7 vinkkiä, joilla tiedotteesi erottuu edukseen

Tiedote on aliarvostettu keino tehdä sisältömarkkinointia. Liian harvat yritykset ja markkinoinnin asiantuntijat osaavat hyödyntää tiedotteen potentiaalin tehokkaana markkinoinnin välineenä.

Jotkut yritykset suoltavat hurjia määriä tiedotteita asioista, joilla on vähän tai olemattomasti uutisarvoa, ja karkottavat siinä samassa potentiaaliset tai olemassa olevat asiakkaat.

Toiset yrityksistä taas eivät tunne hyvän tiedottamisen käytäntöjä, eivätkä siksi käytä tiedotteita ollenkaan.

Näiden kahden ääripään välistä löytyy varmasti sopiva välimuoto, jotta tiedottamisesta tulee järkevää ja hyödyllistä. Sopivan kohdan määrittäminen näiden ääripäiden väliltä on olennaista onnistuneen tiedotusstrategian luomiseksi, jotta yrityksesi näkyvyys kasvaa ja yhä useammat löytävät yrityksesi ja kiinnostuvat siitä.

Tehokkaalla tiedotusstrategialla voi olla selkeitä vaikutuksia yrityksesi kykyyn tavoittaa potentiaaliset asiakkaat ja erottaa osaamisesi kilpailijoista.

Näin kirjoitat hyvän tiedotteen

Loistavan tiedotteen kirjoittamiseen tarvitaan loistavia vinkkejä. Näitä vinkkejä noudattamalla laadit kiinnostavia tiedotteita, jotka kasvattavat digitaalista näkyvyyttä ja synnyttävät liidejä.

1. Keksi kiinnostava otsikko

Otsikko on tiedotteen tärkein asia, sillä sen kiinnostavuus ratkaisee, pysähtyykö lukija sen kohdalle. Hakukoneoptimoinnin vuoksi otsikossa tulisi olla myös sisältöä kuvaava avainsana.

Hyvässä otsikossa yhdistyy naseva ja mielenkiintoa herättävä muotoilu ja tarkkaan harkittu avainsana tai -fraasi.

2. Käytä faktoja asiasi tukena

Vaikka tiedotteessa on helppo pitäytyä kehumaan oman yrityksen saavutuksia, lukijat näkevät tyhjänpäiväisen sisällön läpi. Jos tiedote ei saa välitettyä lukijalle, miksi sen sisältämä tapahtuma tai saavutus on tärkeä, se on epäonnistunut.

Aina kun mahdollista, käytä faktoja, kuten lukuja ja kuvaajia, tukemaan tiedotteessa esitettyjä asioita.

3. Koukuta lukija jouhevalla aloituksella

Pitkissä teksteissä, kuten whitepaperit tai oppaat, ensimmäiset muutama sata sanaa määrittävät, koukuttuuko lukija. ”Koukun” tarkoituksena on saada lukija kiinnostumaan tekstistä niin paljon, että hän lukee tekstin kokonaan.

Toisin kuin pidemmissä teksteissä, tiedotteessa ei ole mahdollista käyttää 300–400 sanaa lukijan koukuttamiseen, vaan se pitää tehdä parilla rivillä. Jos aloitus ei ole iskevä ja mielenkiintoa herättävä, lukija siirtyy eteenpäin.

Varmista siis, että tiedotteen ensimmäinen virke tiivistää sen sanoman ja antaa lukijalle syyn lukea lisää.

4. Katse pois omasta navasta

Tiedotteen aihetta ideoidessa on hyvä välttää olemasta liian itsekeskeinen.

Markkinoijat usein sortuvat kuluneisiin, omia saavutuksia ylistäviin aiheisiin, kuten ennätyksellisen hyvä vuosikvartaalin tulos tai uuden toimipisteen avaaminen.

Onnistuneimmissa tiedotteissa usein korostetaan kuitenkin toisten saavutuksia.

Esimerkiksi henkilömuutoksista tiedotettaessa voidaan keskittyä kertomaan vaikkapa uuden johtajan aikaisemmista saavutuksista ennen nykyiseen yritykseen tulemista.

5. Yhteystiedoilla on väliä

Usein yritysten tiedotteissa on toimitusjohtajan tai muun johtajiston yhteystiedot, vaikka itse tiedote olisikin markkinointivastaavan tai ulkopuolisen viestintätoimiston laatima.

Jos kyse on pienestä yrityksestä, jossa johtaja haluaa puhua henkilökohtaisesti jokaisen henkilön kanssa, jotka haluavat lisätietoja, silloin on järkevää laittaa vaikkapa toimitusjohtajan yhteystiedot tiedotteen loppuun. Mutta mikäli johtoportaalla ei ole aikaa vastata tiedusteluihin, tämä lähestymistapa on väärä.

Varsinkin suurissa organisaatioissa tiedusteluihin vastaajaksi tulisi määrätä asialleen omistautunut yhteyshenkilö, esimerkiksi markkinointipäällikkö tai tiedottaja. Tarvittaessa yhteyshenkilö voi pyytää johtohenkilöä haastateltavaksi tai antamaan kommentteja tiedotteeseen liittyen.

6. Käytä lainauksia viisaasti

Siteeraa työntekijää tai aiheeseen liittyvää ulkopuolista asiantuntijaa puhetta, jos se suinkin vain sopii kyseiseen tiedotteeseen.

Lainaukset ovat tärkeitä kahdesta syystä. Ensiksi, siteeratun henkilön nimi toimii avainsanana, ja voi johdattaa lukijoita tiedotteesi pariin. Toiseksi, nykyään aika on rahaa erityisesti toimituksissa, joten tiedotteessasi olevaa lainausta voidaan käyttää uutisoinnissa sellaisenaan.

Toiseksi, nykyään aika on rahaa erityisesti toimituksissa, joten tiedotteessasi olevaa lainausta voidaan käyttää uutisoinnissa sellaisenaan.

7. Lukijat eivät ole yhtä sitoutuneita yritykseesi kuin sinä.

Kun yrityksen eteen vuodatetaan verta, hikeä ja kyyneliä, sanat eivät riitä kertomaan kuinka tärkeä se on. On täysin luonnollista yrittää välittää tätä intohimoa muille.

On kuitenkin toiveajattelua, että keskiverto tiedotteen lukija tuntisi edes murto-osan siitä intohimosta, joka sinulla on yritystäsi kohtaan. Siksi parasta on pitää tiedote napakkana ja asiapitoisena.

Eikun hommiin!

Oletko valmis käärimään hihat ja laatimaan kaikkien aikojen tiedotteen? Yllä olevia ohjeita noudattamalla olet matkalla tiedotetaituriksi, joka osaa herättää lukijoiden kiinnostuksen ja ohjata hyviä liidejä luoksesi.

4 askelta tavoitteelliseen viestintään

“Viestintäalaa syytetään usein siitä, ettei sillä ole tuloksia, joilla todistaa kampanjoiden hyötyjä yritykselle,” sanoo Kimberly Youngstrom, Group Vice President, MWW Public Relations.

“Intuitio ja kokemuksen kautta saatu tieto ovat toki oleellisia, mutta viestintäkampanjoiden suunnitteluun tarvitaan myös tutkimuksen ja analysoinnin kautta saatua tietoa.”

Kun seuraavaksi suunnittelet viestintäkampanjaa ja valmistaudut esittelemään sen, pysähdy hetkeksi arvioimaan toimintatapojasi: teetkö asiat vanhojen kaavojen mukaan vai voisitko tehdä jotain toisin ja kenties tuoda strategisemman näkökulman työskentelyysi? Nämä neljä askelta auttavat sinua hahmottamaan työsi strategisesta ja tavoitteellisesta näkökulmasta.

Ensimmäinen askel: Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Viestintäkampanjan suunnitteluprosessin pitäisi aina alkaa taustatyön tekemisestä. Blogipostauksessa, 5 Ways to Turbocharge PR with Media Monitoring, kerrotaan tarkemmin, miten seurantatyökaluja voi hyödyntää, kun tehdään taustatyötä brändiä, kilpailijoita ja toimialaa koskevasta keskustelusta.

Viestintäkonsultti Tanya Rynders kertoo ensimmäisestä työvaiheesta näin: “Kun luon viestintästrategian, tutkin kilpailijoiden tekemisiä varmistaakseni sen, ettei oma tiimini työ ole kopio joistain aikaisemmasta kampanjasta. Etsimme myös uusia kohderyhmiä, joille emme ole aikaisemmin kohdistaneet viestejä.” Rynders korostaa taustatyön tekemistä myös sen vuoksi, että on tärkeää olla perillä sekä yleisestä keskustelusta ja trendeistä että erityisesti siitä, mistä brändillesi tärkeät lähteet kirjoittavat.

Seurantyökalujen ansiosta tämä taustatyö hoituu tehokkaasti ja aikaa säästäen. Makrotasolla seurantatyökalut käyvät läpi brändin, toimialan, kilpailijoiden ja asiakassegmenttien saamaa näkyvyyttä. Mikrotasolla taas voidaan saada selville, minkälaista keskustelua toimitetussa ja sosiaalisessa mediassa käydään omalle brändillesi samankaltaisten tuotteiden ja palvelujen ympärillä. Mitä selkeämpi yleiskuva toimialasta ja sen ympärillä käydystä keskustelusta pystytään muodostamaan, sitä helpompaa oman tavoitteen saavuttaminen on: lähettää oikeanlainen viesti, oikealle yleisölle, oikeaan aikaan.

Toinen askel: Aseta selkeitä, saavutettavissa olevia tavoitteita

Liian usein Viestintää tehdään itseisarvona. Ehkä johto on määrännyt, että lehdistötiedote pitää lähteä viikoittain tai jatkuva tiedottaminen on tapa pysyä kiireisenä ja näyttää konkreettisia tuloksia. On kuitenkin selvää, että jokaiselle toiminnolle on oltava tavoite, jos halutaan saada aikaan näkyviä tuloksia. Näiden kysymysten avulla voit pohtia, teetkö viestintää tavoitteellisesti:

  • Kenet haluamme viestillä tavoittaa?
  • Minkä viestin haluamme juuri tälle asiakkaalle lähettää?
  • Mikä on tavoitteemme?

Kun näihin kysymyksiin löydetään vastaukset, voidaan muodostaa selkeä ja tiivistetty tavoite, jonka avulla viestintää on helppo fokusoida. Kun jokaiselle viestille on tavoite, seuraava askel kohti strategisempaa viestintää on helppo toteuttaa.

Kolmas askel: Hio viestisi kristallinkirkkaaksi

Tähän mennessä olemme hankkineet ymmärrystä toimialasta ja asiakaskentästä sekä asettaneet selkeän tavoitteen. Näiden tietojen pohjalta voidaan muotoilla viesti toimivaksi. Viestin tulisi sisältää arvokasta tietoa erityisesti mielipidevaikuttajien näkökulmasta, sen tulisi herättää asiakkaissa mielenkiintoa ja olla linjassa yrityksen strategian ja brändikuvan kanssa.

Youngstrom muotoilee asian näin: “Tärkeintä on, että meillä on esittää merkityksellisiä näkökulmia, sillä se antaa mahdollisuuden kertoa omaa tarinaamme, joka herättää tunteita kohdeyleisössä.”

Hyvä viesti on tiivis ja helposti ymmärrettävissä. Sen tulisi kannustaa johonkin toimintaan ja kuten Youngstromkin totesi, herättää tunteita ja mielenkiintoa. Tällaisten viestien luominen ei synny kädenkäänteessä vaan se vaatii aikaa ja hiomista. Kirjoita ensimmäinen versio viestistä ja lue se ajatuksella läpi. Onko jotain, minkä voisi muotoilla toisin? Onko siinä jotain turhaa? Anna versio kollegan luettavaksi ja pyydä palautetta. Muokkaa. Muokkaa vielä vähän lisää.

Neljäs askel: Määritä kohdeyleisösi

Kun viesti on hiottu valmiiksi, on aika määrittää jakelukanava ja löytää ne mielipidevaikuttajat, joiden välityksellä viesti parhaiten tavoittaa halutun kohderyhmän.

Viestien tulva on arkipäivää jokaiselle, ja on turhauttavaa saada viestejä, joilla ei ole vastaanottajalle merkitystä. Älä siis lähetä viestiä kaikille keräämillesi kontakteille. Sen sijaan mieti, keille vastaanottajille viestisi olisi merkityksellisin. Voit rajata listaa pohtimalla soveltuuko viesti lähetettäväksi suurelle yleisölle esimerkiksi lehdistötiedotteena vai henkilökohtaisena viestinä valituille vastaanottajille. Mistä soveltuvuuden sitten voi tunnistaa? Esimerkiksi, jos edustat teknologiayritystä, joka haluaa tiedottaa solmimastaan yrityskaupasta toisen yrityksen kanssa, tällä viestillä on potentiaalia massatiedottamiseen. Jos taas yrityksesi haluaa informoida nykyisen palvelun uudesta ominaisuudesta, tälle viestille soveltuu rajatumpi yleisö, jolloin on viisasta poimia vain tiettyjä kontakteja viestin vastaanottajiksi.

Viesti menee erityisen hyvin läpi silloin, kun ne lähetetään sellaisen tiedotuslistan kautta, joihin on poimittu journalisteja ja mielipidevaikuttajia sen mukaan, mistä aiheista he kirjoittavat juttuja. Oikeiden työkalujen avulla  laadit tällaisen listan muutamassa minuutissa. Voit etsiä ne journalistit, jotka ovat kirjoittaneet lähiaikoina toimialastasi, kilpailijoistasi tai aiheestasi. Kun tämän listan yhdistää niihin toimijoihin, joihin olet aikaisemmin rakentanut suhteita, sinulla on käsilläsi varsinainen tiedottamisen superlista!

Viestintäkampanjan takana oleva strategia on avain menestykseen. Yksinkertaistettuna se tarkoittaa sitä, että jokainen päätös on harkittu, jotta toiminnolla saadaan mahdollisimman hyvä tulos sen sijaan, että päätökset tehtäisiin automaatiolla ja vanhoihin kaavoihin luottaen. Viestintäammattilaisilla on mahdollisuus ajatella yrityksen ja asiakkaan sekä sidosryhmien välinen viestintä uudella tavalla strategisesta näkökulmasta. Tämä on hyvä pitää mielessä jokaisen viestin ja kampanjan kohdalla. Hyvän strategian muodostaminen on yllättävän helppoa ja tehokasta, kun seurataan yllä esitettyjä askelia ja käytössä on kehittyneitä, uuden teknologian työkaluja.