広報・コミュニケーションズの担当者として記者やインフルエンサーにアウトリーチをし、キー・メッセージを発信する、ということに集中しすぎて社内のステークホルダーに対するコミュニケーションを忘れてしまうことがあります。

社内コミュニケーションの価値を見くびるのは実にナイーブなことで、ひょっとしたら一番「最適化」する必要のあることかもしれません。社内コミュニケーションを最適化することにより、ステークホルダーにどのようなコミュニケーションズ活動がされているか、どのようなメディア露出がされているかを発信することができ、広報・コミュニケーションズの存在意義を示すことができます。

でも、広報活動を目立たせるために仕事量を増やす必要はありません。ニュースレターを活用することでこれは簡単にできることです。BISDのコミュニケーション・オフィサー、マーク・トーマスも以下のように述べています「数クリックするだけで、ブランディングされたニュースレターが作成できます。ステークホルダーはそれがどれだけ簡単に作成できることかは知らないですし、そこは種明かしするつもりもありません。」

広報・コミュニケーションズの担当者として社内向けコミュニケーションに関して直面している課題をいくつか考えてみましょう。

見合ったコンテンツを見つけ、カテゴリー分けし、キュレーションする

「どのメディアのキュレーションを行えば良いですか?
SNS、編集記事、またはテレビのコンテンツの中から取り上げた方が良いものなどはありますか?」

これはステークホルダーが何を最も重視しているか、を考えるのが大事です。社内コミュニケーションは社外と同じようにステークホルダーごとに調整した方が良いでしょう。

コンテンツを各自パーソナライズすることにより、内容にインパクトを持たせることができます。例えば、経営者・エグゼクティブレベル人にとっては決算についてのニュースや競合他社の経営陣に関するニュースに注目しているでしょう。こういったコンテンツは主に編集記事から見れるものです。ですがさらに大きなオーディエンスに向けて発信する場合は企業・ブランドに関連のあるSNSの投稿などの方が共感を呼ぶと思われます。

Meltwaterを使用すれば、複数のメディアを解析することが可能です。ニュースレターに使用したいコンテンツをタグ付けし、順番を並べ換えることもできます。

社内用ニュースレターに含めるのにお勧めするコンテンツは:

  •      企業・ブランド露出
  •      顧客に関するニュース
  •      業界情報
  •      競合他社のニュース
  •      業界に関連する政治経済ニュース

「コンテンツが多すぎることはありますか?」

1日に読める記事の数に限りがあるので、コンテンツが多すぎるのはお勧めできません。マーケティング・チームなどと情報共有をし、ニュースレターに含められるコンテンツを入れるのも工夫できる一つの方法です。一つのメールにまとめることでメールが重複されるのも防ぐことができます。

 

 

読者を増やす

「ニュースレターのエンゲージメントを高めるにはどうすればいいですか?」

  1. 業界動向を常に把握しておくこと。
  1. SNSのシェアボタンを入れ込んでおくこと。
    ニュースレターから共有されたことは受信者のメール受信箱で止まるのではなく、コンテンツのバイラリティーを高めることにも活用できます。特に、企業に対しポジティブなインパクトをもたらす内容のコンテンツだったらなおさらです。ユーザーに対しシステムを使いやすくすればするほどエンゲージメントは高くなります。
  1. コンテンツをさっと読めるようにすること。
    ニュースレターの読者は内容をじっくりと読むよりはさっと読んでいる可能性の方が高いでしょう。そのため、ニュースレターを読みやすく、分かりやすくすることも大事です。記事ごとにあらすじを添えるなど、相手に知っておいて欲しいポイントを押さえ、伝えることを意識しましょう。
  1. 画像を使うこと。
    文字だけにならないように関連性のある画像を使用する。
  1. ニュースレターのテンプレートのブランディングに気を配ること。
    広報・コミュニケーションズ担当者として企業のブランディングを保つのはとても重要な役割です。Meltwaterのデザインチームにニュースレターのブランディングを任せることも可能です。

配信のタイミング

配信するタイミングを効率化するのも重要です。ニュースレターは事前にスケジュールすることもできます。配信時間を設定する際には読者の既読率の一番高い時間を狙い、エンゲージメントを高めることをお勧めします。

「ニュースレターはどれだけ頻繁に配信するべきですか?」

Meltwaterのお客様の中では金曜日の午後にニュースレターが配信されることが多いです。週末モードになりかけている人に向け、読みやすいニュースを配信し、既読率を高めるのが狙いです。

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