Onko lehdistötiedotteen kirjoittaminen ajankohtaista? Kokosimme yhteen vinkit, joiden avulla laadit onnistuneen tiedotteen.

1. Otsikko joka huomataan

Toimittajat vastaanottavat päivittäin sellaisen määrän sähköposteja, että haluat käyttää hetken aikaa luodaksesi otsikon, joka tiivistää sisällön ja houkuttelee avaamaan. Otsikon tulee olla lyhyt ja ytimekäs, ja siitä tulisi selkeästi käydä ilmi mitä tiedotteesi käsittelee. Hyvin muotoillusta otsikosta lukija ymmärtää, että kyseessä on lehdistötiedote, jolloin merkintä ’Lehdistötiedote’ tai ’Mediatiedote’ ei ole pakollinen.

Huomioi myös tiedotteesi avainsanat – löytyvätkö ne otsikosta? Hyvä keino on miettiä, millä sanoilla uutista haettaisiin Googlesta. Otsikon pituus tulisi olla yksi lause, eikä sen kuulu sisältää huuto- tai kysymysmerkkejä.

lehdistötiedotteen kirjoittaminen - hyvä otsikko
minkälainen on hyvä otsikko lehdistötiedotteessa

2. Kiinnostava sisältö

Aloita lehdistötiedotteen kirjoittaminen miettimällä, millaiset tarinat mediassa kiinnostavat itseäsi. Kiinnostaako aihe myös yrityksen ulkopuolisia henkilöitä? Kun kirjoitat, kirjoita kuluttajille, älä yrityksesi osakkaille. Myös blogikirjoituksesta on mahdollista saada tiedote aikaan. Faktat organisaatiostasi kannattaa jättää tiedotteen loppuun, jotta lukijan kiinnostus pysyy yllä.

Uutisarvoa on hyvä perustella eri luvuilla, tutkimuksilla tai kyselyillä. Lähteeksi kuitenkin riittää maksimissaan pari eri tietolähdettä. Pyri välttämään jargonia ja teknistä termistöä, sillä ne heikentävät tekstin luettavuutta. Muista myös hyvä kielioppi, sillä kirjoitusvirheet eivät kuulu lehdistötiedotteeseen!

lehdistötiedotteen kirjoittaminen: tiedotteen sisältö
mitä sisältöä tiedotteessa pitäisi olla

3. Aloita olennaisesta

Otsikkosi on saanut toimittajan avaamaan tiedotteesi, mutta ellei sen ensimmäinen lause ole riittävän kiinnostava, saattaa lukeminen jäädä siihen paikkaan. On siis syytä sijoittaa tiedotteesi tärkein huomio heti alkuun. Käy suoraan asiaan ja vakuuta tiedotettasi lukeva toimittaja, miksi juuri tähän juttuun kannattaa tarttua. Pyri vastaamaan mahdollisimman moneen kysymyksistä; kuka, mitä, missä, miksi, milloin?

4. Lainaa fiksusti

Erotellut lainaukset esimerkiksi toimitusjohtajalta toimivat tiedotteessa hyvin. Lainauksia ei tule käyttää faktojen lisäämiseksi, vaan tuomaan esiin mielipiteitä ja ihmisten tekemiä huomioita. Pidä lainaukset selkeinä ja luontevina, ihmisen suuhun sopivina. Pohdi myös tarkkaan, kuka on relevantein henkilö kommentoimaan yrityksestäsi uutisoitavaa asiaa. Käytä lainauksia henkilöltä, joka on lähimpänä uutista.

5. Tiedotteen pituus

Pyri pitämään tiedotteesi mahdollisimman ytimekkäänä, yli A4:n pituista lehdistötiedotetta harva jaksaa lukea. 300-400 sanaa pitäisi riittää vallan mainiosti. Lehdistötiedotteen ei tarvitse kertoa aivan kaikkea, ensisijainen tarkoitus on herättää mielenkiinto ja jättää lukija haluamaan lisää.

6. Välty roskakorilta

Jotta tiedotettasi ei luokiteltaisi automaattisesti roskapostiksi, pyri pitämään liitteet max. 2 MB kokoisina (keskikokoinen kuva ja tekstiä). Mikäli mahdollista, pyri liitteiden käytön sijasta upottamaan nämä sähköpostin runkoon. Älä käytä liitteenä .xls tai .zip-tiedostoja, sillä niiden katsotaan sisältävän ison virusvaaran!

Yleiset syyt, miksi tiedote voidaan luokitella spammiksi:

  • Iso sähköpostin kokoluokka: yli 2 MB:n viestit organisaation ulkopuolelta voivat blokkautua automaattisesti
  • Paljon linkkejä
  • Tiedotteen lähettäminen aina samalle listalle
  • Varmista, ettei listoillasi ole vanhentuneita sähköpostiosoitteita
  • Huono avausprosentti tai klikkausprosentti
  • Peruutukset

7. Kontaktilistat

Kontaktilistoja luodessa on hyvä miettiä, ketkä tiedotteella halutaan tavoittaa? Sukupuoli, alue, ikä, someseuraajat, verkkosivukävijät?

Tässä apuna ovat hyviä esimerkiksi:

  • Kategoria-haku (esim. talous)
  • Alueelliset listat (esim. Savon listat)
  • Ketkä ovat aiemmin kirjoittaneet tiedotetta koskevasta aiheesta?
  • Tiedotteen sisältöön perustuva lista, jota ei saa kategorialla (esim. geoterminen lämpö)
  • Ketkä aiemmin avanneet tiedotteita, ketkä klikanneet?

8. Mikä on hyvän tiedotteen avausprosentti?

Lähetettyäsi tiedotteen haluat varmasti seurata millaisen vastaanoton se saa. Erinomaisena voidaan pitää 40% avausprosenttia — keskiarvo noin 15-20 %, hyvä 25-30% ja heikko alle 10%.

Lähetyksen jälkeen kannattaa tarkistaa seuraavat asiat:

  • Luetut/Nähdyt/Vilkaistut: mitä voi saada irti? Jos tiedotetta on paljon pelkästään vilkaistu, onko käytetty klikkimäistä otsikkoa? Onko yritysesittely sijoitettu heti alkuun ja kiinnostus voinut laskea tämän vuoksi?
  • Ketkä ovat jaksaneet lukea, keitä aihe on kiinnostanut? Ketkä ovat klikanneet lisätietoja? Entä ketkä ovat lukeneet loppuun asti? Follow-up näille; uusi viesti tai esim. keskustelunavaus Twitterissa
  • Soitto toimii parhaiten, tai Twiittaus — jos joku soittaa ja sparraa puhelimessa, todennäköisyys jutun julkaisulle kasvaa
  • Liian pieni vs. liian iso lista? 100:lle vs. 1000:lle? — Riippuu aiheen kiinnostavuudesta ja kohdeyleisöstä

 

Lataa nämä ohjeet talteen seuraavaa kertaa varten, kun lehdistötiedotteen kirjoittaminen on taas ajankohtaista:

Oletko lähettämässä lehdistötiedotetta ja toivot sille parempaa menestystä?
Löydä viestisi kannalta oleelliset toimittajat Meltwaterin mediatietokannasta ja lähetä tiedotteesi oikeille henkilöille suoraan palvelusta muutamassa minuutissa. Palvelun avulla pystyt myös seuraamaan, kuinka moni on avannut tiedotteesi, sekä selvittämään kuinka monta artikkelia sen ansiosta julkaistiin.