjøre justeringer i ditt nåværende oppsett for å forbedre status quo. Med en månedlig rapport kan du alltid justere opp og ned basert på aktivitetene og resultatene dine her og nå. På den måten kan du bevise resultater, samt aktiviteter og beslutninger for å oppnå det på kort og lang sikt.

2. Kvartalsrapporter

Målgruppe: VP, kommunikasjonsdirektør eller CMO (potensielt også CEO)

Tenk på månedlige rapporter som «stikkprøver» og kvartalsrapporter som en endelig rapport. Her ser du ikke bare trender, men presenterer og forsvarer resultatene dine. Bidrar KPI’ene dine til reell forretningsverdi? En effektiv kvartalsrapport vil være i stand til å bevise ROI, samt hvordan hver enkel $ blir brukt og hvorfor. Derfor er det også viktig å samarbeide på tvers av avdelinger for å bevise de riktige sammenhengene mellom data og KPI’er: Har PR ført til hjemmeside trafikk, som har ført til direkte salg? Hvis ja, bør du bevise dette!

3. Årsrapporter

Målgruppe: CMO, CEO, styre, interessenter

Ved utgangen av hvert regnskapsår bestemmer styret neste års budsjett. Årsrapporten din kan danne grunnlag for en langsiktig strategi og dermed påvirke deres beslutninger. Dette er muligheten din til å bevise arbeidet ditt, samt rettferdiggjøre bruken av ressurser og de riktige verktøyene. I tillegg kan en årsrapport også danne grunnlag for forventning om avkastning, samt et mål basert på gitt ressurser.

4. Kampanjerapporter

Målgruppe: Samme som månedlige eller kvartalsvise rapporter, avhengig av kampanjens omfang

Kampanjer oppgir vanligvis et svært spesifikt mål. Dette kan for eksempel være lanseringen av et nytt produkt, utvidelse til et nytt marked eller merkevarebygging av et bestemt produkt, arrangement eller bare selve selskapet. Med en kampanjerapport er det mulig å måle effekten av en bestemt aktivitet basert på et bestemt mål.

5. Omdømmerapporter

Målgruppe: Avhengig av omfanget og bakgrunnen til rapporten

En krise kan ødlegge omdømmet til et selskap hvis det ikke oppdages og håndteres i tide. PR og kommunikasjon har en viktig rolle når det gjelder å håndtere en krise, vende situasjonen og samtalen om til noe positivt, samt å finne influencere som kan snakke selskapets sak i en positiv retning. Derfor er det også utrolig viktig at kommunikasjonsavdelingens rolle i håndteringen av denne aktiviteten er dokumentert for ledelsen.
Analyse og rapportering av samtalen og utviklingen er utrolig viktig dag for dag, minutt for minutt, som ofte kan gjøres i sanntids oppdaterte Media Intelligence Dashboards. En samlet rapport om en krise eller et forsøk på å vende omdømmet er svært viktig for å forstå og bevise hvordan selskapets merkevare oppfattes i dag.

Elementer og rapporteringsdata

I tillegg til KPI’ene som du bør identifisere som kritiske for PR og forretningsmålene dine, har vi identifisert 3 viktige elementer som kan øke kvaliteten på medierapporter, samt bevise ROI.

Executive Summaries

Enten du jobber med månedlig, kvartalsvis eller årlig rapportering, er et executive summary et viktig element. Dette indikerer hvordan aktivitetene dine utvikler seg over tid, samt gir oversikt over de mest relevante KPI’ene. Dette punktet skal være skarpt, ettersom KPI’er og innsikter i et executive summary vil bli brukt til evaluering av aktiviteter av rapportens mottakere. Husk at executive summary er for ledere.

Prove PR ROI

Benchmark

Benchmark-analyser er spesielt viktige i kvartals- og årsrapporter. Her kan du sammenligne aktiviteter og prestasjon med tidligere perioder – men også mot konkurrenter eller andre avdelinger/produktlinjer internt. Eksempelet nedenfor viser en Share-of-Voice-analyse basert på rekkevidde og medieeksponering.

Prove PR ROI

Competitive Intelligence

En årsrapport kan blant annet brukes til å understreke selskapets posisjon i bransjen (f.eks. Ved hjelp av SOV, engasjement osv.), Samt forutse trender og rangere selskapet, basert på flere faktorer (som volum og sentiment). Bruk data og innsikt fra et helt år og kombiner det med intelligente mediesøk og sanntidsdata for å forutsi trender og være i forkant av konkurrenter.

Prove PR ROI

Benytt Meltwaters Media Intelligence Platform til å bevise ROI

Hos Meltwater investerer vi i AI og utvikling av intelligente teknologier for å kunne tilby de best mulige automatisk genererte dashboardene, analysene og rapportene. Med AI-drevet analyse på toppen av våre enorme datamengder, blir selskaper i stand til å bevise ROI.

Ønsker du et dypere innblikk i hvordan våre analysemuligheter ser ut? Fyll ut skjemaet og få en uforpliktende samtale om hvordan vi kan hjelpe deg med rapportering og analyse:

Du kan også lese mer om Meltwaters medieanalyse her.